4 mẹo giúp giảm chi phí kinh doanh

tác giả

Andrea Gatti

Không tìm thấy mục nào.

Nội dung

Việc giám sát, tối ưu hóa và quản lý chi phí kinh doanh hiệu quả là rất cần thiết, đặc biệt đối với các công ty vì lý do nào đó không thể dành thời gian và nguồn lực cho việc quản lý chi phí chính xác và tỉ mỉ. Tôi đang đề cập cụ thể đến các công ty thuộc những trường hợp này hoặc đang trải qua giai đoạn phát triển thuộc một hoặc nhiều trường hợp sau:

Các công ty khởi nghiệp
Các công ty đã phát triển nhanh chóng trong một thời gian ngắn.
Các công ty hoạt động cực kỳ hiệu quả
Các công ty do gia đình điều hành
Các công ty không có bộ phận mua hàng
Các công ty tham gia tích cực vào một dự án cốt lõi và quan trọng.
Các công ty gặp phải những vấn đề đáng kể trong quản lý thay đổi.
Các công ty cam kết giải quyết các vấn đề lớn về đơn đặt hàng/doanh thu.

Thật không may, điểm cuối cùng nghe rất quen thuộc và cực kỳ phù hợp với tình hình hiện nay. Lựa chọn và hướng hành động tốt nhất cho các công ty này chắc chắn là thuê một công ty tư vấn có kinh nghiệm sâu rộng trong việc tối ưu hóa chi phí cố định, chi phí chung và chi phí gián tiếp; nhưng điều này không phải lúc nào cũng khả thi. Liệu các công ty này không còn lựa chọn nào khác ngoài việc đối mặt với vực thẳm? Chắc chắn là không. Hãy cùng xem xét một số gợi ý hữu ích.

1. THEO DÕI VÀ LẬP DANH MỤC CHI PHÍ Ở MỌI CẤP ĐỘ TỔ CHỨC

Một số người theo dõi tôi nhiệt tình nhất trên LinkedIn biết về sự hâm mộ của tôi dành cho Peter Drucker; người được nhiều người coi là người sáng lập ra ngành quản lý kinh doanh hiện đại. Trích dẫn một trong những câu nói nổi tiếng của ông: "Nếu bạn không thể đo lường được, bạn không thể quản lý được"; điểm đầu tiên tôi muốn đề xuất xuất phát từ chính ý tưởng này. Tuy nhiên, tôi muốn đi sâu hơn là chỉ đơn giản đề xuất theo dõi chi phí của công ty một cách tỉ mỉ. Đề xuất chính của tôi là hoạt động này không nên chỉ dừng lại ở cấp độ bộ phận tài chính và/hoặc hành chính; người quản lý khu vực hoặc người quản lý quận. Các nhà quản lý nhóm nên dành đủ thời gian và năng lượng để đầu tư vào nhân viên của mình; hướng dẫn từng nhân viên cách theo dõi chi phí kinh doanh mà họ chịu trách nhiệm. Đó có thể là chi phí liên quan đến bộ phận chất lượng; bộ phận đi lại & vận chuyển; dịch vụ chung; hoặc CNTT. Người quản lý bộ phận nên giải thích cho nhóm tại sao điều này lại quan trọng; cách phân loại chi phí; và cách hiểu những chi phí nào có thể được giảm hoặc loại bỏ. Bạn sẽ ngạc nhiên về mức độ tham gia của nhân viên vào quá trình này; họ sẽ đưa ra các ý tưởng để tối ưu hóa chi phí hơn nữa. Và người quản lý bộ phận cuối cùng sẽ kiểm soát được được một khoản chi phí và có thêm một lý do để khen thưởng những nhân viên xứng đáng nhất. Do đó, hành động đơn giản này mang lại nhiều lợi ích liên kết cho toàn tổ chức:

Kiểm soát và tối ưu hóa chi phí;
Giảm thiểu chất thải;
Tăng cường sức mạnh cho nguồn lực của bạn;
Một cơ sở thực tế để truyền đạt một hành động đáng khen thưởng.

2. TẬN DỤNG CÔNG NGHỆ; VỊ THẾ LÀ NGƯỜI BẠN CỦA CHÚNG TA

Các công ty được tổ chức hiện đại nhất sử dụng ERP và/hoặc các hệ thống khác, nhờ các mô-đun chuyên dụng hoặc hoàn toàn độc quyền, cho phép theo dõi toàn bộ quy trình mua hàng. Tuy nhiên, một số công ty, do lựa chọn hoặc vì những lý do khác, không sử dụng các hệ thống chuyên dụng và phức tạp này. Ở thái cực đối lập là bảng tính Excel truyền thống; hoặc thậm chí là phần mềm tương thích. Giữa hai thái cực này, có cả một loạt các công cụ miễn phí hoặc freemium (nghĩa là miễn phí cho các chức năng chính và trả phí tùy thuộc vào các tùy chọn nâng cao mà bạn dự định sử dụng, thậm chí là sau này). Lời khuyên của tôi là hãy thử nghiệm một hoặc nhiều ứng dụng này và, như đã nói ở điểm trước, đảm bảo rằng tất cả các cấp trong tổ chức đều sử dụng chúng. Trong trường hợp này, điều quan trọng là phải thống nhất công cụ sẽ được sử dụng, để các phòng ban khác nhau sử dụng cùng một công cụ. Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho làm việc nhóm và việc so sánh dữ liệu giữa các phòng ban khác nhau bởi bộ phận quản lý. Bạn có thể dễ dàng tìm thấy các ví dụ về các gói phần mềm này bằng cách tìm kiếm trên Google bằng các từ khóa như "phần mềm quản lý chi phí miễn phí", "mẫu quản lý chi phí miễn phí", v.v.

3. DANH MỤC TỪ TRÊN XUỐNG DƯỚI

Gợi ý thứ ba là lập danh mục chi phí không chỉ theo loại – ví dụ: 'Chi phí đi lại'; 'Chi phí vận chuyển vật tư', v.v. – mà trên hết là tạo ra nhóm cấp độ vĩ mô đầu tiên; chia chúng thành:

Chi phí cố định hoặc biến đổi
Chi phí liên quan đến sản phẩm (chi phí sản xuất) hoặc Chi phí chung/quản lý

Do đó, điều quan trọng là phải thực hiện chiến lược phù hợp nhất để giảm thiểu chi phí cố định và ưu tiên chi phí biến đổi (hoặc chuyển đổi chi phí cố định thành chi phí biến đổi), đồng thời giảm thiểu tối đa các chi phí quản lý và hành chính không liên quan trực tiếp đến việc sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ. Không có quy tắc chính xác nào áp dụng cho mọi trường hợp để đạt được sự thay đổi này; vì vậy, đề xuất này nên được hiểu là một hướng dẫn chung. Không thể xác định trước liệu việc có nhiều chi phí biến đổi hay chi phí cố định hơn sẽ tốt hơn cho một công ty cụ thể (và tốt hơn bao nhiêu); nhưng khái niệm chung về việc ưu tiên chi phí biến đổi hơn chi phí cố định thường là cơ sở để vận hành một công ty với tỷ suất lợi nhuận gộp ổn định hơn; tức là ít biến động hơn do sự thay đổi trong sản xuất.

4. XEM XÉT MỖI SẢN PHẨM HOẶC DỊCH VỤ DƯỚI GÓC NHÌN TỰ SẢN XUẤT HAY MUA TỪ BÊN NGOÀI

Sự lựa chọn này, vốn sẽ trở thành chiến lược, sẽ dẫn đến quyết định đối với mỗi sản phẩm hoặc dịch vụ do công ty cung cấp (hoặc được công ty sử dụng như một phần của chuỗi giá trị) về việc liệu nên tự sản xuất hay mua ngoài – toàn bộ hoặc một phần. Các yếu tố cân nhắc trong đánh giá sẽ khác nhau, không chỉ đối với mỗi công ty liên quan mà còn đối với mỗi sản phẩm và dịch vụ của cùng một công ty. Trong bối cảnh này, tôi không có ý định đề xuất điều gì là tốt nhất nên làm (điều đó là không thể ở đây!), mà chỉ muốn chỉ ra rằng một phần của đánh giá sẽ được thực hiện bằng các thuật ngữ định lượng. Nói cách khác, cần phải hiểu và tính toán những khoản đầu tư nào sẽ cần thiết để sản xuất nội bộ và những chi phí nào sẽ phát sinh khi mua ngoài những gì cần được thuê ngoài. Lý do tại sao quyết định chiến lược này gắn liền với việc tối ưu hóa chi phí có thể được tóm tắt như sau:

Việc tối ưu hóa chi phí của công ty sẽ tạo ra khả năng giải phóng thêm các nguồn lực kinh tế; từ đó có thể được sử dụng cho các khoản đầu tư cần thiết để "sản xuất".
Tối ưu hóa chi phí cố định, chi phí chung và chi phí gián tiếp của doanh nghiệp sẽ dẫn đến việc lựa chọn đối tác cung cấp hàng hóa/dịch vụ tốt nhất; giúp việc thuê ngoài sản phẩm hoặc dịch vụ trở nên hiệu quả hơn về mặt chi phí, từ đó công ty có thể tập trung vào các hoạt động cốt lõi của mình.

Do đó, quyết định giữa "tự sản xuất" hay "mua ngoài" không chỉ liên quan đến thương hiệu và chất lượng thực tế hoặc cảm nhận; cũng không chỉ đơn thuần là vấn đề chi phí sản xuất; mà còn phải được xem xét về mặt định lượng; tùy thuộc vào khả năng tối ưu hóa chi phí của công ty và lựa chọn nhà cung cấp mang lại giá trị tốt nhất trên thị trường.