Serviciile de curățenie și igienizare se numără printre cele mai importante din cadrul companiilor.
În cazul sălilor de sport, al supermarketurilor și al restaurantelor, de exemplu, această investiție poate avea chiar o prioritate mai mare. Pe lângă forța de muncă, acest tip de serviciu necesită utilizarea unei serie de componente pentru o funcționare corespunzătoare, care fac parte din structura costurilor. Iată câteva măsuri simple pe care le puteți implementa pentru a contribui la reducerea costurilor de curățenie și igienizare în cadrul companiei dumneavoastră. Deși pentru multe persoane serviciile de curățenie și igienizare par invizibile în cadrul companiilor, acestea reprezintă o activitate de o importanță capitală în viața de zi cu zi.
În cadrul unor companii precum supermarketurile, sălile de sport, clinicile și restaurantele, curățenia și igiena sunt esențiale pentru imaginea întregii afaceri.
Echipele asigură menținerea unor condiții de igienă adecvate în toate spațiile, contribuind astfel la bunăstarea și calitatea vieții angajaților și a managerilor. Un mediu bine întreținut îi motivează pe oameni și îi face să se simtă confortabil. În plus, acesta contribuie la crearea unei imagini pozitive a companiei în rândul clienților și partenerilor.
Cu toate acestea, este un domeniu al managementului care cuprinde o serie de componente:
- Resurse structurale: echipamente de diferite dimensiuni, în funcție de amploarea și tipul activităților întreprinderii;
- Produse: pe piață există o gamă largă de produse destinate diverselor aplicații și cu caracteristici specifice;
- Resurse umane: personal calificat și instruit;
- Formare: formare continuă pentru echipe;
- Apa și energia: acesta este un domeniu în care consumul este de obicei ridicat.
După cum se poate observa, pentru fiecare dintre aceste elemente există și alte aspecte – întreținerea echipamentelor, cheltuielile legate de rezilierea contractelor, controlul consumului – care conferă sectorului de curățenie și igienizare un caracter complex, ceea ce înseamnă că, în practică, acesta poate deveni o companie în cadrul companiei.
Cum poți să-ți dai seama dacă costurile companiei tale cu curățenia și igiena sunt adecvate? Și când ne dăm seama că sunt prea mari și trebuie reduse?
Să vorbim despre 6 sfaturi pentru reducerea costurilor cu serviciile de curățenie și igienizare în cadrul companiilor.
Importanța planului de management pentru serviciile de curățenie în cadrul companiilor
Sectorul de curățenie și igienizare este alcătuit, de obicei, dintr-un grup de angajați care își desfășoară activitatea în întreaga companie, fie în timpul programului de lucru, fie în ture, astfel încât este necesară o planificare pentru a se asigura că eforturile sunt utilizate cât mai eficient posibil:
- Identificați corect zonele și cererile;
- Evitați să faceți curățenie în momente nepotrivite;
- Reacționați rapid în situații de urgență;
- Construiește o relație sănătoasă cu ceilalți colegi.
Toate aceste măsuri au ca scop obținerea celor mai bune performanțe și rezultate, în beneficiul mediului. În plus, este necesar să se ofere îndrumări cu privire la utilizarea rațională a produselor, funcționarea corectă a echipamentelor și procedurile adecvate în fiecare domeniu, printre altele.
Un plan de gestionare eficient ar trebui să definească:
- Cum vor fi curățate spațiile companiei și cu ce frecvență;
- Produse, echipamente, programe și proceduri;
- Programul de curățenie și igienizare – zone, zile și ore pentru curățenia de rutină și ocazională;
- Lista angajaților;
- Proceduri privind utilizarea și depozitarea echipamentelor și produselor de curățenie;
- Politica privind consumul rațional de apă și energie;
- Codul de conduită în incinta companiei;
- Linii directoare privind utilizarea uniformelor și a echipamentelor de protecție;
- Bugetul lunar pentru toate costurile de funcționare din zonă;
- Audituri și indicatori de performanță.
Ca în orice domeniu al unei companii, succesul sectorului de curățenie și igienizare depinde de o gestionare atentă, care să analizeze evoluția diverselor costuri implicate.
Cum putem reduce costurile serviciilor de curățenie ale companiei?
Chiar și având în vedere necesitatea și complexitatea activităților, precum și costurile din sectorul curățeniei și igienei, există numeroase opțiuni eficiente pentru reducerea costurilor:
1. Verificați în mod constant prețurile produselor de curățenie
Aceasta este o regulă care se regăsește în toate manualele de gestionare a costurilor, dar în acest caz este și mai importantă. Există o mare varietate de produse, mărci și calități, așa că este necesar să se analizeze cu atenție opțiunile disponibile pe piață și modalitățile de a achiziționa cantități mari la cel mai bun preț.
2. Investiți în formarea angajaților
Este esențial ca oamenii să știe cum să utilizeze produsele și echipamentele de curățenie în modul cel mai eficient, pentru o utilizare optimă și eficientă a apei și a energiei, două elemente care, de obicei, grevează semnificativ bugetele companiilor.
Un alt aspect important este aplicarea celor mai bune practici în materie de curățenie și utilizarea echipamentului de protecție, nu doar pentru a economisi timp și materiale, ci și din motive de sănătate, prin adoptarea unor posturi corecte.
3. Încurajați participarea celorlalți angajați
Aici aplicăm același principiu ca în cazul echipelor de curățenie urbană și publică: existența lor nu înseamnă că trebuie să neglijăm curățenia și igiena din cadrul departamentelor. Compania ar trebui să adopte ca procedură standard respectarea de către toți a unor reguli simple pentru menținerea curățeniei în zona de lucru, fără zone în care să se acumuleze murdăria, resturile alimentare și insectele, inclusiv în sertare.
În plus, este esențial să se elimine materialele inutile, fie ca deșeuri, fie pentru reciclare. În acest fel, se poate reduce consumul de produse și echipamente și, poate, chiar și frecvența intervențiilor echipelor de curățenie – ceea ce, în cele din urmă, ar optimiza numărul de angajați pentru acest tip de serviciu.
4. Optimizați stocul de produse pe cât posibil
Având o listă de furnizori cu care compania are o relație bună și care oferă prețuri rezonabile, s-ar putea să nu fie necesar să se stocheze materiale de curățenie în cantități mari. Important este să se asigure un control eficient al stocurilor pentru a permite înlocuirea rapidă a acestora. Acest lucru face posibilă prelungirea termenelor de achiziție și de plată.
5. Adoptarea unor practici de colectare a deșeurilor reciclabile
Companiile sunt din ce în ce mai conștiente de importanța reutilizării materialelor și a contribuției la protejarea mediului. Ideal ar fi să se elaboreze o politică care să-i oblige pe toți angajații – indiferent dacă lucrează în domeniul curățeniei sau în alte domenii – să sorteze materialele reciclabile. De fapt, în unele companii, aceste materiale sunt vândute ulterior și generează chiar venituri.
6. Luați în considerare externalizarea
După cum am văzut până acum, sectorul de curățenie și igienizare se caracterizează printr-o mare varietate de procese și costuri, pe lângă implicarea continuă a resurselor umane.
Uneori, aceasta se transformă într-o sarcină de gestionare ceva mai complexă, deoarece nu face parte din activitatea principală a companiei și necesită cunoștințe specifice. Indiferent cât de bine organizată ar fi compania, este posibil să nu dispună de cunoștințele aprofundate necesare pentru a găsi soluții la problemele cotidiene și la anumite costuri care nu se încadrează în buget.
Externalizarea poate fi o opțiune bună pentru gestionarea serviciilor de curățenie și igienizare prin intermediul unei companii care dispune de profesioniști cu experiență și experți în domeniu, care caută întotdeauna cele mai bune practici și cele mai avantajoase costuri pentru clienți, în acest caz, pentru compania dumneavoastră.
Externalizarea serviciilor de curățenie contribuie la reducerea costurilor?
Există o serie de alte măsuri care pot contribui la reducerea costurilor, în funcție de tipul de activitate, de dimensiunea companiei și de capitalul de investiții.
După cum se poate observa din acest articol, sectorul serviciilor de curățenie și igienizare are o importanță fundamentală pentru calitatea vieții angajaților în viața de zi cu zi, aceștia petrecând atât de multe ore în incinta companiilor. Este important să înțelegem că acesta reprezintă un centru de cost care trebuie monitorizat constant pentru a identifica cele mai bune practici în materie de optimizare a costurilor.
ERA Group, o firmă internațională de consultanță specializată în gestionarea costurilor, dispune de o metodologie recunoscută în materie de eficiență și de profesioniști calificați, cu experiență în domeniu.
