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Os custos ocultos na repartição das despesas comuns: o que os diretores financeiros precisam entender na qualidade de locatários
- As taxas de serviços são frequentemente um dos elementos menos previsíveis e mais contestados dos custos de ocupação. A repartição (a forma como o valor total das taxas de serviços é dividido entre os ocupantes) determina se a sua empresa está pagando a sua parte justa ou subsidiando outras. Compreender como isso deve funcionar e onde surgem os erros reforça a sua capacidade de controlar custos, contestar erros e proteger o resultado financeiro.
- O que significa a repartição de custos na prática: Emedifícios com vários inquilinos, os custos são divididos entre eles. Os contratos de locação geralmente exigem que você pague uma “proporção justa e razoável” das despesas totais — mas o método de cálculo muitas vezes não é claro. A questão principal é se a abordagem do locador está em conformidade com o contrato, é transparente e verificável, e se está alinhada com os benefícios que sua empresa realmente recebe. Caso contrário, é provável que haja um pagamento a maior.
- A Norma da RICS: uma vantagem para os locatáriosA Norma Profissional da RICS sobre Encargos de Serviço em Imóveis Comerciais (1ª Edição) aplica-se aos exercícios de encargos de serviço com início em ou após abril de 2019 até dezembro de 2025. A 2ª Edição (junho de 2025) introduziu uma exigência obrigatória a partir de 2026: os locadores devem fornecer uma matriz anual de repartição dos encargos de serviço a todos os locatários.
- Essa matriz deve indicar o custo total de cada serviço, a base de cálculo, a sua porcentagem de cobrança e como essa porcentagem foi calculada. Se você não conseguir comparar sua cobrança com a matriz, ou se ela não for fornecida, isso é um claro sinal de alerta.
- A RICS também afirma que a repartição de custos deve ser comprovadamente justa e razoável; os custos devem refletir a disponibilidade, o benefício e o uso; e os custos do locador, como os decorrentes de imóveis vagos, não devem ser repassados. Embora a RICS não se sobreponha ao seu contrato de locação, ela é amplamente utilizada como referência em disputas.
- Métodos comuns e onde os erros se escondem A maioria das repartições é baseada na área locável. Isso só funciona se as áreas forem precisas e estiverem atualizadas, se a sua unidade tenha sido medida corretamente e se a base for aplicada de forma consistente entre todos os inquilinos.
- Alguns sistemas utilizam a área útil ponderada para refletir diferentes níveis de benefício (prática comum no varejo e em empreendimentos de uso misto). Esses sistemas merecem uma análise minuciosa: quais são os pressupostos por trás das ponderações, são consistentes e ainda refletem a forma como o edifício é realmente utilizado? Bases alternativas, como o valor tributável, são hoje raras e muitas vezes carecem de transparência.Listas de serviços e encargos do complexo: pagando pelo que não se usa. As taxas de serviço são frequentemente divididas em listas, com diferentes locatários contribuindo para diferentes serviços. Os inquilinos são frequentemente incluídos por padrão, em vez de por direito — especialmente quando os serviços não beneficiam todos os ocupantes. Se você estiver localizado dentro de um complexo imobiliário mais amplo, também poderá pagar por serviços de todo o complexo (estradas, paisagismo, segurança). O pagamento a mais é comum se os custos do edifício e do complexo forem misturados ou mal explicados, ou se o seu contrato de locação não permitir claramente a recuperação desses custos.
- Grandes despesas perto do término do contrato de locação Grandesdespesas de capital ou quase-capital — especialmente perto do término do contrato — costumam ser motivo de controvérsia. Pergunte se a despesa lhe trará benefícios durante o prazo restante do contrato, se o custo está sendo distribuído de forma a refletir esse benefício e se já existem fundos de reserva ou de amortização. Normalmente, os locatários não são obrigados a financiar melhorias para além do período de ocupação, a menos que o contrato de locação o permita expressamente.
- Controles práticos que protegem o resultado operacional: solicitee analise a matriz de repartição anualmente. Reconcilie sua porcentagem com os termos do contrato de locação e as áreas úteis, questione a inclusão em tabelas que não lhe tragam benefícios e investigue variações percentuais ano a ano que não tenham justificativa. Encare as revisões das taxas de serviço como uma auditoria de custos — e não como uma mera formalidade. Pequenos erros percentuais, quando aplicados a orçamentos elevados, podem se tornar significativos ao longo da vigência de um contrato de locação.
- Quer saber se está pagando a mais pela taxa de serviço e reduzir seus custos de ocupação para financiar seu crescimento? Vamos conversar.
- Sobre o autor
- Catherine Anderson
- Consultora | ERA Group Com baseem sua experiência como avaliadora imobiliária credenciada e proprietária de um negócio no setor de hospitalidade, Catherine aproveita a rede de especialistas da ERA para ajudar uma ampla gama de clientes — desde escritórios de advocacia até produtores de alimentos — a reduzir custos, otimizar gastos e liberar fluxo de caixa por meio de estratégias personalizadas, incluindo consultoria em taxas de serviço, análise comparativa de fornecedores e assessoria imobiliária comercial sob medida.
