Pienhankintojen osuus on 20 % niistä ei-välttämättömistä ostotapahtumista, joita ei hallinnoida aktiivisesti tai jotka jäävät huomaamatta toimittajien suuren määrän ja rajallisten sisäisten resurssien vuoksi.
Yksityisen terveydenhuollon käyttäjien määrä on kasvanut viime vuosina jatkuvasti; se on noussut lähes 4 % vuodesta 2019 lähtien ja on nyt 12 miljoonaa ihmistä, kun mukaan lasketaan sekä vakuutetut että keskinäisten vakuutusyhtiöiden jäsenet; raportin mukaan Private Healthcare; Adding Value 2023, jonka laatii vuosittain Terveydenhuollon kehittämisen ja integroinnin instituutti (IDIS-säätiö).
Yksi terveydenhuoltoalan kriittisistä mutta usein aliarvioiduista kysymyksistä on niin sanottujen ”tail spend” -kulujen hallinta. Tällä tarkoitetaan niitä 20 prosenttia ei-välttämättömistä hankinnoista, joita ei hallinnoida aktiivisesti tai jotka jäävät huomaamatta – yleensä toimittajien suuren määrän ja hallinnollisen tai taloudellisen valvonnan sisäisten resurssien puutteen vuoksi. Koska näitä kuluja ei ole luokiteltu, on vaikea määrittää tarkasti, missä tappiot syntyvät. ERA Groupissa analysoimme, miten ”tail spend” -kulut vaikuttavat tähän alaan.
Miten hallita ”tail spend” -menoja?
Paras tapa havainnollistaa ”tail spend” -käsitettä on Pareto-periaate, jonka mukaan 80 % organisaation menoista hallitaan strategisesti 20 %:n toimittajakunnalla. Tähän 80 %:iin sisältyvät yleensä materiaalikustannukset, työkalut ja muut kulut, kuten vakuutukset. Sen sijaan jäljelle jäävää 20 %:a pidetään ”tail spend” -menoina, ja ne hoidetaan 80 %:n toimittajakunnalla.
ERA Groupissa autamme sinua tunnistamaan tämän ilmiön ja selvittämään, miten se voidaan ohjata älykkäämpään ja tehokkaampaan sijoitustoimintaan:
- Hajanaista toimittajahallintaa: toimittajien suuri määrä voi johtaa hintojen ja palveluehtojen epäjohdonmukaisuuteen, mikä nostaa kustannuksia tarpeettomasti. Tästä syystä terveydenhuoltoalan toimijoiden on tärkeää virtaviivaistaa toimittajakantaansa ja kiinnittää erityistä huomiota parempien ehtojen neuvottelemiseen, jotta säästöjä voidaan saavuttaa tuotteiden tai palvelujen laadusta tinkimättä.
- Suuri resurssien käyttö: valtava määrä tapahtumia; aikaa ja huomiota käytetään toimintaan, joka ei tuo yritykselle lisäarvoa. Tehottomat hankintaprosessit pienissä hankinnoissa merkitsevät taloudellisten ja hallinnollisten resurssien tuhlausta. Automaattisten hankintajärjestelmien käyttöönotto alentaa toimintakustannuksia, parantaa kilpailukykyä ja vapauttaa resursseja arvokkaisiin investointeihin, kuten potilashoitoon.
- Kulujen läpinäkyvyyden puute: Pienkulujen hallinta on työläs ja usein tehoton tehtävä tiedonpuutteen vuoksi. Tämän ratkaisemiseksi on suositeltavaa käyttää teknologioita, jotka parantavat kulujen läpinäkyvyyttä ja jäljitettävyyttä ja mahdollistavat siten paremmin perustellun ja strategisen päätöksenteon hankintaprosesseissa.
Ilman aktiivista hallintaa terveydenhuoltokeskukset saattavat jättää huomiotta säästömahdollisuuksia, jotka joissakin kululuokissa voivat olla jopa 10–40 %. Yksi vaihtoehto tail spendin vaikutusten torjumiseksi on palkata asiantuntijakumppani, joka voi tarjota organisaatiolle yksityiskohtaisen ja räätälöidyn analyysin kulutustottumuksista sekä tunnistaa hyödyntämättömiä säästömahdollisuuksia, jotka voidaan sitten sijoittaa uudelleen tilojen parantamiseen tai muihin kriittisiin osa-alueisiin. ”Tail spendin hallinnan laiminlyönti voi olla liian kallista liiketoiminnan näkökulmasta”, sanoo Fernando Vázquez, konsulttikumppani ja aluekehittäjä ERA Group Spainissa. "On mahdollista saavuttaa säästöjä ei-strategisissa hankinnoissa sekä virtaviivaistaa ja varmistaa toimitukset parhailla ehdoilla. Tehokkuuden parantaminen lisää kilpailukykyä."
