Sucessos e outras coisas…

Reflexões sobre um noivado de 7 anos

Muitas vezes perguntam-me como se define o «sucesso» no meu trabalho. Começa pela poupança, mas raramente se resume apenas ao dinheiro. Para alguns clientes, é uma questão puramente financeira — percentagens ou números concretos. Para outros, trata-se da consolidação de fornecedores, da obtenção de uma visão mais profunda do negócio, da confiança nas suas decisões ou de uma combinação de todos estes fatores.

Nesta edição de Costedge, quis começar a partilhar o que significa o sucesso — ou o contrário — para alguns dos clientes e projetos em que trabalho, bem como algumas das lições aprendidas ao longo do caminho.

Estudo de caso: Colégio interno privado; Perth

Trabalho com este cliente — um colégio interno privado em Perth — há mais de sete anos; foi um dos meus primeiros clientes quando criei a empresa com o ERA Group. O contrato inicial centrava-se numa categoria fundamental: serviços de restauração para o seu internato. Desde o início, o cliente tinha três objetivos muito claros:

1. Responsabilidade perante o conselho de administração – Ele precisava de ser capaz de responder com confiança à pergunta recorrente do conselho: «Estamos a conseguir o melhor negócio?»
2. Maior supervisão – Ele pretendia uma melhor visibilidade do desempenho e das operações do fornecedor externo de serviços de catering.
3. Poupanças – Embora não definidas no início, as poupanças continuavam a ser um objetivo fundamental.

Com uma equipa financeira reduzida e recursos e capacidades internas limitadas nesta área, recorreu ao ERA Group para o ajudar a alcançar estes resultados.

Seguindo a metodologia ERA

Demos início ao projeto utilizando a metodologia de 4 etapas da ERA:

• Análise –Compilámos dados de faturas relativos a 12 meses e apresentámo-los num Relatório de Análise.
• RFP –Em conjunto com o cliente, elaborámos um pedido de proposta (RFP) detalhado e convidámos três fornecedores a participar.
• Seleção e implementação –O atual prestador de serviços de catering foi selecionado entre três fornecedores convidados a responder a um pedido de proposta, oferecendo uma poupança de 14% — um valor na casa das centenas de milhares de dólares, além de outros benefícios.
• Monitorização –Sem necessidade de uma implementação completa, passámos rapidamente para a fase de monitorização.

O mais interessante neste caso foi que o fornecedor atual, perante a possibilidade de perder o contrato, conseguiu gerar poupanças significativas, além de outros benefícios que anteriormente não estavam previstos, e renovou o seu compromisso — demonstrando o poder dos testes de mercado, mesmo quando a mudança não é o resultado final.

A Fase de Monitorização: Uma Plataforma para a Criação de Valor Contínua

O processo de monitorização revelou-se essencial. Com a colaboração da empresa de catering, introduzimos indicadores significativos e mecanismos de supervisão:

• Número real de refeições
• Regular; inventário detalhado (SOH)
• Relatórios regulares sobre o desperdício alimentar
• Reuniões mensais com fornecedores
• Relatórios trimestrais de desempenho com pontos de discussão e análises

Isto permitiu tanto à escola como à empresa de catering aperfeiçoar as operações e identificar poupanças adicionais. Também introduzimos novos benefícios que não faziam parte do briefing original, incluindo bolsas de estudo anuais e apoio a obras de infraestruturas — um valor que o cliente não tinha previsto nem dispunha anteriormente.

Então... Foi um sucesso?

Sim…

Eis como o projeto se comparou aos objetivos iniciais:

1. Preços competitivos? ✔ Sim. Através do concurso público, conseguimos comparar as propostas. Com uma proposta revista, o prestador de serviços atual revelou-se o mais competitivo; e o cliente pode agora responder com confiança a qualquer questionamento por parte do conselho de administração.
2. Melhoria na supervisão? ✔ Sim. A prestação de contas, a transparência e o diálogo com os fornecedores melhoraram significativamente e têm sido benéficos.
3. Poupança? ✔ Sim. Poupança de 14 % alcançada; com poupanças incrementais adicionais identificadas ao longo do tempo.

Nas palavras do cliente: «Conseguimos resultados que não teríamos conseguido sem a ajuda da ERA.»

Ao entrar agora no terceiro período de renovação do contrato e no oitavo ano de monitorização, este projeto constitui um excelente exemplo de como a colaboração sustentada e a revisão regular podem gerar valor real a longo prazo.

As lições aprendidas com este projeto…

• É surpreendente o que os fornecedores de longa data podem oferecer quando contactados e a relação é formalizada. Vejo isso acontecer repetidamente. Pensamos que conhecemos um fornecedor com quem já trabalhamos há muito tempo…
• O poder da monitorização: Neste caso, a monitorização permitiu identificar algumas áreas-chave a abordar, como o desperdício alimentar.
• Como a colaboração com um fornecedor pode trazer benefícios adicionais e ajudar a resolver problemas quando estes surgem.
• A introdução e o potencial da análise comparativa para ajudar a compreender melhor o negócio.

Na próxima edição, vou centrar-me noutra escola com um conjunto de objetivos completamente diferente; na mesma categoria.

Grant Morrow
Consultor Principal
+61 415 203 575
gmorrow@eragroup.com