Grupa ERA pomaga organizacji Catholic Charities of Denver przeznaczyć miliony dolarów na realizację swojej misji

Klient

Catholic Charities of Denver shelters, feeds, houses, educates, counsels, and provides emergency assistance and critical services to people in Northern Colorado. As one of the largest of Catholic Charities’ 167 chapters across the United States, Catholic Charities of Denver’s work focuses on a wide spectrum of ministries: including affordable housing; early childhood education; as well as shelter, women, senior, family, kinship, parish, community, and counseling services.

W ciągu ostatniego roku organizacja CCD pomogła ponad 53 000 osób, zapewniła ponad 125 000 noclegów i wydała 400 000 posiłków. Organizacja dysponuje rocznym budżetem w wysokości 60 milionów dolarów i zatrudnia około 600 pracowników.

Wyzwanie

Brak scentralizowanych wewnętrznych zasobów kadrowych oraz procedur dotyczących zamówień zewnętrznych uniemożliwił firmie CCD rozszerzenie zakresu usług, konsolidację dostawców, zwiększenie wydajności – oraz oszczędność środków.

Dział mieszkaniowy CCD (Archdiocesan Housing, Inc. – „AHI”) odpowiada za około połowę wszystkich usług świadczonych przez organizację każdego roku. AHI zarządza 30 nieruchomościami obejmującymi 1 700 lokali, w których mieszka około 3 500 osób. Zarządzanie obiektami stanowi jeden z głównych obszarów wydatków w ramach tego działu i wymaga zaangażowania wielu pracowników wewnętrznych, w tym techników konserwacji, dozorców, sprzątaczy i innych. Organizacja współpracuje również z kilkuset zewnętrznymi dostawcami usług w zakresie konserwacji nieruchomości.

Like many nonprofits, CCD operates without a centralized procurement function that looks across the entirety of the organization and see where scale, vendor consolidation, and buying power could be employed to save money and increase efficiency and services. CFO Phil Vottiero knew Catholic Charities of Denver would benefit from such a function, but he realized it might need to come from outside the organization.

Rozwiązanie

ERA opracowała hybrydowy model zarządzania obiektami wewnętrznymi, który pozwala nadzorować dostawców i pracowników wewnętrznych przy jednoczesnym zachowaniu rygorystycznych standardów obsługi.

In late 2020, Vottiero brought in ERA Group. ERA Group's charge was to look at the totality of agency spending and create different workflows allowing CCD to evaluate its spending across many areas, with housing chief among them.

“To have an expert such as ERA come in and be that independent viewpoint, that separate review, allowed us to take a look at how spending was being done and where we were missing opportunities—something we would never have been able to achieve on our own,” says Phil Votterio.

Grupa ERA uznała, że ograniczenie wydatków na zewnętrznych dostawców to tylko część możliwości. Oprócz opracowania planu lepszego zarządzania dostawcami postanowiono przeanalizować wewnętrzną kadrę CCD, aby osiągnąć rzeczywisty efekt.

Firma CCD była w pełni zaangażowana w dbanie o dobro swoich pracowników, dlatego zlecanie zadań podmiotom zewnętrznym nigdy nie wchodziło w grę. Była również nieugięta w kwestii utrzymania bardzo wysokiego poziomu usług, do którego przyzwyczaili się jej mieszkańcy.

ERA opracowała dla organizacji model hybrydowy – tzw. „zintegrowany projekt zarządzania obiektami” – w ramach którego maksymalnie wykorzystano by potencjał pracowników w całej agencji, a zarządzanie dostawcami zostało scentralizowane i powierzone zewnętrznemu podmiotowi pełniącemu funkcję zintegrowanego zarządcy obiektów (IFM). Żaden z pracowników nie zostałby zwolniony ani nie straciłby stanowiska.

As turnover occurs – the IFM – in coordination with CCD will evaluate the position and determines whether such a role needs to be replaced or simply supplemented with service hours provided by the IFM. This long-range plan honored all the organization’s commitments to staff while allowing for a much more efficient and cost-effective model over time.

Firma ERA pomogła w zatrudnieniu odpowiedniego kierownika ds. zarządzania obiektami, który zajmuje się wszystkimi bieżącymi zadaniami związanymi z konserwacją, współpracując zarówno z pracownikami, jak i dostawcami, a także zarządza projektami inwestycyjnymi.

“It is an evolving savings program because we’ve got a dynamic component —people—that we’re trying to recalibrate so we can start to achieve some of these greater savings," says Vottiero. "ERA has been looking at this in a unique way. We’re seeing how there’s an efficiency gain to be had, as well as how repositioning job responsibilities and being able to look across properties and business entities can recast the picture. I’d never been able to do that before.”

Wynik

CCD ma szansę osiągnąć maksymalną wydajność i oszczędności rzędu ponad 30% rocznie już w samym ministerstwie ds. mieszkalnictwa, co skłoniło tę instytucję do zwrócenia się do ERA z prośbą o rozszerzenie zakresu działania na całą organizację.

Na prośbę Vottiero agencja ERA opracowała program ramowy, który ma być realizowany we wszystkich ministerstwach w celu osiągnięcia oszczędności finansowych i zwiększenia efektywności.

“If we do not steward what we are given judiciously, beyond wasting money, resources and energy, we are running counter to what we’re called to do, which is to take what we’re given and utilize it at its maximum efficiency,” says Vottiero.

Każdy dolar zaoszczędzony przez CCD pozwala tej organizacji nieść pomoc większej liczbie osób potrzebujących w ramach prowadzonych przez nią działań. Dzięki samemu tylko projektowi zintegrowanych obiektów organizacja Catholic Charities of Denver ma szansę zaoszczędzić ponad 30 milionów dolarów w ciągu 10 lat.

“ERA is a partner, not a vendor,” Vottiero says. “I can’t emphasize that enough. We’ve all worked with many consultants and contractors in our day, and there are more than many that create more work than they solve. What ERA did from the outset was to create a model that was easy to follow, did not burden any one individual or area, and allowed us to move forward across a wide array of projects.”

“ERA provided us a huge opportunity to further our mission by taking the resources we have been given and allowing us to redeploy savings into additional high-impact programming.”

"If we do not steward what we are given judiciously, beyond wasting money, resources and energy, we are running counter to what we’re called to do, which is to take what we’re given and utilize it at its maximum efficiency." [Phil Votterio, CFO of Catholic Charities of Denver]