Khi quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp, người ta thường có xu hướng coi hợp đồng như một việc chỉ cần hoàn tất một lần – đàm phán xong, cất giữ và bỏ qua. Nhưng suy nghĩ đó có thể khiến doanh nghiệp phải trả giá đắt. Tôi muốn nói về hai thách thức tinh tế nhưng quan trọng làm giảm giá trị hợp đồng theo thời gian: sự mở rộng phạm vi hợp đồng và sự mệt mỏi do hợp đồng gây ra.
Thị trường không bao giờ đứng yên.
Hãy nói rõ ràng — hợp đồng không bao giờ hoạt động hoàn hảo. Chúng không thể. Vì nhiều lý do, từ tính chất năng động của thị trường đến nhu cầu luôn thay đổi của các doanh nghiệp, thực tế luôn biến động. Và trong khi khách hàng thường coi quản lý hợp đồng như một thủ tục đơn thuần — “dự án hoàn thành, tiếp tục” — thì đó chính là nơi bắt đầu rắc rối.
Trong khi đó, các nhà cung cấp, và tôi xin nói điều này một cách cẩn thận, luôn tìm kiếm cơ hội để tăng lợi nhuận của họ—đôi khi là bằng cách gây thiệt hại cho khách hàng. Không phải là tôi bi quan, mà là tôi cần nhìn nhận thực tế. Các nhà cung cấp là các thực thể thương mại, và nếu có cơ hội để tăng lợi nhuận, nhiều người sẽ nắm lấy nó. Đó là quy luật của ngành.
Hiện tượng biến dạng dẻo do co ngót so với hiện tượng mỏi do co ngót
Tại ERA Group, chúng tôi giúp khách hàng giải quyết hai vấn đề riêng biệt nhưng có liên quan thông qua quy trình kiểm toán của mình: sự mở rộng hợp đồng và sự mệt mỏi do hợp đồng gây ra.
- Hiện tượng "lệch hợp đồng" xảy ra khi nhà cung cấp—hoặc thậm chí cả các nhóm nội bộ—không tuân thủ các điều khoản ban đầu đã được thỏa thuận. Ví dụ, một nhà cung cấp văn phòng phẩm có thể báo giá cho một sản phẩm không có thương hiệu. Nhưng khi khách hàng cố gắng đặt hàng lại, họ được thông báo rằng sản phẩm đó đã lỗi thời hoặc hết hàng. Thay vào đó, họ được đề nghị một "sản phẩm thay thế" mà lại đắt hơn đáng kể. Và hiếm khi sản phẩm thay thế đó có giá tốt hơn—thường thì ngược lại. Nhà cung cấp bỏ túi khoản lợi nhuận thêm, trong khi khách hàng phải trả nhiều tiền hơn cho thứ mà họ không yêu cầu.
- Mặt khác, sự mệt mỏi vì hợp đồng lại diễn ra một cách thụ động hơn. Đó là điều xảy ra khi mọi người quên mất hợp đồng. Nó bị gạch bỏ khỏi danh sách công việc và cuộc sống vẫn tiếp diễn. Nhưng những lợi ích của hợp đồng đó thì sao? Chúng lặng lẽ biến mất. Trên thực tế, có những nghiên cứu cho thấy rằng trong vòng ba năm, chỉ còn khoảng 40% giá trị ban đầu được thỏa thuận. Sự suy giảm diễn ra nhanh chóng—giảm mạnh trong năm đầu tiên, sau đó giảm dần—nhưng đến lúc đó, 60% lợi ích đã mất đi.
Giữ vững quyền kiểm soát, mang lại giá trị
Đó là lúc chúng tôi phát huy vai trò của mình. Quy trình kiểm toán của chúng tôi đi sâu vào từng chi tiết – từ dữ liệu, hợp đồng cho đến những điều khoản nhỏ nhất. Mục tiêu? Duy trì và bảo vệ toàn bộ giá trị của những gì đã được đàm phán ban đầu. Cho dù bạn gọi đó là tiết kiệm, giá trị đồng tiền hay lợi ích thương mại, chúng tôi đảm bảo rằng nó được hiện thực hóa đầy đủ trong suốt vòng đời của hợp đồng.
Chúng tôi không chỉ đàm phán để có được một thỏa thuận tốt hơn—chúng tôi đảm bảo thỏa thuận đó được thực hiện ở mức tối ưu, một cách nhất quán và lâu dài. Đó là điểm khác biệt quan trọng trong cách tiếp cận của ERA.
Đấu thầu nhỏ: Một sự cải tiến chủ động
Song song với đó, tôi và đồng nghiệp James luôn theo dõi sát sao thị trường. Nếu phát hiện xu hướng nào – ví dụ như biến động trong lĩnh vực dầu nhớt – chúng tôi sẽ hành động. Chúng tôi tiến hành các cuộc đấu thầu nhỏ, tách riêng từng phần của hợp đồng lớn để đấu thầu lại. Bằng cách đó, chúng tôi có thể tạo ra sự cạnh tranh và thường khai thác được giá trị mới. Đó là cách để nâng cao giá trị hợp đồng, chứ không phải để nó bị mai một.
Lời kết
Khách hàng thường đánh giá thấp tốc độ mất giá của một hợp đồng. Nhưng với sự giám sát, công cụ và thông tin thị trường phù hợp, bạn có thể giữ cho hợp đồng luôn sắc bén. Sự xuống cấp và hao mòn theo thời gian của hợp đồng không phải là điều không thể tránh khỏi—chúng hoàn toàn có thể tránh được. Bạn chỉ cần biết tìm kiếm ở đâu và tiếp tục tìm kiếm.
Đó chính xác là những gì chúng tôi làm tại ERA Group.
