Agiles Management und robotergestützte Prozessautomatisierung – die richtigen Werkzeuge für Krisenzeiten!

Sind Agilität und RPA derzeit nur Modewörter oder sind sie echte Hilfen in Krisenzeiten?

RPA – Robotic Process Automation – ist derzeit ein relativ gängiger Begriff. Die Automatisierung dieser Prozesse ist ein wichtiges Thema, insbesondere in großen Unternehmen mit einer hohen Anzahl an Verwaltungsvorgängen. Unternehmen können so viele Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter einsparen und damit die Effizienz der Prozesse sowie die Flexibilität in Krisenzeiten steigern. „Agil“ zu sein, ist ebenso wichtig. Agiles Projektmanagement basiert auf der Idee der schrittweisen Produktlieferung in Situationen, in denen das Endprodukt zu Beginn nicht genau definiert werden kann. Mit anderen Worten: Wir wissen, was wir erreichen wollen, kennen aber noch nicht alle Details des Auftrags, oder das Umfeld um uns herum verändert sich dynamisch. Ein interessanter Aspekt dieses Ansatzes ist, dass wir das Endprodukt durch diese schrittweisen Schritte zur Perfektion bringen können; gleichzeitig sind wir jedoch in der Lage, die Kosten sehr gut zu kontrollieren, gerade weil wir das Produkt schrittweise liefern und verbessern. Kostenkontrolle ist derzeit besonders wichtig. Durch die Kombination von Agilität und RPA werden Schlagworte zu einem sehr effektiven Ansatz für die Automatisierung in einer Zeit, die einerseits Flexibilität und Effizienz (Automatisierung) erfordert, andererseits aber mehr denn je eine strenge Kostenkontrolle. Wir werden daher Teile des Prozesses schrittweise automatisieren, je nachdem, wie kritisch der Prozess für uns ist und wie viel wir für seine Automatisierung aufwenden müssen. Ideal in einer Zeit nach der Krise.

Ist alles so einfach, wie es auf den ersten Blick scheint?

In beiden Fällen muss man wissen, wie es geht. Bei der Einführung von RPA muss man wissen, welche Prozesse automatisiert werden können. Ob es sich lohnt, ob es technisch möglich ist und welche Prozesse eher früher und welche eher später automatisiert werden sollten. Beim agilen Projektmanagement ist es notwendig, die richtigen Voraussetzungen zu schaffen, die richtigen Personen in den Prozess einzubeziehen und bestimmte Regeln zu befolgen, die agile Projekte unterstützen. In beiden Fällen ist es dann notwendig, dem gesamten Unternehmensteam das „Warum“ überzeugend zu vermitteln. Eine Möglichkeit besteht darin, Ihre internen Experten schulen zu lassen; es gibt zahlreiche Schulungsangebote auf dem Markt. Eine andere Möglichkeit besteht darin, externe Spezialisten hinzuzuziehen, die das Unternehmen durch den gesamten Prozess begleiten. Dies können externe Berater sein, insbesondere bei kurzfristigen Projekten, oder Interim-Manager bei längerfristigen Projekten. Ein Interim-Manager kann als Teil interner Teams fungieren, wodurch Bedenken hinsichtlich der Zusammenarbeit mit einer dritten, unabhängigen Partei ausgeräumt werden.