Une éducation sans compromis : comment le Chisholm Institute a économisé 2,25 millions de dollars grâce à ERA Group

Hausse des coûts, baisse des recettes

Le secteur australien de l'enseignement et de la formation professionnels, dont fait partie le Chisholm Institute, est confronté à de graves difficultés financières. La baisse des recettes provenant des étudiants étrangers et l'incertitude quant au financement public ont rendu indispensable la mise en place de solutions de gestion des coûts.

Par exemple, l'Institut avait du mal à faire face à la hausse des coûts des services publics et des télécommunications, qui absorbaient une part importante de son budget.

Dans le même temps, les coûts d'exploitation ne cessaient d'augmenter. Des services publics à la reprographie, en passant par les produits d'entretien et les télécommunications, les dépenses quotidiennes liées à la gestion de plusieurs campus mettaient à mal la stabilité financière.

Le conseil d'administration a donné une directive claire : renforcer l'autonomie financière. Le directeur financier nouvellement nommé avait besoin d'être rassuré sans délai et de pouvoir s'appuyer sur une expertise spécialisée pour passer en revue les dépenses dans toutes les catégories, tâche que les équipes internes n'avaient ni le temps ni les moyens d'accomplir pleinement.

C'est alors que Chisholm s'est tourné vers ERA Group.

Des coûts qui sautent aux yeux

Les coûts indirects de Chisholm se répartissaient en neuf catégories : électricité, télécommunications, gaz industriels, produits d'entretien, uniformes et EPI, reprographie, fournitures de bureau, gestion des archives et déplacements.

À première vue, tout semblait sous contrôle. Mais en l'absence d'une analyse comparative systématique, les anomalies dans les tarifs des fournisseurs, la fragmentation des contrats et les inefficacités des plateformes technologiques entraînaient des dépenses excessives cachées qui grignotaient les budgets.

Le défi était double :

• Réalisez des économies rapides et substantielles.
• Renforcer les processus et les accords avec les fournisseurs afin de préserver la qualité du service et d'assurer la continuité des activités.

Passer de la réflexion à l'action

L'équipe d'ERA Group, dirigée par Tim Woods, consultant principal, a mené une analyse approfondie des principales catégories de coûts, démontrant ainsi son approche rigoureuse et son expertise en matière de gestion des coûts.

Données et analyse comparative : les tarifs des fournisseurs et les conditions contractuelles ont été comparés aux références du marché, ce qui a permis de mettre en évidence des écarts et des incohérences.

Technologies et processus : l'ERA a identifié des systèmes et des plateformes obsolètes qui entravaient la transparence et la conformité.

Rationalisation de la chaîne d'approvisionnement : les contrats ont été simplifiés, le nombre de fournisseurs réduit et les conditions renégociées afin d'améliorer la compétitivité et la qualité.

RSE et continuité : dans des domaines sensibles tels que les uniformes et les EPI, ERA a veillé au respect des normes institutionnelles tout en garantissant un meilleur rapport qualité-prix.

Le secteur des télécommunications et des services publics a posé un défi particulièrement complexe. La fragmentation des contrats existants, répartis sur plusieurs sites, rendait les coûts opaques et difficiles à gérer. ERA a regroupé les contrats, mis en place des structures plus claires et négocié des conditions plus avantageuses. Cela a permis non seulement de réaliser des économies, mais aussi de simplifier la gestion pour le directeur financier et l'équipe des achats.

Tout au long du projet, ERA s'est chargée des transitions opérationnelles. Grâce à la gestion directe des relations avec les prestataires et des transferts de contrats, le projet n'a nécessité qu'une intervention minimale de la part de la direction et du personnel de Chisholm, ce qui a été déterminant pour permettre à l'établissement de rester concentré sur sa mission éducative. Le directeur financier et l'équipe chargée des achats ont joué un rôle clé dans ce processus, en apportant des informations et des commentaires précieux.

2,25 millions de dollars d'économies, soit une réduction moyenne de plus de 30 %

ERA a permis de réaliser en moyenne plus de 30 % d'économies dans neuf catégories, soit 2,25 millions de dollars d'économies annuelles.

La ventilation des résultats comprenait :

• Jusqu'à 55 % de réduction dans certaines catégories.
• Des résultats plus modestes mais significatifs, de l'ordre de 15 %, dans d'autres cas.
• Une structure de coûts globalement plus solide et plus durable, confirmée sur une période de 24 mois par le suivi effectué par l'ERA.

« Nous avons également pu mettre en place de meilleurs processus, améliorer la qualité de l'approvisionnement, optimiser les accords avec les fournisseurs et moderniser les plateformes technologiques pour pratiquement toutes les catégories de dépenses. Tout cela a été réalisé avec un minimum d'investissement en temps de la part de la direction et du personnel, ce qui a grandement facilité le processus pour eux. » — Tim Woods, consultant principal, ERA Group

Les solutions d'ERA ont non seulement permis de réaliser des économies substantielles, mais ont également apporté quelque chose de moins tangible, mais tout aussi précieux : la tranquillité d'esprit. Le directeur financier et le conseil d'administration avaient désormais l'assurance que les coûts étaient bien compris, maîtrisés et gérés de manière stratégique, ce qui les a libérés du poids de l'incertitude financière et leur a procuré un sentiment de sécurité.

Valeur à long terme : une garantie, pas seulement des économies

Le rôle continu joué par ERA témoigne de notre engagement en faveur de la résilience financière de Chisholm. En surveillant les performances des fournisseurs, en validant les économies réalisées et en rendant compte à la direction, ERA veille à ce que Chisholm conserve sa résilience financière malgré les incertitudes externes, apportant ainsi un sentiment de sécurité et renforçant la confiance dans l'avenir de l'Institut.

Ce projet a également permis à la direction de se concentrer sur la mission première de Chisholm – offrir un enseignement de grande qualité – plutôt que de se perdre dans la gestion des coûts, ce qui a apporté un sentiment de soulagement et de confiance quant à l'avenir de l'Institut.

La transformation a :

• Une plus grande autonomie financière.
• Une meilleure transparence et une meilleure conformité de la part des fournisseurs.
• Simplification des procédures et allègement des charges administratives.
• Nous avons préservé la qualité du service tout en réalisant des économies substantielles.

« Au-delà des économies financières, le principal avantage réside dans la tranquillité d'esprit : savoir que les coûts sont bien compris, maîtrisés et gérés de manière stratégique. » — Direction de l'Institut Chisholm

Investir dans l'éducation en maîtrisant les coûts

Pour le Chisholm Institute, le partenariat avec ERA a démontré que réduction des coûts et qualité de l'enseignement pouvaient aller de pair. En s'attaquant de manière stratégique aux coûts indirects, ERA a permis de réaliser des économies de plusieurs millions de dollars par an tout en renforçant les processus sur le long terme.

Grâce à une économie de 2,25 millions de dollars, à une réduction moyenne de plus de 30 % et à une confiance renforcée dans la direction, l'Institut peut désormais consacrer davantage de ressources à ses étudiants et à sa mission.

Pour les responsables du secteur de l'éducation confrontés à des pressions similaires, le message est clair : chaque organisation recèle des opportunités cachées. ERA les identifie, les concrétise et veille à ce qu'elles perdurent.