Le groupe ERA aide l'association Catholic Charities of Denver à réinvestir des millions dans sa mission

Le client

Catholic Charities of Denver shelters, feeds, houses, educates, counsels, and provides emergency assistance and critical services to people in Northern Colorado. As one of the largest of Catholic Charities’ 167 chapters across the United States, Catholic Charities of Denver’s work focuses on a wide spectrum of ministries: including affordable housing; early childhood education; as well as shelter, women, senior, family, kinship, parish, community, and counseling services.

Au cours de l'année écoulée, le CCD a aidé plus de 53 000 personnes, a fourni plus de 125 000 nuitées d'hébergement et a servi 400 000 repas. L'organisation fonctionne avec un budget annuel de 60 millions de dollars et emploie quelque 600 personnes.

Le défi

L'absence de gestion centralisée des ressources humaines internes et de pratiques d'approvisionnement externes a empêché CCD d'étendre ses services, de regrouper ses fournisseurs, d'améliorer son efficacité et de réaliser des économies.

Le département du logement de la CCD (Archdiocesan Housing, Inc. (« AHI »)) représente environ la moitié de l'ensemble des services proposés chaque année par l'organisation. AHI gère 30 immeubles comprenant 1 700 logements qui accueillent environ 3 500 résidents. La gestion des installations constitue l'une des principales dépenses de ce département et mobilise de nombreuses ressources internes, notamment des techniciens de maintenance, des concierges, des gardiens, des agents d'entretien et d'autres personnels. L'organisation fait également appel à plusieurs centaines de prestataires externes pour les services d'entretien liés aux biens immobiliers.

Like many nonprofits, CCD operates without a centralized procurement function that looks across the entirety of the organization and see where scale, vendor consolidation, and buying power could be employed to save money and increase efficiency and services. CFO Phil Vottiero knew Catholic Charities of Denver would benefit from such a function, but he realized it might need to come from outside the organization.

La solution

ERA a mis en place un modèle hybride de gestion des installations internes afin de superviser les prestataires et le personnel interne tout en respectant des normes de service rigoureuses.

In late 2020, Vottiero brought in ERA Group. ERA Group's charge was to look at the totality of agency spending and create different workflows allowing CCD to evaluate its spending across many areas, with housing chief among them.

“To have an expert such as ERA come in and be that independent viewpoint, that separate review, allowed us to take a look at how spending was being done and where we were missing opportunities—something we would never have been able to achieve on our own,” says Phil Votterio.

Le groupe ERA a estimé que la réduction des dépenses liées aux prestataires externes ne constituait qu'une partie des possibilités. Outre l'élaboration d'un plan visant à mieux gérer les prestataires, il a décidé d'examiner les effectifs internes de CCD afin d'obtenir des résultats concrets.

CCD était fermement déterminée à traiter ses employés de manière équitable ; l'externalisation auprès d'un tiers n'a donc jamais été envisagée. L'entreprise tenait également absolument à ce que le niveau de service très élevé auquel ses résidents étaient habitués soit maintenu.

ERA a mis au point un modèle hybride pour l'organisation — un « projet de gestion intégrée des installations » — dans le cadre duquel l'affectation du personnel serait optimisée à l'échelle de l'agence et la gestion des prestataires serait centralisée auprès d'un gestionnaire tiers spécialisé dans la gestion intégrée des installations (« IFM »). Aucun employé ne serait licencié ni reclassé.

As turnover occurs – the IFM – in coordination with CCD will evaluate the position and determines whether such a role needs to be replaced or simply supplemented with service hours provided by the IFM. This long-range plan honored all the organization’s commitments to staff while allowing for a much more efficient and cost-effective model over time.

ERA a contribué au recrutement d'un responsable des installations polyvalent, capable de gérer l'ensemble des opérations d'entretien quotidiennes en collaboration avec le personnel et les prestataires, ainsi que de superviser les projets d'investissement.

“It is an evolving savings program because we’ve got a dynamic component —people—that we’re trying to recalibrate so we can start to achieve some of these greater savings," says Vottiero. "ERA has been looking at this in a unique way. We’re seeing how there’s an efficiency gain to be had, as well as how repositioning job responsibilities and being able to look across properties and business entities can recast the picture. I’d never been able to do that before.”

Le résultat

Le CCD est en mesure d'atteindre une efficacité maximale et de réaliser des économies de plus de 30 % par an rien que pour son ministère du Logement, ce qui l'a incité à demander à l'ERA d'étendre son champ d'action à l'ensemble de l'organisation.

À la demande de M. Vottiero, l'ERA a mis en place un programme-cadre destiné à coordonner les efforts de tous les ministères afin de réaliser des économies et d'améliorer l'efficacité.

“If we do not steward what we are given judiciously, beyond wasting money, resources and energy, we are running counter to what we’re called to do, which is to take what we’re given and utilize it at its maximum efficiency,” says Vottiero.

Chaque dollar économisé par le CCD lui permet d'aider davantage de personnes dans le besoin à travers ses différents programmes. Grâce au seul projet d'installations intégrées, Catholic Charities of Denver devrait économiser plus de 30 millions de dollars sur une période de dix ans.

“ERA is a partner, not a vendor,” Vottiero says. “I can’t emphasize that enough. We’ve all worked with many consultants and contractors in our day, and there are more than many that create more work than they solve. What ERA did from the outset was to create a model that was easy to follow, did not burden any one individual or area, and allowed us to move forward across a wide array of projects.”

“ERA provided us a huge opportunity to further our mission by taking the resources we have been given and allowing us to redeploy savings into additional high-impact programming.”

"If we do not steward what we are given judiciously, beyond wasting money, resources and energy, we are running counter to what we’re called to do, which is to take what we’re given and utilize it at its maximum efficiency." [Phil Votterio, CFO of Catholic Charities of Denver]