Chi tiêu không cần thiết có đang làm doanh nghiệp của bạn tốn kém tiền bạc không? (Phần 1)

Câu trả lời rất có thể là có; và đây là lý do:

Vấn đề này thường bị bỏ qua hoặc bị xếp vào loại "quá khó" khi nói đến chi tiêu nhỏ lẻ. Việc xem xét chi tiết từng khoản chi phí dường như quá khó khăn hoặc tốn thời gian. Bạn có thể không có nguồn lực hoặc thời gian, hoặc cảm thấy đó không phải là một bước đi chiến lược. Đây là một số lý do hoặc lời bào chữa mà tôi thường nghe từ các Giám đốc Tài chính và Giám đốc Điều hành; mặc dù hầu hết đều thừa nhận rằng đây là một lĩnh vực có tiềm năng tiết kiệm. Họ nói với tôi rằng họ nên làm gì đó về vấn đề này; nhưng họ quá bận rộn. Điều này khiến tôi cảm thấy bực bội vì họ đang làm việc rất chăm chỉ để kiếm tiền, trong khi một bước kiểm tra nhanh chóng và hợp lý có thể giúp tăng thêm hàng nghìn đô la lợi nhuận cho doanh nghiệp mà không cần phải làm thêm giờ.

Đây là phần một trong loạt bài gồm hai phần, trong đó tôi sẽ giải thích chi tiêu nhỏ lẻ là gì và cách phân tích cũng như giảm thiểu nó mà không làm lãng phí hàng giờ làm việc của nhóm bạn.

Chi tiêu đuôi là gì?

Chi tiêu nhỏ lẻ được định nghĩa khác nhau ở mỗi tổ chức; nhưng định nghĩa phổ biến nhất là sử dụng quy tắc 80/20 (quy tắc Pareto); như thể hiện trong Sơ đồ 1.

Thuật ngữ này đề cập đến 20% chi tiêu thấp nhất, thường được cung cấp bởi 80% nhà cung cấp. Chi tiêu ở phần đuôi thường được coi là mua sắm có giá trị thấp vì nó chỉ chiếm một phần nhỏ (20%) tổng chi phí. Ở hầu hết các công ty, nó có thể được gọi là "chi tiêu không được kiểm soát" hoặc "chi tiêu phi chiến lược".

Chi tiêu đuôi, hay còn gọi là chi tiêu "lập dị" hoặc "bất thường", thực sự gây ra nhiều rắc rối!

Sơ đồ 1. Chi tiêu ở phần đuôi. Nguồn: ERA Group

Hàng ngàn vật tư tiêu hao và mã sản phẩm (SKU) có thể thuộc danh mục chi phí phát sinh; bao gồm thiết bị bảo hộ cá nhân (PPE); bao bì; vật tư vận chuyển và kho bãi; vật tư vệ sinh và khử trùng; khí công nghiệp và văn phòng phẩm. Danh sách này dường như vô tận. Nó có thể là một danh sách khá lớn và đáng lo ngại. Chi phí phát sinh riêng lẻ thì nhỏ, nhưng tôi xin nói với bạn rằng: chúng cộng dồn lại sẽ rất lớn!

Nhìn chung, trong các tổ chức thường thiếu hiểu biết về số tiền khổng lồ liên quan đến chi tiêu không cần thiết (tail spending), và thậm chí còn thiếu kiến ​​thức về cách quản lý nó một cách hiệu quả. Điều này thường dẫn đến việc các công ty bỏ qua hàng nghìn, thậm chí hàng trăm nghìn đô la mỗi năm. Đó là số tiền mà họ vô tình và không cần thiết phải trả cho các nhà cung cấp, trong khi nó có thể được sử dụng hiệu quả hơn.

Thách thức với chi tiêu nhỏ lẻ là có hai mặt; thứ nhất, bạn phải xác định những hạng mục nào đang vượt quá chi phí dự kiến. Thứ hai, bạn phải tìm cách thu hồi lại khoản tiết kiệm đó.

Bạn đang bỏ lỡ bao nhiêu tiền?

Mặc dù chi phí phát sinh nhỏ so với tổng chi phí, nhưng đây cũng là khoản chi có thể tiết kiệm được đáng kể. Số tiền này có thể được dùng trực tiếp để tăng lợi nhuận hoặc để tài trợ cho dự án mới hoặc tuyển dụng thêm nhân sự.

Sau nhiều năm làm việc trong lĩnh vực giảm chi phí, tôi nhận thấy rằng việc quản lý chi tiêu nhỏ lẻ có thể giúp tiết kiệm từ 10% - 15% trong năm đầu tiên. Tuy nhiên, kinh nghiệm của tôi cho thấy rằng các hạng mục chi tiêu cụ thể có thể mang lại mức tiết kiệm lên đến 40% nếu được quản lý tốt.

Những khoản tiết kiệm tiềm năng này thường bị bỏ qua như một nguồn vốn nội bộ do kỳ vọng lợi nhuận thấp; thiếu tính minh bạch; thiếu nguồn lực nội bộ và thiếu dữ liệu chuẩn mực đầy đủ.

Nếu chi phí phát sinh của bạn là 1 triệu đô la; tiết kiệm 10% tương đương với 100.000 đô la. Hãy tưởng tượng bạn có thể thu hồi số tiền này chỉ trong vài tháng mà không cần hủy hợp đồng với nhà cung cấp hoặc sa thải nhân viên. Đó là một cảm giác tuyệt vời.

Hiệu quả hoạt động văn phòng hỗ trợ là một kết quả khác của việc đánh giá chi tiêu nhỏ lẻ và các hành động được thực hiện để giải quyết mọi vấn đề. Kết quả của quá trình này là quy trình kế toán trở nên trơn tru hơn và ít nhầm lẫn hơn; điều này có thể tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Đánh giá chi tiêu không thường xuyên: bắt đầu từ đâu?

Việc xử lý các khoản chi tiêu nhỏ lẻ có thể là một thách thức lớn; và thường thì các công ty không có đủ nguồn lực để xử lý hàng chục nghìn giao dịch, mà thường không ở định dạng phù hợp để phân tích dễ dàng.

Bạn phải bắt đầu từ đâu đó và hãy nhớ rằng có những bên thứ ba có thể giúp bạn thực hiện việc này hoặc thậm chí làm thay bạn.

Bước đầu tiên là tìm và xác định các khoản chi tiêu nhỏ không cần thiết của công ty bạn. Điều này có thể khác nhau giữa các công ty; vì vậy đây là một quá trình đáng giá. Như đã đề cập trước đó, quy tắc Pareto là cách đơn giản nhất để định nghĩa nó.

Khi mọi người đã hiểu rõ về chi tiêu nhỏ lẻ, việc cần làm tiếp theo là thu thập dữ liệu để phân tích. Khi hỗ trợ khách hàng, họ thường đưa cho tôi một chồng tài liệu PDF hoặc hóa đơn, và tôi sẽ chuyển đổi chúng sang định dạng kỹ thuật số.

Khi dữ liệu đã được chuẩn bị và làm sạch để phân tích, quá trình phân tích sẽ giúp xác định nguồn chi tiêu và nhà cung cấp. Ngoài ra, cũng có phần mềm giúp quá trình này dễ dàng và nhanh chóng hơn, cho phép bạn nhanh chóng xác định các cách tiết kiệm chi phí.

Tóm lại, điều chúng ta cần hiểu là "ai và cái gì" tạo nên khoản chi tiêu không cần thiết của bạn. Sau đó, chúng ta mới có thể tìm ra giải pháp.

Khi chúng ta biết được nguyên nhân gây ra tình trạng chi tiêu vượt mức và ai là người đứng sau đó (có thể là do lỗi định giá hoặc do ai đó chi tiêu mà không có thẩm quyền), chúng tôi sẽ giúp tìm ra giải pháp.

Một số công cụ phần mềm như ERAs SpendVue™ sẽ cung cấp cho các nhà quản lý cấp cao thông tin chuyên sâu về chi tiêu của tổ chức, bao gồm cả chi tiêu nhỏ lẻ. Với sự hỗ trợ của công cụ này, các nhà phân tích được chứng nhận sẽ phân tích sâu dữ liệu tài chính và áp dụng các tiêu chuẩn ngành độc quyền của ERA để xác định các bất thường trong chi tiêu. Kết quả là một tập hợp các thông tin chi tiết rõ ràng, tức thời và có thể hành động được, được trình bày dưới dạng dễ hiểu. Cố vấn của bạn sau đó sẽ làm việc với bạn để xác định lộ trình cải thiện dòng tiền phù hợp nhất với nhu cầu của tổ chức bạn. Bạn có thể xem video ngắn về SpendVue ^™ tại liên kết sau : https://vimeo.com/680583659 .

Trong phần 2 của loạt bài này, chúng ta sẽ đi sâu hơn vào việc bạn có thể làm gì với khoản chi tiêu nhỏ lẻ của mình sau khi đã hiểu rõ hơn về nó.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách quản lý chi tiêu nhỏ lẻ, vui lòng liên hệ với Grant Morrow .

Grant Morrow là Chuyên gia tư vấn cấp cao tại ERA Group và là cố vấn được chứng nhận bởi SpendVue. Ông có hơn 30 năm kinh nghiệm thực tiễn làm việc với các công ty vừa và nhỏ để xác định những khoản chi tiêu vượt mức và phát triển các chiến lược quản lý chi phí hiệu quả hơn.