W praktyce „oszczędzanie” konkuruje z wieloma innymi priorytetami w firmie i często pozostaje niezauważone, dopóki nie dojdzie do kryzysu.
Oto najczęstsze przyczyny:
1. Dzisiaj to nie boli (ale boli później): Jeśli firma nadal dysponuje przepływami pieniężnymi, dodatkowy koszt staje się „szumem” i zostaje zaakceptowany jako norma. Wydatek ten staje się częścią codzienności.
2. Oszczędzanie jest mniej „atrakcyjne” niż rozwój: zwiększanie sprzedaży, zdobywanie nowych rynków lub wprowadzanie nowych produktów postrzegane jest jako postęp. Natomiast likwidowanie strat interpretowane jest jako „tryb przetrwania”, nawet jeśli poprawia to bieżące marże.
3. Nikt nie ponosi rzeczywistej odpowiedzialności za wydatki: Środki budżetowe są przydzielane poszczególnym działom, ale „całkowity koszt” ulega rozmyciu. Kiedy wszyscy są odpowiedzialni, w rezultacie nikt nie jest.
4. Niewłaściwe zachęty: Czasami „zachowanie budżetu” jest bardziej doceniane niż „jego optymalizacja”. Istnieje nawet obawa, że jeśli uda się zaoszczędzić pieniądze, w przyszłym roku budżet zostanie zmniejszony.
5. Brak jasnych i porównywalnych danych: bez punktów odniesienia, audytów dostawców czy wglądu w umowy trudno jest udowodnić, że „przepłacamy”. A bez dowodów nikt nie chce zająć się tą kwestią.
6. Ukryte koszty zarządzania oszczędnościami: Negocjacje, audyty, zmiana dostawców czy dostosowywanie procesów wymagają czasu. A czas zespołu zazwyczaj pochłaniają codzienne obowiązki.
7. Postrzegane ryzyko: Wiele osób uważa, że „oszczędzanie” oznacza niższą jakość lub większe ryzyko (zakres ubezpieczenia, obsługa, umowy SLA). Bez odpowiedniej metody zakłada się, że optymalizacja wiąże się ze stratami.
8. Polityka wewnętrzna i opór przed zmianami: Wydatki są powiązane z relacjami („ten dostawca to nasz znajomy”, „zawsze tak robiliśmy”) lub wygodą operacyjną. Wprowadzenie zmian uderza w ego i nawyki.
9. Oszczędzanie mylone jest z cięciami: Zarządzanie wydatkami nie polega na „oszczędzaniu na wszystkim”; to strategia. Jeśli jednak w firmie kojarzy się to ze zwolnieniami lub karami, nikt nie chce być tym, kto to wprowadza.
10. Nie uwzględnia się kosztów alternatywnych: każdy dolar zmarnowany na nieefektywne wydatki to dolar, którego nie zainwestowano w rozwój kadr, technologie, obsługę klienta lub rozwój firmy.
W gruncie rzeczy problemem nie jest samo oszczędzanie. Chodzi o to, że nie traktuje się tego jako strategicznej decyzji, dopóki nie jest już za późno.
