Toisen vuosineljänneksen lähestyessä keskitymme eri toimialoilla ensimmäisen vuosineljänneksen raportointia varten raporttien ja tietojen kokoamiseen.
Alla on yhteenveto viimeisen kuukauden tärkeimmistä tuloksista ja toimista.
Kouluruokailu ja budjetin seuranta
Koulujen asiakkaillemme: huomio ja valmistelut alkavat nyt kohdistua ensimmäisen vuosineljänneksen ruoka- ja ateriapalveluraportteihin, jotka tarjoavat arvokasta tietoa ruokahankintojen taloudellisesta tuloksesta.
Koska näiden koulujen budjetti perustuu kalenterivuoteen, tämä alustava raportti tarjoaa tärkeän ensimmäisen katsauksen siihen, miten budjettitavoitteet ovat toteutumassa, mukaan lukien viimeisimmät arviot koko vuodelle. Raportointi auttaa meitä tunnistamaan suuntauksia ja tuo esiin alueet, joihin on kiinnitettävä huomiota.
Se on keskeinen tekijä kustannusten hallinnassa.
Vanhustenhoitolaitosten neljännesvuosiraportointi (Q30)
Olemme parhaillaan viimeistelemässä vanhustenhoitolaitoksen asiakkaalleen kolmannen vuosineljänneksen raporttia esittelyä varten. Raportissa eritellään vuosineljänneksen säästöt, analysoidaan ostotrendejä, tunnistetaan poikkeamia, kuten sopimusehtojen vastaisia hintavaihteluita, sekä annetaan suosituksia ja ehdotuksia korjaaviksi toimenpiteiksi.
Näiden raporttien esittelyt kasvotusten herättävät mielenkiintoisia ja syvällisiä keskusteluja, jotka tukevat strategista päätöksentekoa ja toimivat pohjana sisäiselle raportoinnille. Vaikka olemme laatineet näitä raportteja jo 30 vuosineljännestä, löydämme edelleen uusia mahdollisuuksia kustannussäästöihin.
Kun raportti on toimitettu talousosastolle, keskustelemme myös keittiömestarin kanssa ja kerromme hänelle tilanteen nykytilasta.
Tarjousasiakirjojen laatiminen vanhustenhoitolaitokselle
Toimittajasuhteiden muutosten seurauksena kyseinen vanhustenhoitolaitos on pyytänyt kattavaa markkinakatsausta kaikista elintarvikeryhmistä, jotta voitaisiin kartoittaa mahdollisia uusia kustannussäästöjä elintarviketoimituksissa. Ottaen huomioon muuttuvat markkinaolosuhteet ja edellisestä tarjouspyynnöstä kuluneen ajan, nyt on sopiva hetki tämän katsauksen toteuttamiselle. Näin ollen aloitamme tarjouspyyntöasiakirjojen valmistelun lähetettäväksi valituille toimittajille.
Uudet teollisuuden kulutustarvikkeita koskevat hankkeet
Äskettäin sopimuksen solminut asiakas on antanut meille tehtäväksi löytää säästömahdollisuuksia kahdessa teollisuudenalassa osana laajempaa kustannustenhallintahanketta. Lähtökohtana on tarkastella asiakkaan viimeisen 12 kuukauden pääkirjatietoja kaikkien merkittävien toimittajien tunnistamiseksi – tämä työ tarjoaa jo lähtökohtana varsin mielenkiintoisia yleisiä havaintoja.
Koska mukana on yli 300 toimittajaa, tietojen keruuprosessi tulee olemaan laaja-alainen; se edellyttää aluksi tärkeiden tietojen poimimista valtavasta määrästä PDF-laskuja Excel-taulukoihin ja sieltä edelleen Power BI:hin. Vaikka työmäärä onkin valtava, tämä lähtökohta on välttämätön kattavan kustannusanalyysin varmistamiseksi.
Seurannan merkitys kustannushallinnassa
Palataan seurantavaiheeseen, joka on muodostanut suurimman osan viime kuun työstä; tämä projektivaihe on yhtä tärkeä – ellei jopa tärkeämpi – kuin analyysi- ja tarjouskilpailuvaiheet. Juuri tässä vaiheessa varmistamme, että kaikki aiemmin tehty kova työ tuottaa tulosta ja on kestävällä pohjalla. ERA Groupissa seurantavaihe kestää jopa kolme vuotta. Tässä vaiheessa myös uudet oivallukset ja vertailuanalyysit alkavat todella tulla esiin.
Palataan seurantavaiheeseen, joka muodosti suurimman osan viime kuun työstä; projektin seurantavaihe on yhtä tärkeä – ellei jopa tärkeämpi – kuin analyysi- ja tarjouskilpailuvaiheet.
Jatkuva seuranta varmistaa, että asiakkaat saavat sovitut hinnat ja palvelut, ja samalla ratkaistaan mahdolliset ongelmat asiakkaan ja toimittajien välillä. Esimerkkejä aiemmin ilmenneistä ongelmista ovat:
- Toimittaja latasi virheellisen hintatiedoston, joka havaittiin vasta neljännesvuosittaisen tarkastuksen yhteydessä; muuten se olisi saattanut jäädä huomaamatta.
- Sopimuksen piiriin kuuluvat tuotteet, jotka ovat vahingossa pudonneet sopimustuotteiden luettelosta ja joista on veloitettu huomattavasti korkeampia, sopimuksen ulkopuolisia hintoja; tämä on johtanut ajan mittaan huomattaviin ylimaksuihin.
Virheitä sattuu, vaikka kaikki osapuolet toimisivatkin parhaiden aikomusten mukaisesti.
ERA-konsernin tulosperusteinen palkkiorakenne
Myös näiden neljännesvuosiraportointijaksojen aikana määritetään ERA-konsernin lopullinen palkkio. Vaikka projektin alussa palkkiorakenteesta sovitaan prosenttiosuutena säästöistä, lopulliset maksut lasketaan neljännesvuosiraportointijakson aikana laskettujen todellisten säästöjen perusteella.
Toisin kuin perinteisissä konsultointimalleissa, toimintamallissamme maksut jakautuvat projektin koko keston ajalle. Tämä varmistaa, että vaikutus asiakkaan kassavirtaan on mahdollisimman vähäinen, samalla kun projekti rahoitetaan itse toteutuneilla säästöillä. Tietenkin, jos säästöjä ei synny, palkkioita ei peritä, eikä projekti edes etene tähän vaiheeseen.
Odotan innolla, että pääsen jakamaan lisää uutisia, kun etenemme tulevina kuukausina tiedonkeruun, analysoinnin, käyttöönoton ja seurannan vaiheisiin.
