Tháng 1-2 luôn là những tháng bận rộn; và năm nay cũng không ngoại lệ. Chúng tôi đã hợp tác chặt chẽ với hai khách hàng lâu năm là các trường nội trú ; giúp họ quản lý chi phí hoạt động và tìm ra những cơ hội tiết kiệm chi phí mới. Theo lời họ, mỗi đô la họ tiết kiệm được đều giúp giảm học phí. Mặc dù công việc này không nhất thiết tuân theo quy trình truyền thống của ERA Group ; nhưng trọng tâm cốt lõi vẫn là: thúc đẩy hiệu quả và cải thiện kết quả tài chính . Trước đây, công việc này xoay quanh vấn đề ăn uống và phục vụ trong khu nội trú ; nhưng trong vài năm gần đây, cả hai trường đều tìm cách mở rộng phạm vi hoạt động sang các lĩnh vực khác, chẳng hạn như căng tin, đồng phục và văn phòng phẩm . Do đó, phần lớn thời gian của tháng Giêng được dành để hoàn tất năm 2024 và đặt nền móng cho năm 2025.
Các lĩnh vực trọng điểm chúng tôi đã hoàn thành trong tháng Giêng
Theo dõi chi phí bữa ăn : Một trường học hài lòng khi thấy chi phí mỗi bữa ăn tăng chưa đến 2% trong năm 2024; một kết quả đáng mừng trong điều kiện thị trường hiện tại. Việc này nhằm mục đích xem xét lại chi tiêu năm 2024; tìm kiếm thêm các cơ hội để tối ưu hóa; và so sánh chi phí bữa ăn với các tiêu chuẩn khác. Đánh giá hiệu suất căng tin : Chúng tôi đã chỉ ra sự khác biệt 40% về chi tiêu trên mỗi học sinh giữa các trường; làm nổi bật các cơ hội để cải thiện kiểm soát chi phí và/hoặc tăng trưởng kinh doanh. Điều chỉnh doanh số và giá cả : Chúng tôi đã xem xét xu hướng giá cả và doanh số của căng tin để đảm bảo phù hợp với kế hoạch ngân sách năm 2025, đồng thời xác định các cơ hội tiết kiệm (và đúng vậy, đã có một số cơ hội). Quy trình đấu thầu danh mục thực phẩm : Đạt được mức tiết kiệm 9% cho một danh mục chưa được ký hợp đồng trước đây; bổ sung vào mức tiết kiệm 21% đã đạt được gần đây cho một danh mục thực phẩm khác. Phân tích sử dụng giấy photocopy : Một trong những khoản chi phí đơn lẻ đáng kể hơn của trường. Bằng cách so sánh với số lượng học sinh; chúng tôi nhận thấy rằng mức tiêu thụ giấy trên mỗi học sinh vẫn ổn định ở mức khoảng 1,25 tập giấy/học sinh/năm; Điều này có nghĩa là sự gia tăng chi tiêu mà chúng ta thấy vào năm 2024 là do sự tăng trưởng số lượng học sinh – chứ không phải do tăng giá như giả định (giá đã giảm). Do sự chuyển dịch sang học tập kỹ thuật số và việc sử dụng máy tính, chúng tôi đã dự đoán việc sử dụng giấy sẽ giảm, nhưng dữ liệu dường như cho thấy điều ngược lại. Xu hướng đồng phục: Mặc dù một trong những trường học nhìn chung hài lòng với hiệu suất của cửa hàng đồng phục, nhưng trường này muốn phân tích sâu hơn về mô hình mua sắm. Một phát hiện cho thấy học sinh hiện mua trung bình 1,5 áo sơ mi mỗi năm, tăng từ 1 áo mỗi năm chỉ bốn năm trước; và tổng số mặt hàng được mua cho mỗi học sinh đã tăng 50% so với trước COVID. Chúng tôi cũng chứng minh rằng nhà cung cấp hàng đầu đã tăng giá khoảng 5% vào năm ngoái. Chúng tôi thực hiện việc này hàng quý để các trường biết họ đang theo sát ngân sách như thế nào. Bất kỳ sự sai lệch nào đều được giải thích và hành động khắc phục sẽ được thực hiện nếu cần thiết. Những hiểu biết đơn giản và nhỏ như thế này đang giúp các trường học tinh chỉnh việc quản lý hàng tồn kho, tối ưu hóa chi phí và cải thiện ngân sách của họ.
Nhu cầu ngày càng tăng đối với việc so sánh hiệu suất.
So sánh hiệu suất (benchmarking) đang trở thành một công cụ ngày càng quan trọng cho việc phân tích nội bộ và so sánh giữa các trường học và doanh nghiệp . Trong bảy năm qua làm việc với các trường học này, việc so sánh hiệu suất đã phát triển từ chỗ "chúng tôi không có dữ liệu" thành một công cụ ra quyết định quan trọng . Một ví dụ về cách một trường học sử dụng phân tích là trường hợp sử dụng giấy. Khi chúng tôi xác định được rằng việc sử dụng giấy không đáp ứng được kỳ vọng, trường học có thể nhanh chóng xác định vấn đề nằm ở đâu và thực hiện một số biện pháp khắc phục.
Các trường học này đang đặt câu hỏi:
"Chúng ta đang thể hiện như thế nào? Chúng ta có thể cải thiện ở những điểm nào? Và chúng ta đã làm tốt ở những lĩnh vực nào?"
Việc sử dụng số liệu học sinh đã cho phép chúng tôi phân tích xu hướng chi tiêu trên các hạng mục chính để có được những hiểu biết sâu sắc hơn . Một số dữ liệu của chúng tôi hiện có từ năm 2017, trước đại dịch COVID-19 , và cung cấp một góc nhìn dài hạn có giá trị. Nhu cầu so sánh hiệu quả hoạt động giữa các trường và phân tích dữ liệu chuyên sâu đang tăng lên khi các trường nhận ra tầm quan trọng của vấn đề tài chính . Và như cả hai trường đều liên tục nhắc nhở tôi, có rất nhiều điều đang bị đe dọa. Nếu bạn quan tâm đến việc so sánh hiệu quả hoạt động hoặc quản lý chi phí tại trường học hoặc tổ chức của mình, tôi rất muốn được trò chuyện và xem xét những gì có thể thực hiện được. Tôi sẵn lòng trình bày trước hội đồng quản trị hoặc ban quản lý cấp cao nếu điều đó giúp họ hiểu được cơ hội này. Vấn đề này quá quan trọng để bỏ qua hoặc xem nhẹ.
Grant Morrow, Chuyên gia tư vấn chính, +61 415 203 575, gmorrow@eragroup.com
