Úklidové a dezinfekčné služby patria medzi najdôležitejšie služby v rámci firiem.
Napríklad v prípade posilňovní, supermarketov a reštaurácií môže mať táto investícia dokonca ešte vyššiu prioritu. Okrem pracovnej sily si tento typ služieb vyžaduje na správne fungovanie použitie viacerých komponentov, ktoré sú súčasťou nákladovej štruktúry. Tu je niekoľko jednoduchých opatrení, ktoré môžete zaviesť, aby ste pomohli znížiť náklady na upratovanie a dezinfekciu vo vašej spoločnosti. Hoci sa mnohým ľuďom upratovacie a dezinfekčné služby v spoločnostiach zdajú byť neviditeľné, v každodennom živote sú činnosťou mimoriadneho významu.
V podnikoch, ako sú supermarkety, posilňovne, kliniky a reštaurácie, sú upratovanie a hygienické opatrenia kľúčové pre celkový imidž podniku.
Tímy dbajú na dodržiavanie správnych hygienických podmienok vo všetkých priestoroch, čím prispievajú k pohodu a kvalite života zamestnancov a manažérov. Upravené prostredie motivuje ľudí a vytvára pocit pohody. Okrem toho prispieva k pozitívnemu imidžu spoločnosti v očiach zákazníkov a partnerov.
Ide však o oblasť riadenia, ktorá zahŕňa viacero zložiek:
- Materiálne vybavenie: zariadenia rôznych rozmerov v závislosti od rozsahu a charakteru činnosti spoločnosti;
- Produkty: na trhu je k dispozícii široký výber produktov pre rôzne účely a špecifiká;
- Ľudské zdroje: kvalifikovaní a vyškolení zamestnanci;
- Školenia: priebežné školenia pre tímy;
- Voda a energia: ide o oblasť, v ktorej je spotreba zvyčajne vysoká.
Ako vidíme, pri každej z týchto položiek existujú ďalšie aspekty – údržba zariadení, náklady na ukončenie zmlúv, kontrola spotreby –, čo robí sektor upratovania a hygieny komplexným, čo v praxi znamená, že sa môže stať akousi spoločnosťou v rámci spoločnosti.
Ako zistíte, či sú náklady vašej spoločnosti na upratovanie a hygienu primerané? A kedy zistíme, že sú vysoké a je potrebné ich znížiť?
Povedzme si 6 tipov, ako znížiť náklady na upratovacie a dezinfekčné služby v podnikoch.
Význam plánu riadenia upratovacích služieb v podnikoch
Sektor upratovania a hygieny zvyčajne tvorí skupina zamestnancov, ktorí pracujú v celej spoločnosti, buď počas pracovnej doby, alebo na zmeny, a preto je potrebné plánovanie, aby sa zabezpečilo čo najefektívnejšie využitie pracovných síl:
- Správne zmapovať oblasti a potreby;
- Vyhnite sa upratovaniu v nevhodných časoch;
- Rýchlo reagovať na núdzové situácie;
- Nadviažte dobré vzťahy s ostatnými zamestnancami.
Všetko toto má za cieľ dosiahnuť čo najlepší výkon a výsledky, ktoré prispievajú k ochrane životného prostredia. Okrem toho je potrebné poskytovať pokyny týkajúce sa racionálneho používania výrobkov, správnej obsluhy zariadení, správnych postupov v jednotlivých oblastiach a ďalších aspektov.
Účinný plán riadenia by mal obsahovať:
- Ako a ako často sa budú upratovať priestory spoločnosti;
- Produkty, zariadenia, harmonogramy a postupy;
- Harmonogram upratovania a dezinfekcie – priestory, dni a časy pravidelného a príležitostného upratovania;
- Zoznam zamestnancov;
- Postupy pri používaní a skladovaní čistiacich prostriedkov a zariadení;
- Politika zodpovednej spotreby vody a energie;
- Kódex správania v priestoroch spoločnosti;
- Pokyny pre používanie pracovných odevov a ochranných prostriedkov;
- Mesačný rozpočet na všetky prevádzkové náklady v danej oblasti;
- Audity a ukazovatele výkonnosti.
Rovnako ako v každej oblasti podniku, aj úspech oddelenia upratovania a hygieny závisí od dôsledného riadenia, ktoré sleduje vývoj jednotlivých nákladových položiek.
Ako môžeme znížiť náklady na upratovacie služby v spoločnosti?
Napriek nevyhnutnosti a zložitosti činností a nákladov v sektore upratovania a hygieny existuje mnoho dobrých možností, ako znížiť náklady:
1. Neustále sledujte ceny čistiacich prostriedkov
Toto pravidlo sa nachádza vo všetkých príručkách o riadení nákladov, ale v tomto prípade je ešte dôležitejšie. Na trhu je k dispozícii množstvo rôznych produktov, značiek a kvalít, preto je potrebné dôkladne preskúmať ponuku na trhu a zistiť, ako nakupovať vo veľkom množstve za najlepšiu cenu.
2. Investujte do vzdelávania zamestnancov
Je nevyhnutné, aby ľudia vedeli, ako čo najefektívnejšie používať čistiace prostriedky a zariadenia, a to s cieľom lepšieho a efektívnejšieho využívania vody a energie, ktoré sú dvoma položkami, ktoré zvyčajne výrazne zaťažujú rozpočty firiem.
Ďalším dôležitým bodom je dodržiavanie osvedčených postupov pri čistení a používaní ochranných prostriedkov, a to nielen z dôvodu úspory času a materiálu, ale aj zo zdravotných dôvodov, a to správnym držaním tela.
3. Podporujte účasť ostatných zamestnancov
V tomto prípade uplatňujeme rovnaký prístup ako mestské a verejné upratovacie služby: ich existencia neznamená, že by sme mali zanedbávať čistotu a hygienu v jednotlivých oddeleniach. Spoločnosť by mala zaviesť ako štandardný postup, aby všetci dodržiavali jednoduché pravidlá na udržanie čistoty pracovného priestoru bez miest, kde by sa hromadili nečistoty, zvyšky jedla a hmyz, vrátane zásuviek.
Okrem toho je nevyhnutné likvidovať nepotrebné materiály, či už ako odpad, alebo na recykláciu. Týmto spôsobom je možné znížiť spotrebu produktov a vybavenia a možno aj frekvenciu zásahov upratovacích tímov, čo by v konečnom dôsledku viedlo k optimalizácii počtu zamestnancov pre tento typ služieb.
4. Optimalizujte svoje skladové zásoby čo najviac
Ak máte zoznam dodávateľov, ktorí majú s firmou dobré vzťahy a ponúkajú primerané ceny, nemusí byť potrebné skladovať čistiace prostriedky vo veľkých množstvách. Dôležité je mať dobrú kontrolu nad zásobami, aby bolo možné ich rýchlo doplniť. To umožňuje predĺžiť nákupné a platobné podmienky.
5. Zaviesť postupy zberu recyklovateľného odpadu
Firmy si čoraz viac uvedomujú dôležitosť opätovného využívania materiálov a prispievania k ochrane životného prostredia. Ideálnym riešením je zaviesť pravidlo pre všetkých zamestnancov – či už ide o upratovačov alebo iných pracovníkov –, aby triedili recyklovateľné materiály. V niektorých firmách sa tieto materiály dokonca neskôr predávajú a prinášajú tak finančný zisk.
6. Zvážte outsourcing
Ako sme doteraz videli, odvetvie upratovania a hygieny sa vyznačuje širokou škálou procesov a nákladov, pričom je zároveň neustále závislé od ľudských zdrojov.
Niekedy sa to nakoniec ukáže ako o niečo zložitejšia úloha v rámci riadenia, pretože nejde o hlavnú činnosť spoločnosti a vyžaduje si špecifické znalosti. Bez ohľadu na to, ako dobre je spoločnosť organizovaná, môže jej chýbať dostatočná odborná znalosť na to, aby našla riešenia každodenných problémov a niektorých nákladov, ktoré nie sú v súlade s rozpočtom.
Outsourcing môže byť dobrou voľbou pre zabezpečenie upratovania a hygieny prostredníctvom spoločnosti, ktorá disponuje skúsenými odborníkmi a profesionálmi v danom odvetví, ktorí sa neustále snažia nájsť osvedčené postupy a najvýhodnejšie ceny pre zákazníkov, v tomto prípade pre vašu spoločnosť.
Pomáha outsourcing upratovacích služieb znižovať náklady?
Existuje celý rad ďalších opatrení, ktoré môžu pomôcť znížiť náklady, a to v závislosti od odvetvia, veľkosti spoločnosti a výšky investičného kapitálu.
Ako vyplýva z tohto článku, sektor upratovania a hygieny má zásadný význam pre kvalitu života zamestnancov v ich každodennom živote, keďže trávia toľko hodín v priestoroch firiem. Je potrebné si uvedomiť, že ide o nákladové stredisko, ktoré je nutné neustále sledovať s cieľom hľadať osvedčené postupy v oblasti optimalizácie nákladov.
Skupina ERA, globálna poradenská spoločnosť špecializujúca sa na riadenie nákladov, disponuje osvedčenou metodikou zvyšovania efektívnosti a kvalifikovanými odborníkmi so skúsenosťami v tejto oblasti.
