Når vi nærmer oss andre kvartal, flyttes fokuset vårt til å sammenstille rapporter og data for første kvartalsrapporteringen, på tvers av ulike sektorer.
Nedenfor finner du en oversikt over viktige leveranser og aktiviteter fra den siste måneden.
Skolemat og budsjettoppfølging
For våre skoleklienter begynner oppmerksomheten og forberedelsene å rette seg mot mat- og cateringrapporter for første kvartal, som gir verdifull innsikt i den økonomiske utviklingen for matinnkjøpene deres.
Siden disse skolene opererer med et kalenderårsbudsjett, fungerer denne innledende rapporten som et kritisk første innblikk i hvordan de holder seg i forhold til budsjettet, inkludert de siste estimatene for hele året (LE). Denne rapporteringen hjelper oss med å identifisere trender og fremhever områder som krever oppmerksomhet.
Det er et kritisk innspill for å bidra til å håndtere kostnader.
Kvartalsrapportering for eldreomsorgsinstitusjoner (Q30)
Vi holder for tiden på å ferdigstille kvartalsrapporten for 30. kvartal for en klient på et eldreomsorgsanlegg for presentasjon. Denne rapporten beskriver kvartalsvise besparelser, analyserer kjøpstrender, identifiserer avvik som prisvariasjoner i forhold til kontraktsvilkår, og gir anbefalinger og forslag til korrigerende tiltak.
Våre personlige presentasjoner av disse rapportene fremmer noen interessante, dyptgående diskusjoner; det bidrar til strategisk beslutningstaking og bidrar til intern rapportering. Til tross for at vi har gjennomført disse rapportene i 30 kvartaler nå, fortsetter vi å avdekke muligheter for kostnadsbesparelser.
Når rapporten er presentert for økonomiteamet, tar vi oss også tid til å snakke med kjøkkensjefen og oppdatere ham om hvordan situasjonen er.
Utarbeidelse av anbudsdokumenter for eldreomsorgsanlegg
Som svar på endringer i leverandøravtaler har det samme eldreomsorgssenteret bedt om en omfattende markedsgjennomgang av alle matkategorier for å identifisere ytterligere potensielle kostnadsbesparelser på matforsyninger. Gitt de utviklende markedsforholdene og tiden som har gått siden forrige markedstilnærming, er det nå et passende tidspunkt for denne gjennomgangen. Derfor begynner vi å utarbeide anbudsdokumenter som skal sendes ut til utvalgte leverandører.
Nye prosjekter innen kategorien Industrielle forbruksvarer
En nylig engasjert kunde har gitt oss i oppgave å finne besparelser for to industrikategorier som en del av et bredere kostnadsstyringsinitiativ. Utgangspunktet er å gjennomgå deres 12-måneders hovedbokdata for å identifisere alle relevante leverandører – en øvelse som gir noen ganske interessante innsikter på overordnet nivå som utgangspunkt.
Med mer enn 300 leverandører involvert, vil datainnsamlingsprosessen være omfattende. Den krever uttrekk av kritiske detaljer fra en rekke PDF-fakturaer til Excel først, og deretter til Power BI. Til tross for den enorme arbeidsmengden, er dette utgangspunktet viktig for å sikre en omfattende kostnadsanalyse.
Viktigheten av overvåking i kostnadsstyring
Tilbake til overvåkingsfasen som har utgjort mesteparten av arbeidet den siste måneden; denne fasen av et prosjekt er like viktig – om ikke viktigere – enn analyse- og anbudsfasene. Det er her vi sørger for at alt det harde arbeidet som er gjort tidligere, blir til noe og er bærekraftig. Hos ERA Group fortsetter overvåkingsfasen i opptil 3 år. Det er også her ytterligere innsikt og eventuell benchmarking virkelig begynner å komme inn i bildet.
For å gå tilbake til overvåkingsfasen som utgjorde hoveddelen av arbeidet den siste måneden; overvåkingsfasen av et prosjekt er like viktig – om ikke viktigere – enn analyse- og anbudsfasene.
Kontinuerlig overvåking sikrer at kundene får avtalt prising og tjenester, samtidig som eventuelle problemer som kan oppstå mellom kunden og leverandørene løses. Noen eksempler på problemer som har oppstått tidligere er:
- Leverandøren lastet opp en feil prisfil som bare ble identifisert under en kvartalsvis gjennomgang; noe som ellers kunne ha gått ubemerket hen.
- Kontraktsvarer ble utilsiktet fjernet fra handlekurven med kontraktsvarer og belastet med betydelig høyere priser utenfor kontrakten, noe som førte til betydelige overbetalinger over tid.
Feil skjer til tross for de beste intensjonene fra alle parter.
ERA Groups resultatbaserte honorarstruktur
Det er også i løpet av denne kvartalsrapporteringsfasen at ERA Groups faktiske honorar bestemmes. Mens honorarstrukturen avtales som en prosentandel av besparelsene ved prosjektets start, begynner de faktiske betalingene å beregnes basert på de faktiske besparelsene som er beregnet i løpet av kvartalsrapporteringsperioden.
I motsetning til tradisjonelle konsulentmodeller, innebærer vår tilnærming at betalinger fordeles over prosjektets levetid. Dette sikrer minimal påvirkning på kundens kontantstrøm, samtidig som vi selvfinansierer gjennom realiserte besparelser. Selvfølgelig, hvis det ikke er noen besparelser, er det ingen gebyrer, og prosjektet kommer aldri til dette stadiet.
Jeg ser frem til å dele ytterligere oppdateringer etter hvert som vi går videre med datainnsamling, analyse, implementering og overvåkingsfasene i de kommende månedene.
