Grupa ERA pomaga organizacji Catholic Charities of Denver przeznaczyć miliony dolarów na realizację swojej misji

Klient

Organizacja Catholic Charities of Denver zapewnia schronienie, wyżywienie, zakwaterowanie, edukację i doradztwo oraz udziela pomocy w sytuacjach kryzysowych i świadczy niezbędne usługi mieszkańcom północnej części Kolorado.

Jako jeden z największych spośród 167 oddziałów organizacji Catholic Charities w całych Stanach Zjednoczonych, oddział Catholic Charities w Denver koncentruje się na szerokim spektrum działań, obejmującym: zapewnianie mieszkań po przystępnych cenach, edukację wczesnoszkolną, a także pomoc w zakresie schronisk, wsparcia dla kobiet, osób starszych, rodzin, krewnych, parafii, społeczności oraz poradnictwa.

W ciągu ostatniego roku organizacja CCD pomogła ponad 53 000 osób, zapewniła ponad 125 000 noclegów i wydała 400 000 posiłków. Organizacja dysponuje rocznym budżetem w wysokości 60 milionów dolarów i zatrudnia około 600 pracowników.

Wyzwanie

Brak scentralizowanych wewnętrznych zasobów kadrowych oraz procedur dotyczących zamówień zewnętrznych uniemożliwił firmie CCD rozszerzenie zakresu usług, konsolidację dostawców, zwiększenie wydajności – oraz oszczędność środków.

Dział mieszkaniowy CCD (Archdiocesan Housing, Inc. – „AHI”) odpowiada za około połowę wszystkich usług świadczonych przez organizację każdego roku. AHI zarządza 30 nieruchomościami obejmującymi 1 700 lokali, w których mieszka około 3 500 osób. Zarządzanie obiektami stanowi jeden z głównych obszarów wydatków w ramach tego działu i wymaga zaangażowania wielu pracowników wewnętrznych, w tym techników konserwacji, dozorców, sprzątaczy i innych. Organizacja współpracuje również z kilkuset zewnętrznymi dostawcami usług w zakresie konserwacji nieruchomości.

Podobnie jak wiele innych organizacji non-profit, CCD działa bez scentralizowanego działu zaopatrzenia, który miałby wgląd w całą strukturę organizacji i mógłby wskazać, gdzie można wykorzystać efekt skali, konsolidację dostawców oraz siłę nabywczą w celu obniżenia kosztów oraz zwiększenia wydajności i zakresu usług. Dyrektor finansowy Phil Vottiero zdawał sobie sprawę, że Catholic Charities of Denver odniosłoby korzyści z istnienia takiego działu, ale doszedł do wniosku, że być może należałoby pozyskać go spoza organizacji.

Rozwiązanie

ERA opracowała hybrydowy model zarządzania obiektami wewnętrznymi, który pozwala nadzorować dostawców i pracowników wewnętrznych przy jednoczesnym zachowaniu rygorystycznych standardów obsługi.

Pod koniec 2020 roku firma Vottiero nawiązała współpracę z ERA Group. Zadaniem ERA Group było przeanalizowanie całości wydatków agencji oraz opracowanie różnych schematów działania, które umożliwiłyby CCD ocenę wydatków w wielu obszarach, z których najważniejszym był sektor mieszkaniowy.

„Dzięki zaangażowaniu takiego eksperta jak ERA, który zapewnił nam niezależną opinię i obiektywną ocenę, mogliśmy przyjrzeć się sposobowi wydatkowania środków oraz zidentyfikować obszary, w których traciliśmy szanse – a tego nigdy nie udałoby nam się osiągnąć samodzielnie”. — Phil Vottiero, dyrektor finansowy, Catholic Charities of Denver

Grupa ERA uznała, że ograniczenie wydatków na zewnętrznych dostawców to tylko część możliwości. Oprócz opracowania planu lepszego zarządzania dostawcami postanowiono przeanalizować wewnętrzną kadrę CCD, aby osiągnąć rzeczywisty efekt.

Firma CCD była w pełni zaangażowana w dbanie o dobro swoich pracowników, dlatego zlecanie zadań podmiotom zewnętrznym nigdy nie wchodziło w grę. Była również nieugięta w kwestii utrzymania bardzo wysokiego poziomu usług, do którego przyzwyczaili się jej mieszkańcy.

ERA opracowała dla organizacji model hybrydowy – tzw. „zintegrowany projekt zarządzania obiektami” – w ramach którego maksymalnie wykorzystano by potencjał pracowników w całej agencji, a zarządzanie dostawcami zostało scentralizowane i powierzone zewnętrznemu podmiotowi pełniącemu funkcję zintegrowanego zarządcy obiektów (IFM). Żaden z pracowników nie zostałby zwolniony ani nie straciłby stanowiska.

W przypadku odejścia pracownika – IFM – we współpracy z CCD – dokona oceny sytuacji i ustali, czy dane stanowisko wymaga obsadzenia nową osobą, czy też wystarczy je uzupełnić godzinami pracy zapewnionymi przez IFM. Ten długoterminowy plan uwzględniał wszystkie zobowiązania organizacji wobec pracowników, a jednocześnie z czasem pozwolił na wdrożenie znacznie bardziej wydajnego i opłacalnego modelu działania.

Firma ERA pomogła w zatrudnieniu odpowiedniego kierownika ds. zarządzania obiektami, który zajmuje się wszystkimi bieżącymi zadaniami związanymi z konserwacją, współpracując zarówno z pracownikami, jak i dostawcami, a także zarządza projektami inwestycyjnymi.

„To program oszczędnościowy, który nieustannie ewoluuje, ponieważ zawiera dynamiczny element – ludzi – którego staramy się dostosować, abyśmy mogli zacząć osiągać większe oszczędności. Firma ERA podchodzi do tego w wyjątkowy sposób. Widzimy, jak można zwiększyć wydajność, a także jak zmiana zakresu obowiązków służbowych oraz możliwość spojrzenia na wszystkie nieruchomości i podmioty gospodarcze może zmienić sytuację. Nigdy wcześniej nie byłem w stanie tego zrobić”. — Phil Vottiero, dyrektor finansowy, Catholic Charities of Denver

Wynik

CCD ma szansę osiągnąć maksymalną wydajność i oszczędności rzędu ponad 30% rocznie już w samym ministerstwie ds. mieszkalnictwa, co skłoniło tę instytucję do zwrócenia się do ERA z prośbą o rozszerzenie zakresu działania na całą organizację.

Na prośbę Vottiero agencja ERA opracowała program ramowy, który ma być realizowany we wszystkich ministerstwach w celu osiągnięcia oszczędności finansowych i zwiększenia efektywności.

„Jeśli nie będziemy rozważnie zarządzać tym, co otrzymaliśmy, to nie tylko marnujemy pieniądze, zasoby i energię, ale także postępujemy wbrew temu, do czego zostaliśmy powołani, a mianowicie do tego, by wykorzystywać to, co otrzymaliśmy, z maksymalną wydajnością”. — Phil Vottiero, dyrektor finansowy organizacji Catholic Charities of Denver

Każdy dolar zaoszczędzony przez CCD pozwala tej organizacji nieść pomoc większej liczbie osób potrzebujących w ramach prowadzonych przez nią działań. Dzięki samemu tylko projektowi zintegrowanych obiektów organizacja Catholic Charities of Denver ma szansę zaoszczędzić ponad 30 milionów dolarów w ciągu 10 lat.

Łączne roczne oszczędności: 1 116 000 dolarów

• IFM: 620 000 dolarów
• Konserwacja/naprawy: 116 000 dolarów
• Usługi gastronomiczne: 103 600 dolarów
• Telekomunikacja: 93 600 dolarów
• Gospodarka odpadami: 56 700 dolarów
• Materiały biurowe i środki czystości: 54 000 dolarów
• Energetyka/usługi komunalne: 30 700 dolarów
• Technologie informacyjne: 30 000 dolarów
• Materiały drukowane i promocyjne: 11 400 dolarów

„ERA to partner, a nie dostawca. Nie da się tego wystarczająco podkreślić. Wszyscy mieliśmy okazję współpracować z wieloma konsultantami i wykonawcami, a jest ich więcej niż wystarczająco, którzy zamiast rozwiązywać problemy, generują jeszcze więcej pracy. ERA od samego początku stworzyła model, który był łatwy do naśladowania, nie obciążał żadnej osoby ani obszaru i pozwolił nam realizować szeroki wachlarz projektów. ERA zapewniła nam ogromną szansę na realizację naszej misji poprzez wykorzystanie przyznanych nam zasobów i umożliwienie nam przeznaczenia oszczędności na dodatkowe programy o dużym znaczeniu”. — Phil Vottiero, dyrektor finansowy, Catholic Charities of Denver