Controlar e gerenciar as despesas de uma empresa é sempre uma tarefa desafiadora para qualquer empresa, independentemente do setor e do tamanho. E quando se trata de despesas com telefonia, tudo se torna ainda mais complexo. Afinal, a telefonia está presente em todos os setores de atividade, com maior ou menor importância. Gerenciar os custos de telefonia exige muito mais do que saber quais planos as operadoras cobram, quando as contas vencem e comparar os valores orçados com os valores reais. Uma série de medidas no dia a dia pode contribuir para um maior controle e gerenciamento das despesas de telefonia corporativa. Vamos falar sobre algumas delas.
Avaliação dos perfis de consumo dos funcionários na gestão de telefonia
Nas empresas, há áreas em que a telefonia serve apenas como apoio às operações e outras em que esse custo é fundamental para o desempenho – por exemplo, o atendimento ao cliente.
E, dentro das próprias áreas, essa diferenciação pode existir. Por esse motivo, compreender o perfil de trabalho dos funcionários e das áreas é o primeiro passo para avaliar as necessidades, reavaliar os custos individualmente e, assim, não apenas reduzir custos, mas também melhorar o desempenho em alguns setores.
Incentivar a participação dos funcionários na gestão da telefonia
Esse é um aspecto que muitas empresas pouco exploram, mas que geralmente traz resultados muito bons, especialmente no que diz respeito aos custos com telefonia móvel, onde cada funcionário tem responsabilidade individual.
Um vendedor, por exemplo, pode relatar que tem dificuldade em usar a central telefônica em algumas regiões. Um funcionário do departamento de compras pode preferir usar um dispositivo com mais recursos tecnológicos para se comunicar com fornecedores, quando não for necessário fazer isso por meio de chamadas telefônicas.
Assim, cada funcionário pode falar sobre as dificuldades, as restrições atuais e suas sugestões, não apenas em relação ao seu trabalho, mas também à empresa.
É aconselhável realizar uma pesquisa sobre hábitos e necessidades e receber quaisquer sugestões que possam surgir. Os usuários sempre levantam questões que uma visão macro nem sempre consegue abordar, pois esta tende a limitar todos em padrões de consumo.
Cada equipe pode ter ótimas ideias para melhorar a gestão da telefonia da empresa.
Criar processos para a gestão de telefonia
Os custos com telefonia estão presentes em todas as áreas da empresa e são gerados individualmente, com base nas necessidades de consumo de cada funcionário. Portanto, é normal que cada pessoa e cada área tenham uma forma de gerenciá-los, com diferentes graus de prioridade.
No entanto, isso acaba dificultando a gestão, especialmente quando se trata de avaliar os resultados.
A abordagem ideal consiste em projetar e criar processos que abranjam todas as etapas, desde a contratação de um plano até o consumo diário, analisando os custos e as ações em cada etapa. Outro aspecto importante é compreender como os processos afetam e são afetados por cada área da empresa.
A ideia principal é definir um fluxo que padronize a forma de controle e gestão.
Implementar um sistema de gestão de telecomunicações
Um sistema de gestão é um grande aliado em todo o trabalho de revisão, controle, auditoria e análise dos custos de telefonia da empresa. Esses custos envolvem uma grande quantidade de dados e, quando consolidados, permitem diversas análises e interpretações.
As planilhas podem ser boas soluções para pequenas e médias empresas com poucos dados, mas, em geral, especialmente em grandes empresas, elas impedem a avaliação rápida dos resultados e o compartilhamento das análises.
As boas soluções de sistemas corporativos disponíveis no mercado oferecem módulos que permitem gerenciar diversas informações relacionadas à telefonia da empresa:
- O conjunto de ativos;
- Contratos, com seus detalhes, valores e datas de vencimento;
- Linhas, usuários, o plano associado e o histórico de pagamentos;
- Pagamentos efetuados e créditos a receber.
Também podemos encontrar soluções de sistema específicas com diversas funcionalidades. O que devemos ter em mente é a facilidade de uso para inserir dados (ou trabalhar com arquivos eletrônicos) e a versatilidade para extrair dados de várias opções e relatórios de desempenho.
Identificar e fazer um inventário dos recursos de telefonia da empresa
Por “recursos de telefonia”, entendemos aparelhos fixos e móveis, centrais telefônicas, suas linhas e os planos de consumo de cada um. Trata-se do conjunto de itens à disposição das equipes de trabalho para uso em suas atividades.
O controle e o inventário periódico permitem compreender vários aspectos que afetam a qualidade e os custos da telefonia na empresa:
Verifique o número de dispositivos
- Muitos modelos são antigos e não são compatíveis com as atuais tecnologias de comunicação instantânea, que ajudam a reduzir o consumo de telefonia de voz por meio do uso de telefonia de dados de baixo custo e redes Wi-Fi.
- Outro ponto importante são os dispositivos ociosos, pertencentes a funcionários que se demitiram ou mudaram de departamento. Eles podem ser utilizados por novos funcionários ou vendidos – há ofertas internas disponíveis.
Verifique o número de linhas, planos e dimensões
- Linhas ociosas ou com capacidade inadequada para a área; o estoque permite a redistribuição para áreas onde há escassez, evitando assim contratos desnecessários.
- Planos que não atendem às necessidades ou são supervalorizados – eles oferecem coberturas que não atendem às necessidades do usuário ou serviços desnecessários, o que permite reduzir o plano e seu valor.
Um levantamento inicial pode identificar todos esses aspectos e, a partir daí, podemos chegar às soluções mais adequadas, de acordo com o perfil de consumo do usuário e da empresa.
Verifique e analise suas contas telefônicas
Tão importante quanto renegociar e conseguir as melhores tarifas para cada linha é verificar mensalmente cada fatura que você recebe, especialmente para verificar se há cobranças extras.
Essas podem ser necessidades não cobertas pelo plano, e é importante avaliar o motivo para determinar se serão recorrentes e se seria mais econômico incluir o item no plano. Ou podem ser itens indevidos, decorrentes de práticas do usuário ou cobranças feitas pela operadora sem contrato.
Essas verificações ajudarão não só a monitorar o trabalho dos operadores, mas também os hábitos de consumo dos usuários, exigindo deles um maior comprometimento com os objetivos da empresa e as melhores práticas.
A auditoria é um ponto de partida importante para a rotina de verificações; é possível identificar cobranças indevidas retroativas e tomar medidas contra o operador. Estima-se que, em média, 7% dos valores cobrados nas contas sejam indevidos.
Em outras palavras, trata-se de um valor considerável a ser recuperado.
Sempre renegocie e procure novos fornecedores
Procurar novos fornecedores pode parecer complicado num mercado com quatro ou cinco grandes empresas burocráticas. Mas a realidade atual é bem diferente.
Há a portabilidade, que permite mudanças rápidas. E o mais importante é a competitividade do setor; as operadoras vêm oferecendo pacotes cada vez mais flexíveis para conquistar clientes com preços mais competitivos.
Os contratos de fornecimento devem ser negociados nas melhores condições possíveis, uma vez que se tratam de uma opção de longo prazo e contêm cláusulas de rescisão rigorosas.
O ERA Group, uma consultoria global especializada em gestão de custos, possui uma metodologia de eficiência reconhecida e profissionais qualificados com experiência na área.
