Fordeler med en gjennomgang av kontorrekvisita.
Kontorrekvisita er en av en bedrifts største løpende daglige utgifter. Likevel er det for de fleste bedrifter en av de minst forståtte og får ofte minst oppmerksomhet – det har en tendens til å fly under radaren. Hvis du ikke har en kontrakt for kontorrekvisitaene dine med en av leverandørene, er det sannsynlig at du legger igjen penger på bordet og betaler altfor mye.
Viktige fokusområder:
Hvorfor bør du ha kontorrekvisita på kontrakt?
Alle de store australske kontorrekvisitaselskapene tilbyr rabatter i bytte mot en kontrakt; vanligvis for en kontraktsperiode på to eller tre år.
Ved å sette ut dine behov til andre kunder kan det gis betydelige besparelser som kan brukes i andre forretningsområder. I ett tilfelle så jeg en tredobling av prisen på en populær vare over natten da den ved et uhell ble tatt ut av kontrakt.
Hva innebærer det å bestille kontorrekvisita?
Vanligvis vil et selskap henvende seg til markedet gjennom en konkurransebasert anbudsprosess, eller det kan være en direkte henvendelse til en etablert aktør. Vanligvis vil en kontrakt være på to eller tre år, avhengig av hva du foretrekker.
En kontrakt definerer en «varekurv», referert til som kontraktslisten. Selskapet setter selv sammen denne listen, eller leverandøren kan hjelpe til, og den består vanligvis av det største innkjøpsvolumet.
Når kontrakten er signert, vil leverandøren vanligvis gå gjennom en implementeringsfase som bør inkludere opplæring av alle ansatte.
Hva bør man se etter når man skal bestille kontorrekvisita?
Selv om det er fristende å tro at når kontrakten er signert og implementeringen er over, er det slutt på saken. Ikke så fort ... ting vil og vil gå galt:
• Sjekk kontraktsvilkårene; se etter klausuler om siste rett til å nekte; «bruk det eller ta»-klausuler; forbruksmål osv.
• Jeg har ennå ikke sett en implementering som er gjort riktig. Ting som feil handlekurver lastet inn, feil priser, ikke alle brukere får tilgang osv. skjer til tross for de beste garantiene.
• Selv om kontraktsvarer identifiseres på leverandørens portal, vil brukere fortsatt kunne kjøpe ikke-kontraktsvarer i de fleste tilfeller. Med mindre dette administreres, vil dette føre til overdreven haleforbruk.
Hvordan ERA hjelper med kontraktsprosessen og utover.
• ERA har ekspertisen og markedskunnskapen til å analysere, markedsføre og overvåke dine kjøp av kontorrekvisita, dvs. administrere hele prosessen.
• ERA vil administrere kontraktsprosessen for å optimalisere kontraktsvilkårene for vår klient.
• ERA vil administrere implementeringsprosessen sammen med leverandøren for å sikre samsvar.
• ERA vil gjennomgå og rapportere tilbake om kjøp, identifisere avvik og søke passende kompensasjon.
• ERA vil overvåke kjøp og gi råd om endringer i kontraktskurven i henhold til kundens krav.
ERA Group er i dette markedet hver dag med en rekke kunder i ulike bransjer, og vi bringer denne erfaringen og markedskunnskapen til deg. Målet vårt er å senke kostnader og minimere faktureringsmengden, samtidig som vi tilbyr den beste løsningen for din organisasjon.
