Yrityksen kulujen hallinta ja hallinnointi on aina haastava tehtävä kaikille yrityksille toimialasta ja koosta riippumatta. Ja kun puhutaan puhelinkuluista, tilanne monimutkaistuu entisestään. Loppujen lopuksi puhelinliikenne on läsnä kaikilla liiketoiminnan aloilla, enemmän tai vähemmän merkittävänä. Puhelinliikenteen kustannusten hallinta vaatii paljon enemmän kuin vain tietämystä operaattoreiden veloittamista hinnoista, laskujen eräpäivistä sekä budjetoitujen ja todellisten summien vertailusta. Joukko päivittäisiä toimenpiteitä voi auttaa parantamaan yrityksen puhelinliikenteen kulujen hallintaa ja hallinnointia. Katsotaanpa muutamia niistä.
Työntekijöiden puhelinkäyttöprofiilien arviointi puhelinliikenteen hallinnassa
Yrityksissä on alueita, joilla puhelinliikenne toimii vain toiminnan tukena, ja alueita, joilla näistä kustannuksista on ratkaiseva merkitys tulokselle – esimerkiksi asiakaspalvelussa.
Ja näillä alueilla itsessäänkin voi esiintyä eroja. Tästä syystä työntekijöiden ja alueiden työprofiilien ymmärtäminen on ensimmäinen askel tarpeiden arvioinnissa, kustannusten uudelleenarvioinnissa tapauskohtaisesti ja siten paitsi kustannusten alentamisessa myös suorituskyvyn parantamisessa joillakin aloilla.
Kannustaa työntekijöitä osallistumaan puhelinliikenteen hallintaan
Tämä on seikka, jota monet yritykset eivät juurikaan tutki, mutta se tuottaa yleensä erittäin hyviä tuloksia, etenkin matkapuhelinkustannusten osalta, joissa jokaisella työntekijällä on henkilökohtainen vastuu.
Esimerkiksi myyjä saattaa kertoa, että hänellä on vaikeuksia käyttää puhelinvaihteen toimintoja tietyillä alueilla. Ostotoimiston työntekijä saattaa haluta käyttää teknisesti edistyneempää laitetta yhteydenpitoon toimittajien kanssa, kun yhteydenottoja ei tarvitse hoitaa puhelimitse.
Näin jokainen työntekijä voi kertoa vaikeuksista, nykyisistä rajoituksista ja ehdotuksista, ei vain omaan työhönsä, vaan koko yritykseen liittyen.
On suositeltavaa toteuttaa kyselytutkimus käyttäjien tottumuksista ja tarpeista sekä kerätä mahdolliset ehdotukset. Käyttäjät tuovat aina esiin asioita, joita kokonaiskuvassa ei aina huomioida, koska siinä on taipumus rajoittaa kaikkien kulutustottumuksia.
Jokaisella työpisteellä voi olla hyviä ideoita yrityksen puhelinliikenteen hallinnan parantamiseksi.
Luo puhelinliikenteen hallintaprosessit
Puhelinkustannuksia syntyy yrityksen kaikilla toiminta-alueilla, ja ne muodostuvat yksilöllisesti kunkin työntekijän käyttötarpeiden mukaan. Siksi on tavallista, että jokaisella henkilöllä ja jokaisella toiminta-alueella on oma tapansa hallita niitä, ja niiden prioriteettitaso vaihtelee.
Tämä kuitenkin vaikeuttaa johtamista, etenkin tulosten arvioinnin osalta.
Ihanteellinen lähestymistapa on suunnitella ja luoda prosesseja, jotka kattavat kaikki vaiheet sopimuksen solmimisesta päivittäiseen kulutukseen, ja analysoida kunkin vaiheen kustannuksia ja toimia. Toinen tärkeä näkökohta on ymmärtää, miten prosessit vaikuttavat yrityksen eri osa-alueisiin ja miten nämä puolestaan vaikuttavat prosesseihin.
Pääajatuksena on luoda prosessi, joka yhdenmukaistaa ohjaus- ja hallintatavat.
Otetaan käyttöön tietoliikenteen hallintajärjestelmä
Hallintajärjestelmä on erinomainen apuväline yrityksen puhelinkustannusten tarkastelussa, seurannassa, auditoinnissa ja analysoinnissa. Näihin kustannuksiin liittyy suuri määrä tietoa, ja kun tiedot kootaan yhteen, ne mahdollistavat monenlaisia analyyseja ja tulkintoja.
Taulukkolaskentaohjelmat voivat olla hyviä ratkaisuja pienille ja keskisuurille yrityksille, joiden tietorivit ovat vähäisiä, mutta yleensä, etenkin suurissa yrityksissä, ne haittaavat tulosten nopeaa arviointia ja analyysien jakamista.
Markkinoilla olevat hyvät yritysjärjestelmäratkaisut tarjoavat moduuleja, joiden avulla voimme hallinnoida erilaisia yrityksen puhelinliikenteeseen liittyviä tietoja:
- Omaisuuserien kokonaisuus;
- Sopimukset, niiden yksityiskohdat, arvot ja voimassaoloajat;
- liittymät, käyttäjät, niihin liittyvät liittymäpaketit ja maksuhistoria;
- Suoritetut maksut ja perittävät hyvitykset.
Voimme myös löytää erityisiä järjestelmäratkaisuja, joissa on tarvittavat toiminnot. Meidän on pidettävä mielessä, että järjestelmän on oltava helppokäyttöinen tietojen syöttämisessä (tai sähköisten tiedostojen käsittelyssä käyttäjien toimesta) ja että sen on oltava monipuolinen, jotta tietoja voidaan poimia erilaisista vaihtoehdoista ja suorituskykyraporteista.
Selvittää ja luetteloida yrityksen puhelinlaitteistot
Puhelinlaitteistoilla tarkoitetaan kiinteitä ja mobiililaitteita sekä puhelinvaihteita, niiden linjoja ja kunkin laitteen liittymäsopimuksia. Kyseessä on kokonaisuus, joka on työryhmien käytettävissä niiden toiminnassa.
Valvonnan ja säännöllisen inventoinnin avulla voit selvittää, mitkä tekijät vaikuttavat yrityksen puhelinliikenteen laatuun ja kustannuksiin:
Tarkista laitteiden lukumäärä
- Monet mallit ovat vanhoja eivätkä tue nykyisiä pikaviestintätekniikoita, joiden avulla voidaan säästää puhelinliikenteen kustannuksissa hyödyntämällä edullisempaa datapuhelinliikennettä ja Wi-Fi-verkkoja.
- Toinen tärkeä seikka ovat käyttämättömät laitteet, jotka kuuluvat lähteneille tai toiseen osastoon siirtyneille työntekijöille. Ne voidaan antaa uusien työntekijöiden käyttöön tai myydä – sisäisiä tarjouksia on saatavilla.
Tarkista linjojen ja suunnitelmien määrä sekä mitoitus
- Käyttämättömät linjat tai alueeseen nähden alimitoitetut linjat; varastotilanne mahdollistaa resurssien uudelleenjakamisen alueille, joilla on pulaa, jolloin vältytään tarpeettomilta sopimuksilta.
- Vakuutukset, jotka eivät kata tarpeita tai ovat ylihinnoiteltuja – niissä on korvaussummat, jotka eivät vastaa käyttäjän tarpeita, tai tarpeettomia palveluita, minkä vuoksi vakuutusta ja sen hintaa on mahdollista alentaa.
Alustava kartoitus voi tuoda nämä kaikki esiin, ja sen pohjalta voimme löytää sopivimmat ratkaisut käyttäjän ja yrityksen kulutusprofiilin mukaisesti.
Tarkista ja tarkasta puhelinlaskusi
Yhtä tärkeää kuin sopimusten uudelleenneuvottelu ja parhaiden hintojen saaminen jokaisesta liittymästä on tarkistaa kuukausittain jokainen saamasi lasku, etenkin lisämaksujen varalta.
Nämä voivat olla tarpeita, joita suunnitelma ei kata, ja on tärkeää selvittää niiden syy, jotta voidaan arvioida, ovatko ne toistuvia ja olisiko kyseisen kohteen sisällyttäminen suunnitelmaan taloudellisempaa. Tai kyseessä voivat olla epäasianmukaiset erät, jotka johtuvat käyttäjien toimintatavoista tai operaattorin veloittamista maksuista ilman sopimusta.
Näiden tarkastusten avulla voidaan seurata paitsi palveluntarjoajien toimintaa myös käyttäjien kulutustottumuksia, mikä vaatii heiltä entistä suurempaa sitoutumista yrityksen tavoitteisiin ja parhaiden käytäntöjen noudattamiseen.
Tarkastus on tärkeä lähtökohta säännöllisten tarkastusten järjestämiselle; sen avulla voidaan periä takautuvasti liikaa veloitettuja maksuja ja ryhtyä toimenpiteisiin palveluntarjoajaa vastaan. Arvioiden mukaan keskimäärin 7 % laskuissa veloitettavista summista on liikaa veloitettuja.
Toisin sanoen kyseessä on huomattava summa, joka on perittävä takaisin.
Neuvottele aina uudelleen ja etsi uusia toimittajia
Uusien toimittajien etsiminen saattaa tuntua monimutkaiselta markkinoilla, joilla toimii neljä tai viisi suurta, byrokraattista yritystä. Nykypäivän todellisuus on kuitenkin aivan toinen.
Tarjolla on siirrettävyys, joka mahdollistaa nopeat muutokset. Ja tärkeintä on alan kilpailukyky; operaattorit ovat tarjonneet yhä joustavampia paketteja voittaakseen asiakkaita edullisemmilla hinnoilla.
Toimitussopimuksista tulisi neuvotella mahdollisimman edullisin ehdoin, sillä ne ovat pitkäaikaisia ja niissä on tiukat irtisanomisehdot.
ERA Group on kustannushallintaan erikoistunut kansainvälinen konsulttiyritys, jolla on tunnustettu tehokkuusmenetelmä ja alalla kokeneita ammattilaisia.
