Chi tiêu không cần thiết có đang làm doanh nghiệp của bạn tốn kém tiền bạc không? (Phần 2)

Trong phần một của " Chi tiêu không cần thiết có đang làm doanh nghiệp bạn tốn tiền không? ", chúng ta đã mô tả các bước cơ bản cần thiết để đưa dữ liệu chi tiêu không cần thiết vào định dạng giúp bạn hiểu được cấu trúc của khoản chi tiêu và tìm cách khai thác giá trị tiết kiệm từ đó. Trong phần 2 này, tôi sẽ đi sâu vào những việc cần làm. Nhưng tất nhiên, không ai muốn làm tất cả công việc này mà không thu được lợi ích gì.

Đến giờ, chúng ta hẳn đã hiểu rõ "ai và cái gì"; điều đó có nghĩa là chúng ta có thể bắt đầu hành động để giải quyết vấn đề.

Phải làm gì về vấn đề này?

Tôi khuyên bạn nên tiếp cận dữ liệu theo từng phần nhỏ. Đúng là tổng thời gian có thể sẽ lâu hơn, nhưng nó sẽ dễ quản lý hơn và có cơ hội thành công cao hơn.

Hãy bắt đầu bằng cách xác định những danh mục trong chi tiêu nhỏ lẻ thường có khối lượng lớn hơn, giá trị cao hơn và có thể được nhóm lại. Hoặc, nhóm các khoản mua hàng theo nhà cung cấp tương tự. Những "nhóm" lớn này đáng để đầu tư thời gian và công sức. Tuy nhiên, mặc dù việc xử lý tất cả cùng một lúc rất hấp dẫn, nhưng nguồn lực và thời gian bổ sung cần thiết cho nhân viên có thể khiến việc này trở nên khó khăn.

• Sau khi đã xác định các "nhóm" chứa các mục, chúng ta có một số tùy chọn để quản lý chúng:
• Các danh mục sản phẩm, ví dụ như văn phòng phẩm, viễn thông, in ấn, v.v., có thể có giá trị đủ lớn để được đưa ra thị trường thông qua quy trình đấu thầu cạnh tranh và quản lý theo hợp đồng (tôi sẽ viết về đấu thầu cạnh tranh trong một bài viết khác dành cho những người quan tâm). Cách tiếp cận này có tiềm năng mang lại giá trị tiết kiệm đáng kể và nhiều khả năng sẽ giúp hợp nhất các nhà cung cấp.
• Trong những trường hợp khác, có thể bạn đã có sẵn một nhà cung cấp mà qua đó bạn có thể mua những khoản chi tiêu nhỏ lẻ này. Khi đó, bạn có thể chấm dứt hợp đồng với các nhà cung cấp "khác" và đưa việc chi tiêu trở lại dưới sự quản lý hợp đồng.

Cả hai phương pháp trên đều có thể giảm số lượng nhà cung cấp và mang lại hiệu quả hoạt động văn phòng bất kể khoản tiết kiệm được là bao nhiêu.

Khi chúng tôi không tìm thấy quy trình nào để đặt mua văn phòng phẩm, gần đây tôi có một khách hàng đã thiết lập một quy trình với kết quả xuất sắc. Trong trường hợp này, nhân viên tự mua văn phòng phẩm và đồ dùng học tập rồi yêu cầu hoàn trả chi phí thông qua các khoản thanh toán công quỹ. Như bạn có thể tưởng tượng, chi tiêu và giá cả rất hỗn loạn, và việc mua sắm thực sự vượt khỏi tầm kiểm soát.

Chúng tôi đã làm việc với công ty, lấy các hóa đơn PDF, chuyển chúng sang định dạng kỹ thuật số và sau khi hiểu rõ chi tiêu, chúng tôi đã thiết lập một quy trình mà không cần phải tìm kiếm trên thị trường (chúng tôi có một số dữ liệu lịch sử về chi tiêu nhỏ để hỗ trợ quyết định của mình), chỉ định một nhà cung cấp cụ thể, bổ nhiệm một người phụ trách mua hàng tập trung và sau đó thông báo cho tất cả nhân viên rằng các yêu cầu thanh toán chi phí văn phòng phẩm sẽ không được chấp thuận trừ khi việc mua hàng được phê duyệt trước. Điều này đã giúp kiểm soát chi tiêu hiệu quả và mang lại khoản tiết kiệm gần 30% trong năm đầu tiên.

Phải thừa nhận rằng, ban đầu có một số nhân viên không hài lòng; nhưng tình hình nhanh chóng được cải thiện; và giờ đây mọi người đều đã chấp nhận quy trình; và tổ chức tiếp tục tiết kiệm được chi phí. Điều này cũng có nghĩa là bộ phận kế toán chỉ xử lý một hóa đơn mỗi tháng; thay vì nhiều yêu cầu thanh toán chi phí.

Hiện nay, trong trường hợp này, chúng tôi tiếp tục theo dõi việc mua hàng hàng quý và thực hiện các biện pháp khắc phục khi cần thiết.

Rủi ro khi không làm gì cả

Các tổ chức có thể gặp rủi ro nếu không quản lý chi tiêu không chính thức. Chi tiêu không chính thức thường mang tính chất không chính thức; nếu không được giám sát và bỏ mặc, nó cho phép mọi người đưa ra quyết định tùy ý, dẫn đến những hậu quả như:

• Hầu như không cần lo lắng về việc có được giá tốt nhất (Rủi ro về giá).
• Rủi ro hoạt động kinh doanh phát sinh từ các giao dịch mua hàng chưa được kiểm tra kỹ lưỡng có thể gây nguy hiểm cho nhân viên, công ty và khách hàng.

Nếu bạn chưa xem xét lại chi tiêu không cần thiết (tail spend) gần đây, rất có thể bạn đang chi tiêu quá nhiều và đặt tổ chức của mình vào rủi ro. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc biết bắt đầu từ đâu để kiểm soát chi tiêu không cần thiết, ERA có thể giúp bạn trở lại đúng hướng và tiết kiệm được một khoản tiền đáng kể, đồng thời giúp thiết lập các quy trình cần thiết để quản lý chi tiêu không cần thiết.

Ngoài ra còn có các công cụ phần mềm như ERAs SpendVue ^™ cung cấp cho các nhà quản lý cấp cao thông tin chuyên sâu về chi tiêu của tổ chức, bao gồm cả chi tiêu nhỏ lẻ. Các nhà phân tích được chứng nhận sẽ phân tích kỹ lưỡng dữ liệu tài chính của công ty bạn và áp dụng các tiêu chuẩn ngành độc quyền của ERA vào chi tiêu của bạn. Kết quả? Thông tin chi tiết rõ ràng, tức thì và có thể hành động được cung cấp dưới dạng dễ tiếp cận và hấp dẫn. Các cố vấn được chứng nhận của ERA sẽ làm việc với bạn để xác định lộ trình cải thiện dòng tiền phù hợp nhất với nhu cầu của tổ chức bạn. Bạn có thể xem video ngắn về SpendVue ^™ tại liên kết sau : https://vimeo.com/680583659

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách quản lý chi tiêu nhỏ lẻ, vui lòng liên hệ với Grant Morrow .

Grant Morrow là chuyên gia tư vấn cấp cao tại ERA Group và là cố vấn được chứng nhận bởi SpendVue.

Ông có hơn 30 năm kinh nghiệm thực tế làm việc với các công ty vừa và nhỏ để xác định những khoản chi tiêu vượt mức và phát triển các chiến lược quản lý chi phí hiệu quả hơn.