Los servicios de limpieza y desinfección se encuentran entre los más esenciales en las empresas.
En el caso de gimnasios, supermercados y restaurantes, por ejemplo, esta inversión puede incluso tener una prioridad aún mayor. Además de la mano de obra, este tipo de servicio requiere el uso de una serie de componentes para su correcto funcionamiento, que forman parte de la estructura de costes. A continuación, te presentamos algunas medidas sencillas que puedes implementar para ayudar a reducir los costes de limpieza y desinfección en tu empresa. Aunque para muchas personas los servicios de limpieza y desinfección parecen invisibles en las empresas, son una actividad de suma importancia en la vida cotidiana.
En empresas como supermercados, gimnasios, clínicas y restaurantes, la limpieza y la higiene son fundamentales para la imagen global del negocio.
Los equipos mantienen unas condiciones de higiene adecuadas en todas las instalaciones, lo que favorece el bienestar y la calidad de vida de los empleados y directivos. Unos entornos bien cuidados motivan a las personas y les hacen sentirse a gusto. Además, contribuyen a crear una imagen positiva de la empresa ante los clientes y socios.
Sin embargo, se trata de un ámbito de gestión que abarca varios aspectos:
- Recursos estructurales: equipos de distintos tamaños, en función del volumen y el tipo de actividad de la empresa;
- Productos: en el mercado existe una amplia variedad para diferentes aplicaciones y características específicas;
- Recursos humanos: personal cualificado y formado;
- Formación: formación continua para los equipos;
- Agua y energía: se trata de un ámbito en el que suele haber un consumo elevado.
Como podemos ver, cada una de estas partidas conlleva otros aspectos —mantenimiento de equipos, gastos de rescisión de contratos, control del consumo— que hacen que el sector de la limpieza y el saneamiento sea complejo, lo que significa que, en la práctica, puede llegar a convertirse en una empresa dentro de otra empresa.
¿Cómo se puede saber si los gastos de limpieza y desinfección de tu empresa son adecuados? ¿Y cuándo nos damos cuenta de que son elevados y hay que controlarlos?
Hablemos de seis consejos para reducir los costes de los servicios de limpieza y desinfección en las empresas.
La importancia del plan de gestión de los servicios de limpieza en las empresas
El sector de la limpieza y el saneamiento suele estar compuesto por un grupo de empleados que trabajan en toda la empresa, ya sea en horario de oficina o por turnos, por lo que es necesario planificar para garantizar que los recursos se utilicen de la forma más eficiente posible:
- Identificar adecuadamente las áreas y las necesidades;
- Evita limpiar en momentos inadecuados;
- Reaccionar rápidamente ante las emergencias;
- Establece una relación sana con el resto de compañeros de trabajo.
Todo ello tiene como objetivo lograr el mejor rendimiento y los mejores resultados en beneficio del medio ambiente. Además, es necesario ofrecer orientación sobre el uso racional de los productos, el funcionamiento correcto de los equipos y los procedimientos adecuados en cada área, entre otros aspectos.
Un plan de gestión eficaz debe definir:
- Cómo se limpiarán las instalaciones de la empresa y con qué frecuencia;
- Productos, equipos, calendarios y procedimientos;
- El calendario de limpieza y desinfección: zonas, días y horarios para la limpieza rutinaria y ocasional;
- La lista de empleados;
- Procedimientos para el uso y almacenamiento de equipos y productos de limpieza;
- Política de consumo responsable de agua y energía;
- Código de conducta en las instalaciones de la empresa;
- Normas para el uso de uniformes y equipos de seguridad;
- Presupuesto mensual para todos los gastos de funcionamiento de la zona;
- Auditorías e indicadores de rendimiento.
Al igual que en cualquier otro ámbito de una empresa, el éxito del sector de la limpieza y el saneamiento depende de una gestión atenta que evalúe la evolución de los distintos costes implicados.
¿Cómo podemos reducir el coste de los servicios de limpieza de la empresa?
A pesar de la necesidad y la complejidad de las actividades y los costes del sector de la limpieza y el saneamiento, existen muchas buenas opciones para reducir los costes:
1. Infórmate constantemente sobre los precios de los productos de limpieza
Esta es una regla que aparece en todos los manuales de gestión de costes, pero en este caso es aún más importante. Hay muchos artículos, marcas y calidades diferentes, por lo que es necesario investigar detenidamente las opciones disponibles en el mercado y cómo comprar al por mayor al mejor precio.
2. Invertir en la formación de los empleados
Es fundamental que las personas sepan cómo utilizar los productos y equipos de limpieza de la forma más eficaz, para aprovechar mejor y de manera eficiente el agua y la energía, dos partidas que suelen suponer una carga importante en los presupuestos de las empresas.
Otro aspecto importante es aplicar las mejores prácticas en materia de limpieza y uso de equipos de protección, no solo para ahorrar tiempo y materiales, sino también por motivos de salud, adoptando posturas correctas.
3. Fomentar la participación de otros empleados
En este caso aplicamos el mismo principio que en los equipos de limpieza urbana y pública: su existencia no significa que debamos descuidar la limpieza y la higiene de los distintos sectores. La empresa debe establecer como procedimiento estándar que todo el mundo siga unas normas sencillas para mantener limpia la zona de trabajo, sin que haya lugares donde se acumulen suciedad, restos de comida e insectos, incluidos los cajones.
Además, es fundamental deshacerse de los materiales innecesarios, ya sea como basura o para su reciclaje. De este modo, se puede reducir el consumo de productos y equipos y, tal vez, incluso la frecuencia de los turnos de limpieza, lo que, en última instancia, optimizaría el número de empleados destinados a este tipo de servicio.
4. Optimiza tu inventario de productos en la medida de lo posible
Si se cuenta con una lista de proveedores con los que la empresa mantiene una buena relación y que ofrecen precios razonables, tal vez no sea necesario almacenar productos de limpieza en grandes cantidades. Lo importante es llevar un buen control de inventario para poder reponerlos rápidamente. Esto permite ampliar los plazos de compra y pago.
5. Adoptar prácticas de recogida de residuos reciclables
Las empresas son cada vez más conscientes de la importancia de reutilizar los materiales y de contribuir a la protección del medio ambiente. Lo ideal es establecer una política para que todos los empleados —tanto del personal de limpieza como del resto— separen los materiales reciclables. De hecho, en algunas empresas, estos materiales se venden posteriormente e incluso generan ingresos.
6. Plantéate la externalización
Como hemos visto hasta ahora, el sector de la limpieza y el saneamiento presenta una gran variedad de procesos y costes, además de una implicación constante del capital humano.
A veces, acaba siendo una tarea de gestión un poco más compleja, ya que no forma parte de la actividad principal de la empresa y requiere conocimientos específicos. Por muy organizada que esté la empresa, es posible que carezca de los conocimientos necesarios para encontrar soluciones a los problemas cotidianos y a algunos gastos que no se ajustan al presupuesto.
La externalización puede ser una buena opción para gestionar la limpieza y el saneamiento a través de una empresa que cuente con profesionales experimentados y expertos del sector, siempre comprometidos con buscar las mejores prácticas y los mejores precios para los clientes; en este caso, para su empresa.
¿Ayuda la externalización de los servicios de limpieza a reducir los costes?
Existen otras medidas que pueden ayudar a reducir los costes, dependiendo del tipo de negocio, el tamaño de la empresa y el capital de inversión.
Como podemos deducir de este artículo, el sector de la limpieza y la higiene reviste una importancia fundamental para la calidad de vida de los empleados en su día a día, dado que pasan tantas horas dentro de las empresas. Hay que tener en cuenta que se trata de un centro de costes que debe supervisarse constantemente para buscar las mejores prácticas en materia de optimización de costes.
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