A vállalati kiadások ellenőrzése és kezelése minden vállalat számára mindig kihívást jelentő feladat, függetlenül az ágazattól és a mérettől. Ha pedig a telefonálási költségekről van szó, a helyzet még bonyolultabbá válik. Végül is a telefonálás minden üzleti szektorban jelen van, kisebb-nagyobb jelentőségben. A telefonálási költségek kezelése sokkal többet igényel, mint azt, hogy tudjuk, milyen díjszabásokat alkalmaznak a szolgáltatók, mikor esedékesek a számlák, és összehasonlítjuk a tervezett összegeket a tényleges összegekkel. Egy sor napi szintű intézkedés hozzájárulhat a vállalati telefonálási költségek jobb ellenőrzéséhez és kezeléséhez. Beszéljünk néhányról közülük.
A munkavállalók híváshasználati profiljának értékelése a telefonos szolgáltatások kezelése során
A vállalatoknál vannak olyan területek, ahol a telefonos szolgáltatások csupán kiegészítő szerepet töltenek be a működésben, és vannak olyanok, ahol ezek a költségek alapvető fontosságúak a teljesítmény szempontjából – például az ügyfélszolgálat esetében.
És magukon a területeken belül is előfordulhat ez a differenciálás. Éppen ezért a munkavállalók és a területek munkaköri jellemzőinek megismerése az első lépés a szükségletek felmérésében, a költségek egyedi újraértékelésében, és ezáltal nemcsak a költségek csökkentésében, hanem egyes szektorokban a teljesítmény javításában is.
Ösztönözzék a munkavállalók részvételét a telefonrendszer kezelésében
Ez egy olyan terület, amelyet sok vállalat alig vizsgál, pedig általában nagyon jó eredményeket hoz, különösen a mobiltelefon-költségek esetében, ahol minden egyes alkalmazott személyesen felelős a kiadásaiért.
Egy értékesítő például jelezheti, hogy egyes régiókban nehézségei vannak a telefonközpont használatával. Egy beszerző pedig olyan, fejlettebb technológiával rendelkező eszközt szeretne használni a beszállítókkal való kapcsolattartáshoz, amely nem feltétlenül telefonhívás formájában történik.
Így minden munkatárs beszélhet a nehézségekről, a jelenlegi korlátozásokról és javaslatairól, nemcsak a saját munkájával, hanem a vállalattal kapcsolatban is.
Célszerű felmérést készíteni a szokásokról és az igényekről, és figyelembe venni az esetleges javaslatokat. A felhasználók gyakran olyan problémákat vetnek fel, amelyekkel a makroszintű szemlélet néha nem foglalkozik, mivel az hajlamos mindenki mindenki fogyasztási szokásait.
Minden munkakörben születhetnek kiváló ötletek a vállalat telefonos ügyintézésének fejlesztésére.
Folyamatok kidolgozása a telefonos ügyintézéshez
A telefonköltségek a vállalat minden területén felmerülnek, és az egyes alkalmazottak igényei alapján egyénileg alakulnak ki. Ezért természetes, hogy minden egyes személy és minden terület rendelkezik a költségek kezelésére szolgáló módszerrel, amelyek fontossága eltérő lehet.
Ez azonban végül akadályozza a vezetést, különösen az eredmények értékelése során.
Az ideális megközelítés az, ha olyan folyamatokat tervezünk és alakítunk ki, amelyek minden szakaszt lefednek – a szerződés megkötésétől a napi felhasználásig –, és minden szakaszban elemezzük a költségeket és a tevékenységeket. Egy másik fontos szempont annak megértése, hogy a folyamatok hogyan hatnak a vállalat egyes területeire, és azok hogyan hatnak vissza rájuk.
A fő cél egy olyan folyamat kidolgozása, amely egységesíti az irányítási és irányítási módszereket.
Telekommunikációs irányítási rendszer bevezetése
A menedzsmentrendszer kiváló segítséget nyújt a vállalat telefonköltségeinek felülvizsgálatában, ellenőrzésében, auditálásában és elemzésében. Ezek a költségek hatalmas adatmennyiséget jelentenek, amelyek összesítésével számos elemzés és értelmezés válik lehetővé.
A táblázatkezelő programok jó megoldást jelenthetnek a kevés sorral rendelkező kis- és középvállalkozások számára, de általában – különösen a nagyvállalatoknál – megakadályozzák az eredmények gyors értékelését és az elemzések megosztását.
A piacon elérhető kiváló vállalati rendszermegoldások olyan modulokat kínálnak, amelyek segítségével a vállalat telefonos szolgáltatásával kapcsolatos különféle információkat kezelhetjük:
- Az eszközállomány;
- A szerződések, azok részleteivel, értékeivel és lejárati dátumaival;
- Vonalak, felhasználók, a hozzájuk tartozó csomagok és a fizetési előzmények;
- Kifizetett összegek és behajtásra váró követelések.
Emellett olyan speciális rendszermegoldásokat is találhatunk, amelyek különféle funkciókkal rendelkeznek. Fontos szem előtt tartanunk az adatbevitel egyszerűségét (vagy az operátorok által kezelt elektronikus fájlok kezelhetőségét), valamint azt, hogy a rendszer rugalmasan képes-e adatokat kinyerni a különböző beállításokból és teljesítményjelentésekből.
A vállalat telefonos eszközeinek felmérése és leltározása
A távközlési eszközök alatt a vezetékes és mobil készülékeket, valamint a telefonközpontokat, azok vonalait és az egyes eszközökhöz tartozó díjcsomagokat értjük. Ez az a felszerelés, amelyet a munkacsoportok tevékenységük során használhatnak.
Az ellenőrzés és a rendszeres leltározás lehetővé teszi, hogy megismerje a vállalat telefonos szolgáltatásainak minőségét és költségeit befolyásoló különböző tényezőket:
Ellenőrizze az eszközök számát
- Számos modell elavult, és nem támogatja azokat a modern azonnali kommunikációs technológiákat, amelyek az alacsonyabb költségű adatátviteli szolgáltatások és a Wi-Fi-hálózatok használatával segítik a hangtelefon-forgalom csökkentését.
- Egy másik fontos szempont a már nem használt eszközök kérdése, amelyek olyan munkatársaktól származnak, akik távoztak vagy más részlegre kerültek. Ezeket az új munkatársak használhatják, vagy eladhatók – erre vonatkozóan belső ajánlatok is rendelkezésre állnak.
Ellenőrizze a vezetékek számát, a terveket és a méreteket
- Kihasználatlan vezetékek vagy a területhez nem megfelelően méretezett vezetékek; a készlet lehetővé teszi azok átcsoportosítását olyan területekre, ahol hiány van, így elkerülve a felesleges szerződéseket.
- Azok a biztosítási csomagok, amelyek nem fedik le a szükségleteket, vagy túlértékeltnek bizonyulnak – olyan fedezeteket tartalmaznak, amelyek nem felelnek meg a felhasználó igényeinek, vagy olyan szolgáltatásokat, amelyekre nincs szükség –, így lehetőség nyílik a csomag és annak értékének csökkentésére.
Egy kezdeti felmérés mindezeket feltárhatja, és ennek alapján a felhasználó és a vállalat fogyasztási profiljának megfelelően megtalálhatjuk a legmegfelelőbb megoldásokat.
Ellenőrizze és vizsgálja át telefonszámláit
Ugyanolyan fontos, mint az egyes szolgáltatások feltételeinek újratárgyalása és a legkedvezőbb díjak kialkudása, hogy havonta ellenőrizzük az összes beérkező számlát, különös tekintettel az esetleges többletköltségekre.
Lehet, hogy ezek olyan igények, amelyekre a terv nem terjed ki, és fontos felmérni az okukat, hogy eldöntsük: visszatérő jellegűek-e, illetve gazdaságosabb lenne-e az adott tételt beépíteni a tervbe. Vagy lehet, hogy nem megfelelő tételekről van szó, amelyek a felhasználói gyakorlatból vagy a szolgáltató szerződés nélküli díjszabásából adódnak.
Ezek az ellenőrzések nemcsak az üzemeltetők munkájának nyomon követését segítik elő, hanem a felhasználók fogyasztási szokásait is, és ezzel nagyobb elkötelezettséget követelnek tőlük a vállalat céljai és a bevált gyakorlatok iránt.
Az ellenőrzés fontos kiindulópontot jelent a rendszeres ellenőrzésekhez; lehetőség nyílik a visszamenőlegesen felszámított indokolatlan díjak behajtására és az üzemeltetővel szembeni intézkedések meghozatalára. Becslések szerint a számlákon szereplő összegek átlagosan 7%-a indokolatlan.
Más szóval, jelentős összegről van szó, amelyet vissza kell szerezni.
Mindig tárgyaljon újra, és keressen új beszállítókat
Új beszállítók keresése bonyolultnak tűnhet egy olyan piacon, ahol négy-öt nagy, bürokratikus vállalat működik. A mai valóság azonban egészen más.
Megvan a hordozhatóság, ami lehetővé teszi a gyors váltást. A legfontosabb pedig az ágazat versenyképessége: a szolgáltatók egyre rugalmasabb csomagokkal próbálják megnyerni az ügyfeleket kedvezőbb árakkal.
A beszerzési szerződéseket a lehető legkedvezőbb feltételek mellett kell megtárgyalni, mivel ezek hosszú távú megoldást jelentenek, és szigorú felmondási feltételeket tartalmaznak.
Az ERA Group, a költségkezelésre szakosodott globális tanácsadó cég, elismert hatékonysági módszertannal és a területen jártas, képzett szakemberekkel rendelkezik.
