A aquisição inteligente deve ser uma estratégia fundamental para a redução dos custos com alimentos

Com os custos dos alimentos a continuarem a subir em todo o país, as organizações recorrem cada vez mais às estratégias de aquisição como uma ferramenta eficaz para o controlo orçamental — sem comprometer a qualidade das refeições servidas aos alunos.

O Grupo ERA tem vindo a trabalhar há muitos anos com escolas e lares de idosos, onde práticas de aquisição mais inteligentes têm permitido poupanças significativas, ao mesmo tempo que melhoram a eficiência operacional; muitas vezes, poupanças na ordem das seis cifras.

O desperdício alimentar e o planeamento dos cardápios costumam ser o centro das atenções; mas é a gestão de compras que faz a diferença. Não se trata de poupar nos custos, mas sim de comprar de forma mais inteligente, negociar melhor e tomar decisões baseadas em dados.

Dois modelos; pressões comuns

As organizações funcionam normalmente segundo um de dois modelos de restauração: catering externalizado, em que se recorre a um prestador externo para fornecer as refeições; ou catering interno, em que a organização emprega o seu próprio pessoal de cozinha.

A externalização é frequentemente vista como a opção mais simples e menos complicada; mas devo alertar que continua a exigir uma supervisão regular e contínua.

Mesmo com um serviço de catering contratado, é essencial acompanhar de perto o seu desempenho. Num colégio interno com o qual trabalhamos há 7 anos, analisamos regularmente relatórios detalhados — número de refeições, stock disponível, desperdício — e introduzimos esses dados em painéis de controlo e relatórios que acompanham as tendências de desempenho e assinalam antecipadamente quaisquer problemas.

Por outro lado, o serviço de catering interno oferece um maior controlo, mas pode tornar-se muito mais complexo, especialmente quando se lida com um grande número de fornecedores.

Num dos casos, prestamos apoio a uma escola que conta com mais de 26 fornecedores de serviços de restauração diferentes. Embora tenhamos conseguido reduzir esse número para 20 fornecedores, continua a ser um número elevado. Em comparação, trabalhamos com um lar de idosos e conseguimos simplificar o processo, ficando com apenas oito ou nove fornecedores principais.

Seis estratégias de aquisição que produzem resultados

À medida que os orçamentos se tornam mais apertados e os preços sobem, o Grupo ERA incentiva as organizações a adotarem várias estratégias práticas para tirar o máximo partido das suas despesas com alimentação:

1. Consolidar fornecedores:
   Trabalhar com vários fornecedores em diferentes categorias leva frequentemente à perda de descontos por volume e ao aumento das taxas de entrega. Recomenda-se que as organizações façam uma auditoria aos fornecedores existentes e considerem a consolidação para obter melhores preços e reduzir os custos administrativos. Muitas vezes, as organizações não estão a explorar ao máximo o seu poder de compra.
2. Celebrar acordos de preços a longo prazo:
   A celebração de contratos de 6 a 12 meses com períodos de preços fixos pode proporcionar estabilidade de preços e melhorar a previsão. Os acordos devem definir claramente as expectativas, tais como aspetos fundamentais como o preço, a proteção de preços, a entrega, as expectativas de qualidade e as políticas de substituição.
3. Monitorizar o desempenho dos fornecedores:
   O ERA Group recomenda a implementação de quadros de avaliação simples, relatórios ou análises trimestrais para avaliar o desempenho dos fornecedores com base nos preços, na pontualidade das entregas e na qualidade do serviço. As relações de longo prazo devem ser reavaliadas regularmente para garantir a manutenção do valor acrescentado.

Tenho obtido muito sucesso com a utilização de análises comparativas. Embora seja difícil fazer comparações entre pares, a menos que se recorra a um terceiro, como eu; temos vindo a identificar referências internas significativas que nos permitem fornecer uma avaliação mais perspicaz do desempenho.

1. Melhorar as práticas de gestão de inventário e encomendas:
   Uma das principais dificuldades que temos enfrentado prende-se com a monitorização dos níveis de SOH. No caso dos serviços de catering subcontratados, estes devem fornecer regularmente um relatório e uma atualização sobre os níveis de SOH. Para as operações internas, a situação é um pouco mais complexa e, muitas vezes, as organizações não dispõem dos recursos necessários. Os níveis de SOH fazem realmente a diferença, especialmente se estiver a monitorizar os custos por dia de internamento ou os custos por refeição.
2. Formar o pessoal em matéria de sensibilização para os custos:
   A eficácia das estratégias de aquisição depende inteiramente das pessoas que as implementam. As organizações devem investir na formação do pessoal responsável pelas encomendas e pela receção, incentivando a vigilância em relação a anomalias nos preços e ao cumprimento das normas por parte dos fornecedores.

Compras em grupo

Os esquemas de compras em grupo constituem uma oportunidade muito subaproveitada nos setores da educação e das organizações sem fins lucrativos. Embora a maioria de nós saiba da sua existência, são frequentemente ignorados no planeamento diário das aquisições, sendo, no entanto, uma ferramenta eficaz.

A ideia central é simples: ao agrupar a procura com outras organizações, nomeadamente escolas, as organizações podem aceder a preços e condições normalmente reservados a entidades muito maiores. Estes acordos coletivos podem reduzir significativamente os custos unitários, simplificar o processo de concurso e diminuir a carga administrativa associada à procura e gestão de fornecedores. Para além da redução de custos, também melhoram a consistência na qualidade dos produtos e na prestação de serviços, oferecendo às instituições de menor dimensão uma forma eficaz de nivelar o campo de ação.

A única desvantagem dos esquemas de compras em grupo é que as organizações cedem parte do seu controlo ao grupo; e; conseguir que todos ajam da forma correta pode ser como tentar controlar um bando de gatos; só funciona se o coletivo conseguir cumprir a sua promessa.

Impacto no mundo real

Estas mudanças práticas podem acumular-se rapidamente.

«Numa escola, a aplicação destes princípios de aquisição resultou numa poupança anual de dezenas de milhares de euros — e isso sem deixar de melhorar o serviço e a qualidade ao mesmo tempo; mesmo no caso de fornecedores de longa data»

Uma necessidade crescente de sistemas mais inteligentes

À medida que as pressões económicas continuam, as compras inteligentes estão a revelar-se não apenas uma medida de redução de custos, mas também um elemento essencial de um serviço de restauração sustentável.

Se desejar obter mais informações sobre como uma gestão de compras mais inteligente pode fazer a diferença nos seus serviços de restauração, entre em contacto com o ERA Group ou diretamente com Grant Morrow através do e-mail gmorrow@eragroup.com ou do número 0415 203 575

Grant Morrow
Consultor Principal
+61 415 203 575
gmorrow@eragroup.com