A resposta é, muito provavelmente, sim; e eis o motivo:
Quando se trata de despesas secundárias, esta questão é frequentemente ignorada ou relegada para segundo plano. Analisar cada despesa em pormenor parece demasiado difícil ou demorado. Pode não ter os recursos ou o tempo necessários, ou sentir que não se trata de uma medida estratégica. Estas são algumas das razões ou desculpas que ouço de diretores financeiros e diretores de finanças; embora a maioria reconheça que se trata de uma área com potencial para poupanças. Dizem-me que deviam fazer algo a esse respeito, mas estão ocupados. Isto é uma fonte de frustração para mim, porque estão a trabalhar arduamente para gerar receitas, quando uma rápida verificação poderia acrescentar milhares aos lucros da empresa sem a necessidade de fazer horas extraordinárias.
Esta é a primeira parte de uma série de duas partes, na qual explico o que é o «tail spend» e como pode ser analisado e minimizado sem desperdiçar horas do tempo da sua equipa.
O que é o «tail spend»?
O conceito de «tail spend» é definido de forma diferente em cada organização; no entanto, a definição mais comum baseia-se na regra 80/20 (Regra de Pareto), conforme ilustrado no Diagrama 1.
O termo refere-se aos 20% dos gastos com menor valor, geralmente fornecidos por 80% dos fornecedores. Os gastos secundários são normalmente considerados compras de baixo valor, uma vez que representam apenas uma pequena parte (20%) do custo total. Na maioria das empresas, podem ser designados como «gastos não regulamentados» ou «gastos não estratégicos».
As despesas de cauda também são conhecidas como despesas «não controladas» ou «não autorizadas». E causam mesmo problemas!
Diagrama 1. Gastos secundários. Fonte: ERA Group
Milhares de consumíveis operacionais e SKUs podem enquadrar-se na categoria de despesas de cauda; incluindo EPI; embalagens; materiais de expedição e de armazém; produtos de limpeza e higiene; gases industriais e material de escritório. A lista é interminável. Pode ser uma lista bastante extensa e intimidante. As despesas que geram são mínimas, individualmente, mas deixe-me que lhe diga: acabam por se acumular!
De um modo geral, existe pouca compreensão dentro das organizações sobre o montante envolvido nas despesas de cauda e ainda menos conhecimento sobre como geri-las de forma eficaz. Isto leva frequentemente as empresas a desperdiçar milhares e, em alguns casos, centenas de milhares de dólares por ano. Trata-se de dinheiro que pagam involuntariamente e desnecessariamente aos fornecedores, quando poderia ser melhor aproveitado.
O desafio relacionado com as despesas de cauda é duplo: em primeiro lugar, é necessário identificar quais as categorias em que os custos estão a disparar; em segundo lugar, é preciso descobrir como recuperar essas poupanças.
Quanto dinheiro está a perder?
Embora as despesas de cauda sejam consideradas reduzidas em relação aos custos totais, são também uma área onde se podem obter poupanças consideráveis. Este dinheiro pode contribuir diretamente para os resultados financeiros ou ser utilizado para financiar um novo projeto ou contratar pessoal.
Após muitos anos a trabalhar na redução de custos, constatei que as poupanças decorrentes da gestão das despesas de cauda podem situar-se entre 10 % e 15 % no primeiro ano. No entanto, a minha experiência demonstra que determinadas categorias específicas podem gerar poupanças de até 40 % quando bem geridas.
Estas poupanças potenciais são frequentemente ignoradas como fonte interna de financiamento devido às baixas expectativas de retorno, à falta de visibilidade, à escassez de recursos internos e à ausência de dados de referência adequados.
Se tiver despesas secundárias no valor de 1 milhão de dólares, uma poupança de 10 % equivale a 100 000 dólares. Imagine recuperar esse dinheiro em poucos meses, sem ter de rescindir contratos com fornecedores nem despedir pessoal. É uma sensação bastante gratificante.
A eficiência administrativa é outro resultado da avaliação das despesas de menor montante e das medidas tomadas para resolver quaisquer problemas. Como resultado desse processo, obtém-se um processo contabilístico mais fluido e menos confusão, o que permite poupar tempo e recursos.
Analisar as despesas de menor montante: por onde começar?
A ideia de lidar com as despesas de cauda pode ser intimidante; e, muitas vezes, as empresas não dispõem dos recursos necessários para analisar dezenas de milhares de transações que, normalmente, não estão no formato adequado para uma análise fácil.
É preciso começar por algum lado e ter em conta que existem empresas especializadas que podem ajudá-lo neste processo ou até mesmo tratá-lo por si.
O primeiro passo consiste em identificar as despesas de cauda da sua empresa. É provável que estas variem de empresa para empresa; por isso, trata-se de um processo que vale a pena realizar. Tal como referido anteriormente, a regra de Pareto é a forma mais simples de as definir.
Assim que todos tiverem uma ideia clara do que é a despesa residual, trata-se apenas de obter os dados para análise. Quando ajudo os clientes, estes costumam entregar-me uma pilha de documentos em PDF ou faturas, que eu depois converto para formato digital.
Assim que os dados estiverem em condições adequadas para análise e tiverem sido padronizados e limpos, a análise revelará onde estão as despesas e quem são os fornecedores. Existem também programas de software que tornam este processo mais fácil e rápido, permitindo-lhe identificar formas de poupar em pouco tempo.
No fim de contas, queremos compreender «quem e o quê» compõe as suas despesas secundárias. Só assim poderemos tomar medidas.
Assim que soubermos onde estão a ocorrer os gastos excessivos e quem está por trás disso (pode tratar-se de um erro na fixação de preços ou de alguém a gastar sem ter autorização para tal), ajudamos a determinar o que fazer a esse respeito.
Algumas ferramentas de software, como o SpendVue™ da ERA, fornecem aos executivos de topo informações detalhadas sobre as despesas da sua organização, incluindo as despesas de cauda. Com a ajuda desta ferramenta, analistas certificados analisam em profundidade os dados financeiros e aplicam os parâmetros de referência setoriais exclusivos da ERA para identificar anomalias nas despesas. O resultado é um conjunto de insights claros, imediatos e passíveis de ação, apresentados num formato de fácil compreensão. O seu consultor irá então trabalhar consigo para identificar o caminho para a melhoria do fluxo de caixa que melhor se adapta às necessidades da sua organização. Pode ver um pequeno vídeo sobreo SpendVueTM na seguinte ligação: https://vimeo.com/680583659.
Na Parte 2 desta série, abordaremos o que pode fazer com as suas despesas secundárias, assim que tiver uma compreensão mais aprofundada do que estas consistem.
Se quiser saber mais sobre como gerir as suas despesas secundárias, entre em contacto com Grant Morrow.
Grant Morrow é consultor sénior no ERA Group e consultor certificado pela SpendVue. Conta com mais de 30 anos de experiência prática a trabalhar com PME, ajudando-as a identificar áreas de gastos excessivos e a desenvolver estratégias para uma melhor gestão de custos.
