Trước tình trạng giá thực phẩm tiếp tục tăng cao trên cả nước, các tổ chức ngày càng tìm đến các chiến lược mua sắm như một đòn bẩy mạnh mẽ để kiểm soát ngân sách mà không ảnh hưởng đến chất lượng bữa ăn cung cấp cho học sinh.
Trong nhiều năm qua, ERA Group đã hợp tác chặt chẽ với các trường học và cơ sở chăm sóc người cao tuổi, nơi các phương pháp mua sắm thông minh hơn đã mang lại những khoản tiết kiệm đáng kể đồng thời cải thiện hiệu quả hoạt động; thường là những khoản tiết kiệm lên đến hàng trăm nghìn đô la.
Lãng phí thực phẩm và lập kế hoạch thực đơn thường được chú ý; nhưng khâu thu mua mới thực sự tạo nên sự khác biệt. Không phải là cắt giảm chi phí bằng cách tiết kiệm, mà là mua hàng thông minh hơn; đàm phán tốt hơn; và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Hai mô hình; Áp lực chung
Các tổ chức thường hoạt động theo một trong hai mô hình dịch vụ ăn uống: dịch vụ ăn uống thuê ngoài; trong đó một nhà cung cấp bên ngoài được thuê để cung cấp các bữa ăn; hoặc dịch vụ ăn uống nội bộ; trong đó tổ chức sử dụng đội ngũ nhân viên nhà bếp riêng.
Việc thuê ngoài thường được xem là lựa chọn đơn giản và ít rắc rối hơn; nhưng tôi cảnh báo rằng nó vẫn đòi hỏi sự giám sát thường xuyên và liên tục.
Ngay cả khi đã có đơn vị cung cấp dịch vụ ăn uống, việc giám sát chặt chẽ hiệu suất của họ vẫn rất cần thiết. Tại một trường nội trú mà chúng tôi đã hợp tác trong 7 năm, chúng tôi thường xuyên xem xét các báo cáo chi tiết – số lượng bữa ăn; lượng hàng tồn kho; lượng hàng hóa lãng phí – và đưa dữ liệu đó vào các bảng điều khiển và báo cáo để theo dõi xu hướng hiệu suất và phát hiện sớm bất kỳ vấn đề nào.
Ngược lại, dịch vụ ăn uống nội bộ mang lại sự kiểm soát tốt hơn nhưng có thể trở nên phức tạp hơn nhiều, đặc biệt là khi phải làm việc với nhiều nhà cung cấp.
Trong một trường hợp, chúng tôi hỗ trợ một trường học với hơn 26 nhà cung cấp dịch vụ ăn uống khác nhau. Mặc dù chúng tôi đã hợp nhất xuống còn 20 nhà cung cấp, nhưng con số này vẫn còn khá cao. Ngược lại, chúng tôi làm việc với một cơ sở chăm sóc người cao tuổi và đã tinh giản xuống chỉ còn tám hoặc chín nhà cung cấp chính.
Sáu chiến thuật mua sắm mang lại kết quả
Trong bối cảnh ngân sách eo hẹp và giá cả leo thang, Tập đoàn ERA khuyến khích các tổ chức áp dụng một số chiến lược thiết thực để tận dụng tối đa chi phí thực phẩm:
- Hợp nhất các nhà cung cấp:
Làm việc với nhiều nhà cung cấp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau thường dẫn đến việc bỏ lỡ các khoản chiết khấu theo số lượng và tăng phí vận chuyển. Các tổ chức nên kiểm tra lại các nhà cung cấp hiện có và xem xét việc hợp nhất để có được giá tốt hơn và giảm chi phí quản lý. Thông thường, các tổ chức chưa tận dụng tối đa sức mua của mình. - Đảm bảo các thỏa thuận giá dài hạn:
Việc ký kết các hợp đồng có thời hạn 6-12 tháng với giá cố định có thể mang lại sự ổn định về giá và cải thiện khả năng dự báo. Các thỏa thuận cần nêu rõ các kỳ vọng chính như giá cả; bảo vệ giá; giao hàng; kỳ vọng về chất lượng; và chính sách thay thế. - Theo dõi hiệu suất nhà cung cấp:
Tập đoàn ERA khuyến nghị nên áp dụng các bảng điểm đơn giản; báo cáo hoặc đánh giá hàng quý để đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp dựa trên giá cả; độ chính xác giao hàng; và chất lượng dịch vụ. Các mối quan hệ lâu dài nên được đánh giá lại thường xuyên để đảm bảo giá trị bền vững.
Tôi đã đạt được nhiều thành công khi sử dụng phương pháp so sánh hiệu suất (benchmarking). Mặc dù việc so sánh hiệu suất giữa các đối thủ cạnh tranh khá khó khăn trừ khi sử dụng bên thứ ba như chính tôi; chúng tôi đã tìm ra những tiêu chuẩn so sánh nội bộ có ý nghĩa, cho phép chúng tôi đánh giá hiệu quả hoạt động một cách sâu sắc hơn.
- Cải thiện quy trình quản lý hàng tồn kho và đặt hàng:
Một trong những khó khăn lớn mà chúng tôi gặp phải là việc theo dõi mức độ vệ sinh an toàn thực phẩm (SOH). Với các nhà cung cấp dịch vụ ăn uống bên ngoài, họ cần cung cấp báo cáo và tình hình SOH thường xuyên. Đối với các hoạt động nội bộ, điều này khó khăn hơn một chút và thường các tổ chức không có đủ nguồn lực. Mức độ SOH thực sự tạo ra sự khác biệt, đặc biệt nếu bạn đang theo dõi chi phí lưu trú hoặc chi phí mỗi bữa ăn. - Đào tạo nhân viên về nhận thức chi phí:
Các chiến lược mua sắm chỉ hiệu quả khi được thực hiện bởi những người giỏi. Các tổ chức nên đầu tư vào đào tạo cho nhân viên chịu trách nhiệm đặt hàng và nhận hàng; khuyến khích sự cảnh giác đối với các bất thường về giá cả và việc tuân thủ quy định của nhà cung cấp.
Mua theo nhóm
Các chương trình mua sắm tập thể là một cơ hội chưa được tận dụng triệt để trong lĩnh vực giáo dục và phi lợi nhuận. Mặc dù hầu hết chúng ta đều biết đến sự tồn tại của chúng; nhưng chúng thường bị bỏ qua trong kế hoạch mua sắm hàng ngày; và có thể là một công cụ hiệu quả.
Ý tưởng cốt lõi rất đơn giản: bằng cách hợp tác cùng các tổ chức khác, ví dụ như các trường học, các tổ chức có thể tiếp cận được mức giá và điều khoản thường chỉ dành cho các đơn vị lớn hơn nhiều. Những thỏa thuận tập thể này có thể giảm đáng kể chi phí đơn vị; đơn giản hóa quy trình đấu thầu; và giảm bớt gánh nặng hành chính trong việc tìm nguồn cung ứng và quản lý nhà cung cấp. Bên cạnh việc tiết kiệm chi phí, chúng còn cải thiện tính nhất quán về chất lượng sản phẩm và dịch vụ; mang đến cho các tổ chức nhỏ hơn một cách hiệu quả để tạo ra sân chơi bình đẳng.
Nhược điểm duy nhất của các chương trình mua hàng theo nhóm là các tổ chức phải nhường một phần quyền kiểm soát của mình cho nhóm; và việc điều khiển mọi người làm đúng có thể giống như việc chăn dắt đàn mèo; nó chỉ hiệu quả nếu tập thể có thể thực hiện được lời hứa của mình.
Tác động thực tế
Những thay đổi thiết thực này có thể nhanh chóng tích lũy lại thành một khoản chi phí đáng kể.
“Tại một trường học, việc áp dụng các nguyên tắc mua sắm này đã mang lại khoản tiết kiệm hàng chục nghìn đô la mỗi năm – và điều đó đồng thời cải thiện chất lượng dịch vụ, ngay cả với các nhà cung cấp lâu năm.
Nhu cầu ngày càng tăng đối với các hệ thống thông minh hơn.
Trong bối cảnh áp lực kinh tế ngày càng gia tăng, việc mua sắm thông minh không chỉ nổi lên như một biện pháp tiết kiệm chi phí mà còn là một yếu tố quan trọng của dịch vụ ăn uống bền vững.
Nếu bạn muốn biết thêm thông tin về cách thức mua sắm thông minh hơn có thể tạo ra sự khác biệt trong dịch vụ ăn uống của mình, hãy liên hệ trực tiếp với ERA Group hoặc Grant Morrow qua địa chỉ email gmorrow@eragroup.com hoặc số điện thoại 0415 203 575.
Grant Morrow
Cố vấn chính
+61 415 203 575
gmorrow@eragroup.com
