Kontrola a riadenie výdavkov spoločnosti je vždy náročnou úlohou pre každú firmu, bez ohľadu na odvetvie a veľkosť. A keď hovoríme o výdavkoch na telefónne služby, všetko sa ešte viac komplikuje. Telefónia je totiž prítomná vo všetkých odvetviach podnikania, s väčším či menším významom. Riadenie nákladov na telefóniu si vyžaduje oveľa viac než len vedieť, aké tarify operátori účtujú, kedy sú splatné faktúry a porovnávať rozpočtované sumy so skutočnými sumami. K lepšej kontrole a riadeniu výdavkov na firemnú telefóniu môže prispieť rad každodenných opatrení. Poďme si o niektorých z nich porozprávať.
Hodnotenie spotrebných profilov zamestnancov v rámci správy telefónnych služieb
V podnikoch existujú oblasti, kde telefónna komunikácia slúži len ako doplnok prevádzky, a oblasti, kde sú náklady na ňu kľúčové pre výkonnosť – napríklad v oblasti zákazníckeho servisu.
A aj v rámci jednotlivých oblastí môže táto diferenciácia existovať. Z tohto dôvodu je pochopenie pracovného profilu zamestnancov a jednotlivých oblastí prvým krokom pri posudzovaní potrieb, individuálnom prehodnocovaní nákladov, a tým nielen pri znižovaní nákladov, ale aj pri zlepšovaní výkonnosti v niektorých sektoroch.
Podporujte zapájanie zamestnancov do riadenia telefónnej komunikácie
Toto je oblasť, ktorej sa mnohé firmy venujú len málo, no zvyčajne prináša veľmi dobré výsledky, najmä pokiaľ ide o náklady na mobilnú telefóniu, kde má každý zamestnanec individuálnu zodpovednosť.
Predajca môže napríklad uviesť, že v niektorých regiónoch má problémy s používaním telefónneho ústredníka. Zamestnanec oddelenia nákupu môže chcieť používať zariadenie s pokročilejšími technológiami na komunikáciu s dodávateľmi, ktorá nemusí prebiehať prostredníctvom telefonických hovorov.
Vďaka tomu môže každý zamestnanec hovoriť o ťažkostiach, súčasných obmedzeniach a návrhoch, a to nielen v súvislosti so svojou prácou, ale aj s celou spoločnosťou.
Odporúča sa uskutočniť prieskum návykov a potrieb a vypočuť si všetky prípadné návrhy. Používatelia vždy poukazujú na problémy, ktoré sa z makroekonomického hľadiska niekedy nedokážu vyriešiť, pretože to má tendenciu obmedzovať všetkých v spotrebných vzoroch.
Každé pracovisko môže prísť s vynikajúcimi nápadmi na zlepšenie správy telefónnej siete v spoločnosti.
Vytvorte postupy pre správu telefónnej siete
Náklady na telefónne služby sa vyskytujú vo všetkých oddeleniach spoločnosti a vznikajú individuálne na základe spotreby jednotlivých zamestnancov. Je preto bežné, že každý jednotlivec aj každé oddelenie má svoj spôsob, ako tieto náklady spravovať, pričom sa líšia v miere priority.
To však v konečnom dôsledku brzdí riadenie, najmä pokiaľ ide o hodnotenie výsledkov.
Ideálnym prístupom je navrhnúť a vytvoriť procesy, ktoré pokrývajú všetky fázy – od uzatvorenia zmluvy až po každodennú spotrebu – a analyzovať náklady a kroky v každej fáze. Ďalším dôležitým aspektom je pochopiť, aký vplyv majú procesy na jednotlivé oblasti spoločnosti a aký vplyv majú tieto oblasti na ne.
Hlavnou myšlienkou je vytvoriť postup, ktorý zjednotí spôsob riadenia a správy.
Zaviesť systém riadenia telekomunikácií
Systém riadenia je skvelým pomocníkom pri všetkých činnostiach spojených s kontrolou, monitorovaním, auditom a analýzou nákladov spoločnosti na telefónne služby. Tieto náklady zahŕňajú veľké množstvo údajov, ktoré po zosumarizovaní umožňujú rôzne analýzy a interpretácie.
Tabuľkové kalkulátory môžu byť vhodným riešením pre malé a stredné podniky s malým počtom riadkov, avšak vo všeobecnosti, najmä vo veľkých spoločnostiach, bránia rýchlemu vyhodnoteniu výsledkov a zdieľaniu analýz.
Kvalitné podnikové systémové riešenia dostupné na trhu ponúkajú moduly, v ktorých môžeme spravovať rôzne informácie týkajúce sa firemnej telefónnej siete:
- Fond aktív;
- Zmluvy vrátane ich podrobností, hodnôt a dátumov ukončenia platnosti;
- Linky, používatelia, príslušný tarifný program a história platieb;
- Uhradené platby a dobropisy na vrátenie peňazí.
Môžeme tiež nájsť konkrétne systémové riešenia s rôznymi funkciami. Musíme mať na pamäti najmä jednoduchosť zadávania údajov (alebo prácu s elektronickými súbormi pre obsluhu) a flexibilitu pri získavaní údajov z rôznych zdrojov a výkazov výkonnosti.
Zistiť a zmapovať telefónne zariadenia spoločnosti
Pod pojmom „telefónne zariadenia“ máme na mysli pevné a mobilné zariadenia a telefónne ústredne, ich linky a príslušné tarifné plány. Ide o súbor prostriedkov, ktoré majú pracovné tímy k dispozícii na vykonávanie svojich činností.
Kontrola a pravidelné inventúry vám umožňujú zistiť rôzne faktory, ktoré ovplyvňujú kvalitu a náklady na telefónne služby vo firme:
Skontrolujte počet zariadení
- Mnohé modely sú zastarané a nepodporujú súčasné technológie okamžitej komunikácie, ktoré pomáhajú šetriť náklady na hlasovú telefóniu využívaním lacnejšej dátovej telefónie a Wi-Fi sietí.
- Ďalším dôležitým bodom sú nevyužité zariadenia po zamestnancoch, ktorí odišli alebo zmenili pracovisko. Môžu ich využívať noví zamestnanci alebo sa môžu predať – k dispozícii sú interné ponuky.
Skontrolujte počet vedení a plánov a dimenzovanie
- Nevyužité linky alebo linky, ktorých kapacita nie je primeraná danej oblasti; zásoby umožňujú presun do oblastí, kde je nedostatok, čím sa zabráni uzatváraniu zbytočných zmlúv.
- Poistenia, ktoré nezohľadňujú potreby alebo sú predražené – obsahujú poistné krytie, ktoré nezodpovedá potrebám poistenca, alebo služby, ktoré nie sú potrebné, čo umožňuje znížiť rozsah poistenia a jeho cenu.
Počiatočná analýza môže odhaliť všetky tieto aspekty a na jej základe môžeme nájsť najvhodnejšie riešenia, ktoré budú zodpovedať spotrebiteľskému profilu používateľa a spoločnosti.
Skontrolujte a preverte svoje telefónne účty
Rovnako dôležité ako prerokovanie podmienok a získanie najlepších sadzieb pre každú službu je aj mesačná kontrola každej faktúry, ktorú dostanete, a to najmä pokiaľ ide o dodatočné poplatky.
Môže ísť o potreby, ktoré plán nezahŕňa, a je dôležité posúdiť ich príčinu, aby sa zistilo, či budú opakované a či by bolo ekonomickejšie zahrnúť danú položku do plánu. Alebo môže ísť o neoprávnené položky spôsobené správaním používateľa alebo poplatkami účtovanými prevádzkovateľom bez zmluvy.
Tieto kontroly pomôžu nielen sledovať prácu prevádzkovateľov, ale aj spotrebné návyky užívateľov, čím sa od nich bude vyžadovať väčšie nasadenie pri napĺňaní cieľov spoločnosti a dodržiavaní osvedčených postupov.
Audit predstavuje dôležitý východiskový bod pre pravidelnú kontrolu; umožňuje zistiť neoprávnené poplatky spätne a podniknúť kroky voči prevádzkovateľovi. Odhaduje sa, že v priemere 7 % súm vyúčtovaných na faktúrach je neoprávnených.
Inými slovami, ide o značnú sumu, ktorú treba vymáhať.
Vždy vyjednávajte nové podmienky a hľadajte nových dodávateľov
Hľadanie nových dodávateľov sa môže zdať zložité na trhu, kde pôsobia štyri alebo päť veľkých byrokratických spoločností. Dnešná realita je však úplne iná.
Je tu prenosnosť, ktorá umožňuje rýchle zmeny. A hlavným faktorom je konkurencieschopnosť odvetvia; operátori ponúkajú čoraz flexibilnejšie balíčky, aby si získali zákazníkov za výhodnejšie ceny.
Zmluvy o dodávkach by sa mali dojednávať za čo najlepších podmienok, keďže ide o dlhodobé zmluvy s prísnymi ustanoveniami o vypovedaní.
Skupina ERA, globálna poradenská spoločnosť špecializujúca sa na riadenie nákladov, disponuje osvedčenou metodikou zvyšovania efektívnosti a kvalifikovanými odborníkmi so skúsenosťami v tejto oblasti.
