Å kontrollere og administrere et selskaps utgifter er alltid en utfordrende oppgave for ethvert selskap, uavhengig av sektor og størrelse. Og når vi snakker om telefoniutgifter, blir alt enda mer komplekst. Tross alt er telefoni tilstede i alle sektorer av virksomheten, med større eller mindre betydning. Å administrere telefonikostnader krever mye mer enn å vite hvilke abonnementer operatører tar, når regninger forfaller og sammenligne budsjetterte beløp med faktiske beløp. En rekke daglige tiltak kan bidra til bedre kontroll og styring av bedriftens telefoniutgifter. La oss snakke om noen av dem.
Vurdering av ansattes forbruksprofiler i telefonhåndtering
I bedrifter finnes det områder der telefoni kun er en støtte for driften og områder der denne kostnaden er grunnleggende for ytelsen – for eksempel kundeservice.
Og innenfor selve områdene kan denne differensieringen eksistere. Av denne grunn er det å forstå arbeidsprofilen til ansatte og områder et første skritt i å vurdere behov, revurdere kostnader individuelt og dermed ikke bare redusere kostnader, men også forbedre ytelsen i noen sektorer.
Oppmuntre ansatte til deltakelse i telefonhåndtering
Dette er et punkt som mange bedrifter utforsker lite, men det gir vanligvis svært gode resultater, spesielt når det gjelder kostnader til mobiltelefoni, hvor hver ansatt har individuelt ansvar.
En selger kan for eksempel rapportere at de har problemer med å bruke operatøren i enkelte regioner. En innkjøpsansatt kan ønske å bruke en enhet med mer teknologi for kontakt med leverandører som ikke trenger å skje via telefonsamtaler.
Og slik kan hver ansatt snakke om vanskeligheter, nåværende restriksjoner og forslag, ikke bare for arbeidet sitt, men for bedriften.
Det er lurt å gjennomføre en undersøkelse om vaner og behov og motta eventuelle forslag som måtte dukke opp. Brukere tar alltid opp problemer som et makroperspektiv noen ganger ikke klarer å løse, fordi det har en tendens til å kvele alles forbruksmønstre.
Hver arbeidsstasjon kan ha gode ideer for å forbedre bedriftens telefonihåndtering.
Opprette prosesser for telefonhåndtering
Telefonikostnader finnes i alle deler av bedriften og genereres individuelt, basert på hver enkelt ansatts forbruksbehov. Derfor er det normalt at hver enkelt person og hvert område har en måte å håndtere dem på, med ulik prioritetsgrad.
Dette ender imidlertid opp med å hindre ledelsen, spesielt når det gjelder å evaluere resultater.
Den ideelle tilnærmingen er å designe og lage prosesser som dekker alle stadier, fra å inngå en plan til daglig forbruk, og analysere kostnader og handlinger i hvert trinn. Et annet viktig aspekt er å forstå hvordan prosesser påvirker og påvirkes av hvert område i selskapet.
Hovedideen er å definere en flyt som standardiserer måten å kontrollere og styre på.
Implementer et telekomstyringssystem
Et styringssystem er en god alliert i alt arbeidet med å gjennomgå, kontrollere, revidere og analysere bedriftens telefonikostnader. Disse kostnadene involverer en stor mengde data, og når de konsolideres, gir de mulighet for ulike analyser og tolkninger.
Regneark kan være gode løsninger for små og mellomstore bedrifter med få linjer, men generelt, spesielt i store bedrifter, hindrer de rask evaluering av resultater og deling av analyser.
Gode bedriftssystemløsninger på markedet tilbyr moduler der vi kan administrere diverse informasjon om bedriftens telefoni:
- Aktivapoolen;
- Kontrakter, med deres detaljer, verdier og utløpsdatoer;
- Linjer, brukere, tilhørende plan og betalingshistorikk;
- Utbetalinger og krediteringer for inndriving.
Vi kan også finne spesifikke systemløsninger med funksjonalitet. Det vi må huske på er brukervennligheten for å legge inn data (eller ha elektroniske filer med operatører) og allsidigheten til å trekke ut data fra ulike alternativer og ytelsesrapporter.
Kjenne til og lagerføre selskapets telefoniutstyr
Med telefoniutstyr mener vi faste og mobile enheter og telefonsentraler, deres linjer og forbruksplaner for hver enkelt. Det er settet med elementer som er tilgjengelige for arbeidsteam å bruke i sine aktiviteter.
Kontroll og periodisk lagerbeholdning lar deg forstå ulike aspekter som påvirker kvaliteten og kostnadene ved telefoni i bedriften:
Se over antall enheter
- Mange modeller er gamle og støtter ikke dagens teknologier for direktekommunikasjon som bidrar til å spare på taletelefoniforbruk ved å bruke rimeligere datatelefoni og Wi-Fi-nettverk.
- Et annet viktig poeng er inaktive enheter, fra ansatte som har sluttet eller byttet område. De kan brukes av nye ansatte eller selges – det finnes interne tilbud.
Gjennomgå antall linjer og planer og størrelser
- Ledige linjer eller linjer som er dårlig dimensjonert for området; beholdningen tillater omdistribusjon til områder der det er mangel, og dermed unngår man unødvendige kontrakter.
- Planer som ikke dekker behov eller er overvurdert – de har kvoter som ikke dekker brukerens behov eller tjenester som ikke er nødvendige, noe som gjør det mulig å redusere planen og dens verdi.
En innledende inventaropptelling kan peke på alt dette, og derfra kan vi komme frem til de mest passende løsningene, i henhold til brukerens og bedriftens forbruksprofil.
Sjekk og revider telefonregningene dine
Like viktig som å reforhandle og få de beste prisene for hver linje, er det å sjekke hver regning du mottar månedlig, spesielt for ekstra kostnader.
Dette kan være behov som ikke dekkes av planen, og det er viktig å vurdere årsaken til dem for å avgjøre om de vil være tilbakevendende og om det ville være mer økonomisk å inkludere varen i planen. Eller det kan være upassende varer på grunn av brukerpraksis eller gebyrer fra operatøren uten kontrakt.
Disse kontrollene vil ikke bare bidra til å overvåke operatørenes arbeid, men også brukernes forbruksvaner, noe som krever større forpliktelse fra dem til selskapets mål og beste praksis.
Revisjonen er et viktig utgangspunkt for kontrollrutinen. Det er mulig å søke tilbakevirkende grunnløse gebyrer og iverksette tiltak mot operatøren. Det er anslått at i gjennomsnitt 7 % av beløpene som er belastet med regninger er grunnløse.
Med andre ord er det et betydelig beløp som skal inndrives.
Reforhandle alltid og se etter nye leverandører
Det kan virke komplisert å lete etter nye leverandører i et marked med fire eller fem store, byråkratiske selskaper. Men virkeligheten i dag er en helt annen.
Det finnes portabilitet, som muliggjør raske endringer. Og det viktigste er sektorens konkurranseevne; operatørene har jobbet med stadig mer fleksible pakker for å vinne kunder til bedre priser.
Leveringskontrakter bør forhandles på best mulig vilkår, da de vil være et langsiktig alternativ og ha omfattende oppsigelsesklausuler.
ERA Group, et globalt konsulentselskap som spesialiserer seg på kostnadsstyring, har en anerkjent effektivitetsmetodikk og kvalifiserte fagfolk med erfaring innen feltet.
