Controlul și gestionarea cheltuielilor unei companii reprezintă întotdeauna o sarcină dificilă pentru orice întreprindere, indiferent de sectorul de activitate și de dimensiunea acesteia. Iar când vine vorba de cheltuielile de telefonie, lucrurile devin și mai complexe. La urma urmei, telefonia este prezentă în toate sectoarele de activitate, cu o importanță mai mare sau mai mică. Gestionarea costurilor de telefonie necesită mult mai mult decât cunoașterea tarifelor operatorilor, a termenelor de plată a facturilor și compararea sumelor bugetate cu cele reale. O serie de măsuri zilnice pot contribui la un control și o gestionare mai bune a cheltuielilor de telefonie ale companiei. Să vorbim despre câteva dintre ele.
Evaluarea profilurilor de consum ale angajaților în cadrul gestionării serviciilor de telefonie
În cadrul companiilor, există domenii în care telefonia are doar un rol secundar în desfășurarea activităților și domenii în care acest cost este esențial pentru performanță – de exemplu, serviciul de relații cu clienții.
Și chiar în cadrul acestor departamente, poate exista o astfel de diferențiere. Din acest motiv, înțelegerea profilului profesional al angajaților și a departamentelor reprezintă un prim pas în evaluarea nevoilor, în reevaluarea individuală a costurilor și, prin urmare, nu numai în reducerea costurilor, ci și în îmbunătățirea performanței în anumite sectoare.
Încurajați participarea angajaților la gestionarea serviciilor de telefonie
Acesta este un aspect pe care multe companii îl explorează prea puțin, dar care dă de obicei rezultate foarte bune, mai ales în ceea ce privește costurile de telefonie mobilă, unde fiecare angajat are o responsabilitate individuală.
Un agent de vânzări, de exemplu, ar putea semnala că întâmpină dificultăți în utilizarea terminalului în anumite regiuni. Un angajat din departamentul de achiziții ar putea dori să utilizeze un dispozitiv mai performant din punct de vedere tehnologic pentru comunicarea cu furnizorii, în cazurile în care nu este necesar să se recurgă la apeluri telefonice.
Astfel, fiecare angajat poate vorbi despre dificultăți, restricțiile actuale și sugestii, nu doar în ceea ce privește munca sa, ci și în ceea ce privește compania.
Este recomandabil să se realizeze un sondaj privind obiceiurile și nevoile utilizatorilor și să se colecteze eventualele sugestii. Utilizatorii semnalează adesea aspecte pe care o perspectivă de ansamblu nu le ia întotdeauna în considerare, deoarece aceasta tinde să să limiteze pe toată lumea în tiparele de consum.
Fiecare post de lucru poate veni cu idei excelente pentru îmbunătățirea gestionării serviciilor de telefonie ale companiei.
Crearea unor procese pentru gestionarea serviciilor de telefonie
Costurile de telefonie sunt prezente în toate departamentele companiei și sunt generate individual, în funcție de nevoile de consum ale fiecărui angajat. Prin urmare, este normal ca fiecare persoană și fiecare departament să dispună de o modalitate de gestionare a acestora, cu grade diferite de prioritate.
Totuși, acest lucru ajunge să îngreuneze activitatea de management, mai ales când vine vorba de evaluarea rezultatelor.
Abordarea ideală constă în proiectarea și crearea unor procese care să acopere toate etapele, de la încheierea unui contract până la consumul zilnic, analizând costurile și acțiunile din fiecare etapă. Un alt aspect important este înțelegerea modului în care procesele influențează și sunt influențate de fiecare departament al companiei.
Ideea principală este de a defini un flux care să standardizeze modul de control și gestionare.
Implementarea unui sistem de gestionare a telecomunicațiilor
Un sistem de management este un aliat de nădejde în toate activitățile de verificare, monitorizare, audit și analiză a costurilor de telefonie ale companiei. Aceste costuri implică un volum mare de date și, odată consolidate, permit realizarea unor analize și interpretări diverse.
Foile de calcul pot fi soluții adecvate pentru întreprinderile mici și mijlocii cu un număr redus de rânduri, dar, în general, mai ales în cadrul companiilor mari, acestea împiedică evaluarea rapidă a rezultatelor și partajarea analizelor.
Soluțiile eficiente de sisteme corporative disponibile pe piață oferă module prin care putem gestiona diverse informații legate de telefonia companiei:
- Fondul de active;
- Contractele, cu detaliile, valorile și datele de expirare ale acestora;
- Linii, utilizatori, abonamentul asociat și istoricul plăților;
- Plățile efectuate și creditele de recuperat.
Putem găsi, de asemenea, soluții de sistem specifice, dotate cu diverse funcționalități. Ceea ce trebuie să avem în vedere este ușurința de utilizare în ceea ce privește introducerea datelor (sau gestionarea fișierelor electronice de către operatori) și flexibilitatea necesară pentru a extrage date din diverse opțiuni și rapoarte de performanță.
Identificarea și inventarierea echipamentelor de telefonie ale companiei
Prin „resurse de telefonie” ne referim la dispozitive fixe și mobile, precum și la centrale telefonice, liniile acestora și planurile tarifare aferente fiecăruia. Este vorba despre ansamblul elementelor pe care echipele de lucru le pot utiliza în cadrul activităților lor.
Controlul și inventarierea periodică vă permit să înțelegeți diverse aspecte care influențează calitatea și costurile serviciilor de telefonie în cadrul companiei:
Verificați numărul de dispozitive
- Multe modele sunt vechi și nu sunt compatibile cu tehnologiile actuale de comunicare instantanee, care permit reducerea costurilor cu telefonia vocală prin utilizarea telefoniei de date, mai ieftină, și a rețelelor Wi-Fi.
- Un alt aspect important îl reprezintă dispozitivele neutilizate, aparținând angajaților care au părăsit compania sau s-au mutat în alte departamente. Acestea pot fi folosite de noii angajați sau vândute – există oferte interne disponibile.
Verificați numărul de linii și planuri, precum și dimensiunile
- Liniile neutilizate sau cele care nu sunt dimensionate corespunzător pentru zona respectivă; stocul permite redistribuirea către zonele în care există deficit, evitându-se astfel contractele inutile.
- Planurile care nu acoperă nevoile sau sunt supraevaluate – acestea includ beneficii care nu corespund nevoilor utilizatorului sau servicii care nu sunt necesare, ceea ce permite reducerea planului și a valorii acestuia.
O evaluare inițială poate evidenția toate aceste aspecte, iar pe baza acesteia putem ajunge la soluțiile cele mai potrivite, în funcție de profilul de consum al utilizatorului și al companiei.
Verificați și controlați facturile telefonice
La fel de important ca renegocierea și obținerea celor mai bune tarife pentru fiecare linie este verificarea lunară a fiecărei facturi pe care o primiți, în special pentru a identifica eventualele costuri suplimentare.
Este posibil ca acestea să fie necesități care nu sunt acoperite de plan, iar evaluarea motivului pentru care apar este importantă pentru a stabili dacă vor fi recurente și dacă includerea lor în plan ar fi mai economică. Sau poate fi vorba de cheltuieli nejustificate, generate de obiceiurile utilizatorului sau de tarife aplicate de operator fără un contract.
Aceste verificări vor contribui nu numai la monitorizarea activității operatorilor, ci și la urmărirea obiceiurilor de consum ale utilizatorilor, solicitându-le un angajament mai puternic față de obiectivele companiei și de bunele practici.
Auditul reprezintă un punct de plecare important pentru procesul de verificare de rutină; acesta permite identificarea taxelor nejustificate percepute retroactiv și luarea de măsuri împotriva operatorului. Se estimează că, în medie, 7% din sumele facturate sunt nejustificate.
Cu alte cuvinte, este vorba de o sumă considerabilă care trebuie recuperată.
Renegociați întotdeauna și căutați noi furnizori
Căutarea de noi furnizori poate părea complicată pe o piață dominată de patru sau cinci companii mari și birocratice. Însă realitatea de astăzi este cu totul alta.
Există portabilitatea, care permite schimbări rapide. Iar cel mai important aspect este competitivitatea sectorului; operatorii au început să ofere pachete din ce în ce mai flexibile pentru a atrage clienți cu prețuri mai avantajoase.
Contractele de furnizare trebuie negociate în cele mai bune condiții posibile, întrucât acestea reprezintă o soluție pe termen lung și conțin clauze stricte de reziliere.
ERA Group, o firmă internațională de consultanță specializată în gestionarea costurilor, dispune de o metodologie recunoscută în materie de eficiență și de profesioniști calificați, cu experiență în domeniu.
