Lợi ích của việc đánh giá đồ dùng văn phòng.
Văn phòng phẩm là một trong những khoản chi phí thường xuyên lớn nhất của một công ty. Tuy nhiên, đối với hầu hết các công ty, đây lại là một trong những khoản chi phí ít được hiểu rõ nhất và thường bị bỏ qua. Nếu bạn không có hợp đồng cung cấp văn phòng phẩm với một nhà cung cấp nào đó, rất có thể bạn đang bỏ lỡ cơ hội tiết kiệm tiền và trả quá nhiều.
Các lĩnh vực trọng tâm chính:
Tại sao việc cung cấp văn phòng phẩm của bạn nên được thực hiện theo hợp đồng?
Tất cả các công ty cung cấp văn phòng phẩm lớn của Úc đều đưa ra mức chiết khấu khi ký hợp đồng; thường là hợp đồng có thời hạn hai hoặc ba năm.
Bằng cách thuê ngoài các nhu cầu của mình, bạn có thể tiết kiệm được một khoản đáng kể, số tiền đó có thể được sử dụng cho các lĩnh vực kinh doanh khác. Ví dụ, tôi đã chứng kiến giá của một mặt hàng phổ biến tăng gấp 3 lần chỉ sau một đêm khi nó vô tình bị hủy hợp đồng.
Việc thuê mua văn phòng phẩm bao gồm những thủ tục gì?
Thông thường, một công ty sẽ tiếp cận thị trường thông qua quy trình đấu thầu cạnh tranh, hoặc có thể là tiếp cận trực tiếp với nhà cung cấp hiện tại. Nhìn chung, hợp đồng sẽ có thời hạn hai hoặc ba năm, tùy thuộc vào lựa chọn của bạn.
Hợp đồng sẽ xác định một “danh mục các mặt hàng”; được gọi là danh sách hợp đồng. Chính công ty sẽ lập danh sách này; hoặc nhà cung cấp có thể hỗ trợ; và danh sách này thường bao gồm các mặt hàng mua với số lượng lớn nhất.
Sau khi hợp đồng được ký kết, nhà cung cấp thường sẽ tiến hành giai đoạn triển khai, trong đó bao gồm đào tạo toàn bộ nhân viên.
Cần lưu ý điều gì khi thuê ngoài dịch vụ cung cấp văn phòng phẩm?
Mặc dù có vẻ hấp dẫn khi nghĩ rằng một khi hợp đồng được ký kết và việc thực hiện hoàn tất, thì mọi chuyện đã kết thúc. Nhưng không phải vậy… mọi việc sẽ và chắc chắn sẽ phát sinh trục trặc:
• Kiểm tra các điều khoản hợp đồng; chú ý đến các điều khoản về quyền từ chối cuối cùng; các điều khoản "sử dụng hoặc lấy lại"; các mục tiêu chi tiêu, v.v.
• Tôi vẫn chưa thấy một bản triển khai nào được thực hiện đúng cách. Những vấn đề như giỏ hàng được tải không chính xác; giá cả không chính xác; không phải tất cả người dùng đều được cấp quyền truy cập; v.v.; vẫn xảy ra bất chấp những đảm bảo tốt nhất.
• Mặc dù các mặt hàng trong hợp đồng được xác định trên cổng thông tin của nhà cung cấp, người dùng vẫn có thể mua các mặt hàng không nằm trong hợp đồng trong hầu hết các trường hợp. Nếu không được quản lý, điều này sẽ dẫn đến chi tiêu không cần thiết quá mức.
ERA hỗ trợ như thế nào trong quá trình ký kết hợp đồng và hơn thế nữa.
• ERA có chuyên môn và kiến thức thị trường để phân tích, tiếp thị và giám sát việc mua sắm văn phòng phẩm của bạn; tức là quản lý toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối.
• ERA sẽ quản lý quy trình hợp đồng để tối ưu hóa các điều khoản hợp đồng cho khách hàng của chúng tôi.
• ERA sẽ quản lý quá trình triển khai cùng với nhà cung cấp để đảm bảo tuân thủ các quy định.
• ERA sẽ xem xét và báo cáo lại về các giao dịch mua bán, xác định các điểm bất thường và tìm kiếm biện pháp khắc phục thích hợp.
• ERA sẽ theo dõi các giao dịch mua hàng và tư vấn về những thay đổi đối với danh mục hợp đồng theo yêu cầu của khách hàng.
ERA Group hoạt động trên thị trường này mỗi ngày với nhiều khách hàng thuộc nhiều ngành nghề khác nhau; và chúng tôi mang những kinh nghiệm và kiến thức thị trường đó đến với bạn. Mục tiêu của chúng tôi là giảm chi phí và tối thiểu hóa hóa đơn trong khi vẫn cung cấp giải pháp tốt nhất cho tổ chức của bạn.
