Na primeira parte de«Os gastos secundários estão a custar dinheiro à sua empresa?», descrevemos os passos básicos necessários para converter os dados relativos aos gastos secundários num formato que lhe permita compreender a composição desses gastos e procurar formas de extrair o valor das poupanças que deles resultam. Nesta segunda parte, abordo o que deve fazer. Mas, claro, ninguém quer fazer todo este trabalho de graça.
A esta altura, já devemos ter percebido «quem e o quê», o que significa que já podemos começar a fazer algo a esse respeito.
O que fazer a esse respeito?
Recomendo abordar os dados em partes ou em blocos. Sim, é provável que demore mais tempo no total, mas será mais fácil de gerir e terá maiores hipóteses de sucesso.
Comece por identificar as categorias dentro das despesas de cauda que geralmente apresentam maior volume e itens de maior valor, e que possam ser agrupadas. Em alternativa, agrupe as compras por fornecedores semelhantes. Vale a pena dedicar tempo e esforço a estes «grupos» mais amplos. No entanto, embora seja tentador abordar tudo de uma só vez, os recursos e o tempo adicionais necessários por parte do pessoal tornarão provavelmente o processo difícil de gerir.
- Depois de definirmos os «grupos» com os itens, existem várias opções para os gerir:
- As categorias — por exemplo, material de escritório, telecomunicações, impressão, etc. — podem representar um valor suficientemente significativo por si só para serem submetidas a um processo de concurso público e para que esses itens sejam integrados na gestão de contratos (escreverei sobre concursos públicos noutro artigo, para quem estiver interessado). Este tipo de abordagem tem o potencial de gerar poupanças significativas e, muito provavelmente, de consolidar o número de fornecedores.
- Noutras situações, pode ser que já exista um fornecedor através do qual possa adquirir estes artigos de despesas secundárias. Nesse caso, pode encerrar as relações com os «outros» fornecedores e voltar a integrar essas despesas na gestão de contratos.
Ambas as abordagens acima referidas podem reduzir o número de fornecedores e proporcionar ganhos de eficiência nas funções administrativas, independentemente das poupanças obtidas.
Quando não encontrámos nenhum processo para a encomenda de material de escritório; tive recentemente um cliente que implementou um processo com resultados excecionais. Neste caso; os funcionários compravam o seu próprio material de escritório e de papelaria e, posteriormente, solicitavam o reembolso através dos seus pedidos de reembolso de despesas. Como podem imaginar; as despesas e os preços variavam imenso; e as compras estavam, literalmente, fora de controlo.
Em colaboração com a empresa, recolhemos as faturas em PDF, convertemo-las para formato digital e, assim que compreendemos os padrões de despesas, implementámos um processo que, sem recorrer a um concurso público (contávamos com alguns dados históricos sobre as despesas de menor montante para fundamentar a nossa decisão), designou um fornecedor específico, nomeou um responsável central pelas compras e, em seguida, comunicou a todos os colaboradores que os pedidos de reembolso de despesas com material de escritório só seriam pagos se a compra tivesse sido previamente aprovada. Isto contribuiu significativamente para controlar as despesas e resultou numa poupança de cerca de 30% no primeiro ano.
É verdade que, no início, houve alguns funcionários insatisfeitos; mas a situação acalmou rapidamente; agora todos aceitaram o processo; e a organização continua a acumular poupanças. Isso também significou que o departamento de contabilidade passou a tratar apenas de uma fatura por mês, em vez de vários pedidos de reembolso de despesas.
Hoje, neste caso, continuamos a acompanhar as compras trimestralmente e a tomar medidas corretivas sempre que necessário.
Riscos de não fazer nada
As organizações correm riscos potenciais se não gerirem as suas despesas de cauda. As despesas de cauda são normalmente informais; se não forem monitorizadas e forem deixadas sem supervisão, permitem que as pessoas tomem decisões a seu critério, com a possibilidade de consequências como:
- Pouca ou nenhuma preocupação em obter o melhor preço (risco de preço)
- Um risco operacional para a empresa decorrente de aquisições que possam não ter sido devidamente avaliadas pode representar um risco para os funcionários, para a empresa e para os seus clientes.
Se não analisou recentemente as suas despesas de cauda, é muito provável que esteja a pagar demasiado e a colocar a sua organização em risco. Se não sabe por onde começar para controlar as suas despesas de cauda, a ERA pode ajudá-lo a voltar ao bom caminho e a poupar uma quantia considerável, ao mesmo tempo que o ajuda a implementar os processos necessários para gerir essas despesas.
Existem também ferramentas de software, comoo SpendVue™ da ERA, que fornecem aos executivos de topo informações detalhadas sobre as despesas da sua organização, incluindo as despesas de cauda. Analistas certificados analisam em profundidade os dados financeiros da sua empresa e aplicam os parâmetros de referência setoriais exclusivos da ERA às suas despesas. O resultado? Informações claras, imediatas e acionáveis, disponibilizadas num formato acessível e envolvente. Os consultores certificados da ERA trabalham consigo para identificar o caminho para a melhoria do fluxo de caixa que melhor se adapta às necessidades da sua organização. Pode ver um pequeno vídeo sobreo SpendVueTM na seguinte ligação : https://vimeo.com/680583659
Se desejar saber mais sobre a gestão das suas despesas de menor valor, entre em contacto com Grant Morrow.
Grant Morrow é consultor sénior na ERA Group e consultor certificado pela SpendVue.
Tem mais de 30 anos de experiência prática a trabalhar com PME, ajudando-as a identificar onde estão a gastar em excesso e a desenvolver estratégias para uma melhor gestão de custos.
