Pe măsură ce ne apropiem de al doilea trimestru, atenția noastră se îndreaptă către întocmirea rapoartelor și a datelor pentru raportarea privind primul trimestru, în diverse sectoare.
Mai jos găsiți o prezentare generală a principalelor rezultate și activități din ultima lună.
Catering școlar și monitorizarea bugetului
Pentru clienții noștri din sectorul școlar, atenția și pregătirile încep să se concentreze asupra rapoartelor privind alimentația și serviciile de catering din primul trimestru, care oferă informații valoroase cu privire la performanța financiară a achizițiilor de produse alimentare.
Întrucât aceste școli funcționează pe baza unui buget anual, acest raport inițial oferă o primă imagine esențială asupra modului în care se încadrează în buget, incluzând cele mai recente estimări pentru întregul an (LE). Acest raport ne ajută să identificăm tendințele și evidențiază domeniile care necesită atenție.
Este un element esențial pentru gestionarea costurilor.
Raportarea trimestrială privind unitățile de îngrijire a persoanelor vârstnice (Q30)
În prezent, finalizăm raportul pentru trimestrul 30 al unui client din domeniul îngrijirii persoanelor vârstnice, în vederea prezentării. Acest raport prezintă în detaliu economiile realizate pe trimestru, analizează tendințele de achiziție, identifică anomaliile, cum ar fi variațiile de preț față de termenii contractuali, și oferă recomandări și sugestii privind măsurile corective.
Prezentările noastre față în față ale acestor rapoarte generează discuții interesante și aprofundate, contribuind la luarea deciziilor strategice și la elaborarea rapoartelor interne. Deși realizăm aceste rapoarte de 30 de trimestre, continuăm să identificăm oportunități de reducere a costurilor.
După ce raportul a fost prezentat echipei financiare, ne facem timp să discutăm cu bucătarul-șef și să-l punem la curent cu situația actuală.
Pregătirea documentației de licitație pentru un centru de îngrijire a persoanelor vârstnice
Ca răspuns la modificările survenite în acordurile cu furnizorii, aceeași unitate de îngrijire a persoanelor vârstnice a solicitat o analiză cuprinzătoare a pieței pentru toate categoriile de produse alimentare, în vederea identificării unor posibile reduceri suplimentare ale costurilor cu aprovizionarea cu alimente. Având în vedere evoluția condițiilor de piață și timpul scurs de la ultima analiză a pieței, momentul actual este unul oportun pentru această analiză. Prin urmare, începem pregătirea documentației de licitație care va fi trimisă furnizorilor selectați.
Noi proiecte din categoria consumabilelor industriale
Un client cu care am încheiat recent un contract ne-a însărcinat să identificăm posibilități de reducere a costurilor pentru două categorii industriale, în cadrul unei inițiative mai ample de gestionare a costurilor. Punctul de plecare constă în analiza datelor din registrul general pe ultimele 12 luni pentru a identifica toți furnizorii relevanți – un demers care oferă, încă de la început, câteva perspective generale destul de interesante.
Având în vedere că sunt implicați peste 300 de furnizori, procesul de colectare a datelor va fi unul de amploare, necesitând extragerea informațiilor esențiale dintr-un număr foarte mare de facturi în format PDF, inițial în Excel, iar apoi în Power BI. În ciuda volumului de muncă considerabil, acest punct de plecare este esențial pentru a asigura o analiză completă a costurilor.
Importanța monitorizării în gestionarea costurilor
Revenind la faza de monitorizare, care a reprezentat cea mai mare parte a activității din ultima lună, această etapă a proiectului este la fel de importantă – dacă nu chiar mai importantă – decât fazele de analiză și de licitație. Aici ne asigurăm că toată munca depusă anterior dă roade și că rezultatele sunt durabile. La ERA Group, faza de monitorizare se întinde pe o perioadă de până la trei ani. Tot aici încep să joace un rol important informațiile suplimentare și analizele comparative.
Revenind la faza de monitorizare, care a reprezentat cea mai mare parte a activității din ultima lună; faza de monitorizare a unui proiect este la fel de importantă – dacă nu chiar mai importantă – decât fazele de analiză și de licitație.
Monitorizarea continuă garantează că clienții beneficiază de prețurile și serviciile convenite, rezolvând în același timp eventualele probleme care pot apărea între client și furnizori. Iată câteva exemple de probleme care au apărut în trecut:
- Furnizorul a încărcat un fișier cu prețuri incorecte, care a fost identificat abia în cadrul unei revizuiri trimestriale; în caz contrar, acest lucru ar fi putut trece neobservat.
- Articolele incluse în contract au fost eliminate din greșeală din lista de articole contractuale și facturate la tarife necontractuale semnificativ mai mari, ceea ce a dus, în timp, la plăți excesive substanțiale.
Greșelile se întâmplă, chiar și atunci când toate părțile implicate au cele mai bune intenții.
Structura comisioanelor bazate pe performanță a Grupului ERA
Tot în cadrul acestor etape de raportare trimestrială se stabilește comisionul efectiv al ERA Group. Deși la începutul proiectului structura comisioanelor este convenită ca procent din economiile realizate, plățile efective încep să fie calculate pe baza economiilor reale înregistrate în perioada de raportare trimestrială.
Spre deosebire de modelele tradiționale de consultanță, abordarea noastră presupune plăți eșalonate pe toată durata proiectului. Astfel, se asigură un impact minim asupra fluxului de numerar al clientului, proiectul fiind autofinanțat din economiile realizate. Desigur, dacă nu se realizează economii, nu se percep onorarii, iar proiectul nu ajunge niciodată în această etapă.
Aștept cu nerăbdare să vă țin la curent cu noutățile pe măsură ce vom avansa în etapele de colectare a datelor, analiză, implementare și monitorizare în lunile următoare.
