Zarządzanie zwinne i automatyzacja procesów za pomocą robotów – broń na czas kryzysu!

Czy „zwinność” i „RPA” to obecnie tylko modne hasła, czy też stanowią one realne wsparcie w czasach kryzysu?

RPA – automatyzacja procesów za pomocą robotów – to obecnie dość popularny skrót. Automatyzacja tych procesów stanowi ważny temat, zwłaszcza w dużych przedsiębiorstwach, w których realizowanych jest wiele transakcji administracyjnych. Firmy są w stanie zaoszczędzić wiele godzin pracy pracowników, zwiększając w ten sposób wydajność procesów, a także elastyczność w czasach kryzysu. Równie ważne jest bycie „zwinnym”. Zwinne zarządzanie projektami opiera się na idei stopniowego dostarczania produktu w sytuacjach, w których nie można precyzyjnie zdefiniować produktu końcowego na samym początku. Innymi słowy, wiemy, co chcemy osiągnąć, ale nie znamy jeszcze niektórych szczegółów zadania lub otaczające nas środowisko zmienia się dynamicznie. Ciekawym aspektem tego podejścia jest to, że dzięki tym stopniowym krokom możemy doprowadzić produkt końcowy do perfekcji, a jednocześnie jesteśmy w stanie bardzo dobrze monitorować koszty właśnie dlatego, że dostarczamy i ulepszamy produkt stopniowo. Kontrola kosztów jest obecnie szczególnie ważna. Dzięki połączeniu zwinności i RPA modne hasła stają się bardzo skutecznym podejściem do automatyzacji w erze, która z jednej strony wymaga elastyczności i wydajności (automatyzacji), ale jednocześnie, bardziej niż kiedykolwiek wcześniej, ścisłej kontroli kosztów. Będziemy zatem stopniowo automatyzować części procesu w zależności od tego, jak ważny jest on dla nas i ile musimy wydać na jego automatyzację. Idealne rozwiązanie w erze po kryzysie.

Czy wszystko jest tak proste, jak się wydaje na pierwszy rzut oka?

W obu przypadkach trzeba wiedzieć, jak to zrobić. Wdrażając RPA, trzeba wiedzieć, które procesy można zautomatyzować, czy jest to opłacalne, czy jest to technicznie możliwe oraz które procesy warto zautomatyzować wcześniej, a które później. W przypadku zwinnego zarządzania projektami konieczne jest stworzenie odpowiednich warunków, zaangażowanie odpowiednich osób w proces oraz przestrzeganie pewnych zasad wspierających projekty zwinne. W obu przypadkach konieczne jest następnie odpowiednie przedstawienie „dlaczego” całemu zespołowi firmy. Jednym ze sposobów jest przeszkolenie wewnętrznych ekspertów; na rynku dostępnych jest wiele zasobów szkoleniowych. Innym sposobem jest zaangażowanie zewnętrznych specjalistów, którzy poprowadzą firmę przez cały proces. Mogą to być zewnętrzni konsultanci, zwłaszcza w przypadku projektów krótkoterminowych, lub menedżerowie tymczasowi w przypadku projektów długoterminowych. Menedżer tymczasowy może funkcjonować jako część zespołów wewnętrznych, eliminując w ten sposób obawy związane ze współpracą z niezależną stroną trzecią.