Edukacja bez kompromisów: jak Instytut Chisholm zaoszczędził 2,25 mln dolarów dzięki współpracy z ERA Group

Rosnące koszty, malejące przychody

Australijski sektor kształcenia i szkolenia zawodowego, w tym Instytut Chisholm, boryka się z poważnymi problemami finansowymi. Spadek przychodów z tytułu studiów zagranicznych oraz niepewność co do finansowania rządowego spowodowały pilną potrzebę wprowadzenia rozwiązań w zakresie zarządzania kosztami.

Na przykład Instytut borykał się z problemem rosnących kosztów mediów i usług telekomunikacyjnych, które pochłaniały znaczną część jego budżetu.

Jednocześnie rosły koszty operacyjne. Od mediów po usługi reprograficzne, od środków czystości po telekomunikację – bieżące koszty związane z prowadzeniem wielu kampusów podważały stabilność finansową.

Zarząd wyznaczył jasny cel: zwiększenie samowystarczalności finansowej. Nowo mianowany dyrektor finansowy potrzebował natychmiastowego wsparcia oraz specjalistycznej wiedzy, aby przeanalizować wydatki we wszystkich kategoriach, a zespoły wewnętrzne nie miały ani czasu, ani możliwości, by zająć się tym w pełni.

Wtedy właśnie Chisholm zwrócił się do ERA Group.

Koszty ukryte na widoku

Koszty pośrednie firmy Chisholm zostały podzielone na dziewięć kategorii: energia elektryczna, telekomunikacja, gazy przemysłowe, środki czystości, uniformy i środki ochrony indywidualnej, usługi reprograficzne, materiały biurowe, zarządzanie dokumentacją oraz podróże służbowe.

Na pierwszy rzut oka nic nie wskazywało na to, że sytuacja wymknęła się spod kontroli. Jednak bez systematycznego porównywania wyników, nieprawidłowości w wycenie dostawców, fragmentaryczne umowy oraz nieefektywność platform technologicznych sprawiały, że ukryte nadmierne wydatki uszczuplały budżety.

Wyzwanie miało dwa aspekty:

• Osiągnij szybkie i znaczne oszczędności.
• Udoskonalić procesy i umowy z dostawcami w celu zapewnienia jakości usług i ciągłości działania.

Przekształcanie spostrzeżeń w działania

Zespół ERA Group pod kierownictwem głównego konsultanta Tima Woodsa przeprowadził kompleksową analizę głównych kategorii kosztów, wykazując się przy tym rzetelnym podejściem i fachową wiedzą w zakresie zarządzania kosztami.

Dane i analizy porównawcze: Ceny dostawców i warunki umów zostały porównane z rynkowymi standardami, co pozwoliło wykryć rozbieżności i niespójności.

Technologia i procesy: ERA zidentyfikowała przestarzałe systemy i platformy, które ograniczały przejrzystość i zgodność z przepisami.

Racjonalizacja dostawców: Uproszczono umowy, zredukowano liczbę dostawców i renegocjowano warunki w celu poprawy konkurencyjności i jakości.

Odpowiedzialność społeczna przedsiębiorstw a ciągłość działania: W przypadku wrażliwych kategorii, takich jak mundury i środki ochrony indywidualnej, firma ERA zapewniła zgodność z normami instytucjonalnymi, oferując jednocześnie korzystniejsze warunki.

Szczególnie złożonym wyzwaniem okazała się branża telekomunikacyjna i usług komunalnych. Rozproszone, przestarzałe umowy dotyczące wielu kampusów sprawiały, że koszty były nieprzejrzyste i trudne do kontrolowania. Firma ERA skonsolidowała umowy, wprowadziła bardziej przejrzystą strukturę i wynegocjowała korzystniejsze warunki. Efektem tego były nie tylko oszczędności finansowe, ale także uproszczenie zarządzania dla dyrektora finansowego i zespołu ds. zamówień.

Przez cały czas firma ERA zajmowała się kwestiami operacyjnymi związanymi z transformacją. Dzięki bezpośredniemu zarządzaniu współpracą z dostawcami i przekazywaniem umów projekt wymagał minimalnego zaangażowania kierownictwa i pracowników Chisholm – co było kluczowym czynnikiem pozwalającym skupić się na realizacji zadań edukacyjnych. Dyrektor finansowy i zespół ds. zamówień odegrali w tym procesie kluczową rolę, dostarczając cennych spostrzeżeń i informacji zwrotnych.

Oszczędności w wysokości 2,25 mln dolarów, średnia redukcja kosztów o ponad 30%

Firma ERA zapewniła średnio ponad 30-procentowe oszczędności w dziewięciu kategoriach, co odpowiada 2,25 mln dolarów rocznych oszczędności.

W zestawieniu wyników uwzględniono:

• W niektórych kategoriach oszczędności sięgają nawet 55%.
• W pozostałych przypadkach wyniki były skromniejsze, ale znaczące – wyniosły 15%.
• Ogólnie silniejsza i bardziej zrównoważona struktura kosztów, potwierdzona w ciągu 24 miesięcy w ramach monitoringu przeprowadzonego przez ERA.

„Udało nam się również wdrożyć usprawnione procesy, poprawić jakość dostaw, ujednolicić umowy z dostawcami oraz zoptymalizować platformy technologiczne w niemal każdej kategorii wydatków. Wszystko to odbyło się przy minimalnym nakładzie czasu ze strony kierownictwa i pracowników, co znacznie ułatwiło im ten proces”. — Tim Woods, główny konsultant, ERA Group

Rozwiązania firmy ERA nie tylko przyniosły znaczne oszczędności, ale także zapewniły coś mniej namacalnego, a jednocześnie równie cennego: pewność. Dyrektor finansowy i zarząd mieli teraz pewność, że koszty są zrozumiałe, kontrolowane i zarządzane w sposób strategiczny, co uwolniło ich od ciężaru niepewności finansowej i dało poczucie bezpieczeństwa.

Długoterminowa wartość: pewność, a nie tylko oszczędności

Nieustanna rola ERA stanowi dowód naszego zaangażowania w zapewnienie stabilności finansowej Chisholm. Poprzez monitorowanie wyników dostawców, weryfikację oszczędności oraz przekazywanie informacji kierownictwu, ERA gwarantuje, że Chisholm zachowuje stabilność finansową pomimo zewnętrznych niepewności, zapewniając poczucie bezpieczeństwa i wzbudzając zaufanie co do przyszłości Instytutu.

Projekt ten pozwolił również kierownictwu wyższego szczebla skupić się na podstawowej misji Chisholm – zapewnianiu wysokiej jakości edukacji – zamiast zajmować się kwestiami kontroli kosztów, co przyniosło poczucie ulgi i pewności co do przyszłości Instytutu.

W ramach tej transformacji:

• Większa niezależność finansowa.
• Większa przejrzystość i lepsze przestrzeganie przepisów przez dostawców.
• Uproszczenie procedur i zmniejszenie obciążeń administracyjnych.
• Zapewniliśmy wysoką jakość usług, jednocześnie osiągając znaczne oszczędności.

„Oprócz oszczędności finansowych najważniejszą korzyścią jest pewność – świadomość, że koszty są zrozumiałe, pod kontrolą i strategicznie zarządzane.” — Kierownictwo Instytutu Chisholm

Inwestowanie w edukację poprzez kontrolę kosztów

Dla Instytutu Chisholm partnerstwo z ERA pokazało, że oszczędności i jakość kształcenia mogą iść w parze. Dzięki strategicznemu podejściu do kosztów pośrednich firma ERA zapewniła milionowe oszczędności roczne, jednocześnie wzmacniając procesy w perspektywie długoterminowej.

Dzięki zgromadzonym oszczędnościom w wysokości 2,25 mln dolarów, średniej redukcji kosztów o ponad 30% oraz większemu zaufaniu do kierownictwa Instytut może teraz przeznaczyć więcej środków na swoich studentów i realizację swojej misji.

Dla liderów edukacji borykających się z podobnymi wyzwaniami wniosek jest jasny: w każdej organizacji kryją się niewykorzystane możliwości. ERA je odkrywa, wykorzystuje i dba o to, by były trwałe.