Thành công và thất bại…

tác giả

Grant Morrow

Cố vấn chính

Không tìm thấy mục nào.

Nội dung

Suy ngẫm về quãng thời gian gắn bó 7 năm

Tôi thường được hỏi "thành công" trong công việc của mình trông như thế nào. Nó bắt đầu từ việc tiết kiệm chi phí; nhưng hiếm khi chỉ đơn thuần là vấn đề tiền bạc. Đối với một số khách hàng, đó hoàn toàn là về mặt tài chính - tỷ lệ phần trăm hoặc con số cụ thể. Đối với những người khác, đó là về việc hợp nhất nguồn cung; đạt được những hiểu biết sâu sắc hơn về kinh doanh; sự tự tin vào các quyết định của họ; hoặc sự kết hợp của tất cả các yếu tố này.

Trong ấn bản Costedge lần này , tôi muốn bắt đầu chia sẻ những gì tạo nên sự thành công, hoặc thất bại, đối với một số khách hàng và dự án mà tôi đang thực hiện, cùng với một số bài học kinh nghiệm rút ra được.

Nghiên cứu trường hợp: Trường nội trú tư thục; Perth

Tôi đã làm việc với khách hàng này – một trường nội trú tư thục ở Perth – hơn bảy năm; đây là một trong những khách hàng đầu tiên của tôi khi tôi thành lập công ty cùng với ERA Group. Hợp đồng ban đầu tập trung vào một hạng mục chính: dịch vụ ăn uống cho khu nhà nội trú của họ. Ngay từ đầu, khách hàng đã có ba mục tiêu rất rõ ràng:

Trách nhiệm giải trình của hội đồng quản trị – Ông cần phải tự tin trả lời câu hỏi thường xuyên được hội đồng quản trị đặt ra: “Liệu chúng ta có đang đạt được thỏa thuận tốt nhất?”
Tăng cường giám sát – Ông muốn có cái nhìn rõ ràng hơn về hiệu suất và hoạt động của nhà cung cấp dịch vụ ăn uống bên ngoài.
Tiết kiệm – Mặc dù ban đầu chưa được định nghĩa rõ ràng, tiết kiệm vẫn là một mục tiêu quan trọng.

Với đội ngũ tài chính tinh gọn và nguồn lực cũng như năng lực nội bộ hạn chế trong lĩnh vực này, ông đã tìm đến ERA Group để được hỗ trợ đạt được những kết quả đó.

Tuân theo Phương pháp luận ERA

Chúng tôi đã khởi động dự án bằng phương pháp 4 bước của ERA:

Phân tích – Chúng tôi đã tổng hợp dữ liệu hóa đơn trong 12 tháng và trình bày trong Báo cáo Khám phá.
Yêu cầu chào giá (RFP) – Chúng tôi đã cùng khách hàng xây dựng một Yêu cầu chào giá (RFP) chi tiết và mời ba nhà cung cấp tham gia.
Lựa chọn & Thực hiện – Nhà cung cấp dịch vụ ăn uống hiện tại đã được chọn từ 3 nhà cung cấp được mời tham gia đấu thầu; với mức tiết kiệm 14%—khoảng vài trăm đô la Mỹ cộng thêm các lợi ích khác.
Giám sát – Không cần triển khai toàn diện; chúng tôi nhanh chóng chuyển sang giai đoạn giám sát.

Điều thú vị nhất ở đây là nhà thầu đương nhiệm, đối mặt với nguy cơ mất hợp đồng, đã mang lại những khoản tiết kiệm đáng kể cùng các lợi ích khác chưa từng có trước đây; và sự gắn kết được khôi phục - chứng minh sức mạnh của việc thử nghiệm thị trường; ngay cả khi thay đổi không phải là kết quả cuối cùng.

Giai đoạn giám sát: Nền tảng cho giá trị bền vững

Quá trình giám sát đã chứng tỏ tầm quan trọng thiết yếu. Với sự hợp tác của nhà cung cấp dịch vụ ăn uống, chúng tôi đã đưa ra các chỉ số và biện pháp giám sát có ý nghĩa:

Số lượng bữa ăn thực tế
Thông thường; chi tiết về lượng hàng tồn kho (SOH)
Báo cáo thường xuyên về lượng thực phẩm bị lãng phí
Các cuộc họp nhà cung cấp hàng tháng
Báo cáo hiệu quả hoạt động hàng quý kèm theo các điểm thảo luận và phân tích chuyên sâu.

Điều này cho phép cả nhà trường và đơn vị cung cấp dịch vụ ăn uống tinh chỉnh hoạt động và xác định thêm các khoản tiết kiệm gia tăng. Chúng tôi cũng giới thiệu những lợi ích mới không nằm trong yêu cầu ban đầu; bao gồm học bổng hàng năm và hỗ trợ xây dựng cơ sở vật chất – những giá trị mà khách hàng chưa từng dự tính hoặc chưa từng có trước đây.

Vậy, liệu đó có phải là một thành công?

Đúng…

Dưới đây là kết quả thực hiện dự án so với các mục tiêu ban đầu:

Giá cả cạnh tranh? ✔ Có. Thông qua đấu thầu cạnh tranh, chúng tôi đã có thể so sánh giá cả với các nhà cung cấp khác. Với đề xuất được điều chỉnh, nhà cung cấp hiện tại đã chứng minh được mức giá cạnh tranh nhất; và khách hàng giờ đây có thể tự tin đối mặt với bất kỳ sự giám sát nào của hội đồng quản trị.
Giám sát được cải thiện? ✔ Có. Việc báo cáo; tính minh bạch; và đối thoại với nhà cung cấp đều đã được cải thiện đáng kể và mang lại lợi ích.
Tiết kiệm? ✔ Có. Tiết kiệm được 14%; và sẽ có thêm các khoản tiết kiệm nhỏ hơn theo thời gian.

Theo lời khách hàng: “Chúng tôi đã đạt được những lợi ích mà chúng tôi sẽ không thể đạt được nếu không có sự trợ giúp của ERA.”

Hiện đang bước vào kỳ gia hạn hợp đồng thứ ba và năm thứ tám giám sát; sự hợp tác này là một ví dụ tuyệt vời về cách thức hợp tác bền vững và đánh giá thường xuyên có thể mang lại giá trị thực sự, lâu dài.

Những bài học rút ra từ dự án này…

Thật đáng ngạc nhiên khi các nhà cung cấp lâu năm có thể đưa ra những ưu đãi hấp dẫn như thế nào khi được tiếp cận và mối quan hệ được chính thức hóa. Tôi thấy điều này xảy ra hết lần này đến lần khác. Bạn nghĩ rằng bạn hiểu rõ một nhà cung cấp mà bạn đã hợp tác trong thời gian dài…
Sức mạnh của việc giám sát: Trong trường hợp này, việc giám sát đã giúp xác định một số lĩnh vực trọng điểm cần giải quyết; chẳng hạn như vấn đề lãng phí thực phẩm.
Làm việc với nhà cung cấp có thể mang lại những lợi ích bổ sung và giúp khắc phục các vấn đề phát sinh.
Sự ra đời và sức mạnh của việc so sánh hiệu suất (benchmarking) trong việc giúp hiểu rõ hơn về hoạt động kinh doanh.

Trong ấn bản tiếp theo, tôi sẽ tập trung vào một ngôi trường khác với những mục tiêu hoàn toàn khác biệt; nhưng vẫn thuộc cùng một hạng mục.