Janeiro e fevereiro sempre foram meses movimentados; e este ano não foi diferente. Temos trabalhado em estreita colaboração com doisclientes de longa data do setor dos internatos, ajudando-os a gerir os custos operacionais e a identificarnovas oportunidades de redução de custos. Nas suas próprias palavras, cada dólar que poupam ajuda a manter as propinas baixas. Embora este trabalho não siga necessariamente oprocesso tradicional do ERA Group, o foco principal mantém-se:promover a eficiência e melhorar os resultados financeiros. Historicamente, este trabalho tem-se centradona alimentação e no catering nas suas secções de internato; mas, nos últimos dois anos, ambos procuraram alargar o seu foco para incluir outras áreas, taiscomo cantinas, uniformes e material de escritório. Como resultado, grande parte de janeiro foi dedicada ao encerramento de 2024 e à preparação das bases para 2025.
Principais áreas em que obtivemos resultados em janeiro
Acompanhamento dos custos das refeições: Uma escola ficou satisfeita ao constatar um aumento inferior a 2% no custo por refeição em 2024; um resultado positivo, tendo em conta as atuais condições do mercado. Tratou-se de analisar as despesas de 2024, procurar oportunidades adicionais para as otimizar e comparar os custos das refeições com os de outras instituições. Análise do desempenho da cantina: Demonstrámos uma diferença de 40% nas despesas por aluno entre as escolas, destacando oportunidades para um melhor controlo de custos e/ou para o aumento das receitas. Ajustes nas vendas e preços: Analisámos os preços da cantina e as tendências de vendas para garantir o alinhamento com os planos orçamentais para 2025, identificando simultaneamente oportunidades de poupança (e sim, havia algumas). Processo de concurso para a categoria de alimentos: Conseguimos uma poupança de 9% numa categoria anteriormente sem contrato, somando-se à poupança de 21% recentemente obtida noutra categoria de alimentos. Análise do consumo de papel de cópia: Uma das despesas individuais mais significativas da escola. Ao comparar com o número de alunos, descobrimos que o consumo de papel por aluno se manteve estável em cerca de 1,25 resmas por aluno por ano; o que significa que o aumento de gastos que observámos em 2024 se deveu ao crescimento do número de matrículas — e não a aumentos de preços, como se supunha (os preços tinham diminuído). Dada a transição para a aprendizagem digital e a utilização de computadores, esperávamos que o uso de papel diminuísse, mas os dados parecem sugerir o contrário. Tendências dos uniformes: Embora uma das escolas estivesse, de um modo geral, satisfeita com o desempenho da sua loja de uniformes, pretendia uma análise mais aprofundada dos padrões de compra. Uma das conclusões revelou que os alunos compram agora, em média, 1,5 camisas por ano, contra apenas 1 por ano há apenas quatro anos, e que o número total de artigos comprados por aluno aumentou 50% desde o período pré-COVID. Demonstrámos também que o principal fornecedor aumentou os preços em cerca de 5% no ano passado. Realizamos este exercício trimestralmente para que as escolas saibam como estão a cumprir o orçamento. Quaisquer desvios são explicados e são tomadas medidas corretivas, se necessário. Insights simples e pequenos como estes estão a ajudar estas escolas a aperfeiçoar a sua gestão de inventário, a otimizar os seus custos e a melhorar a sua orçamentação.
A crescente procura pela análise comparativa
A análise comparativa está a tornar-se umaferramenta cada vez mais importante para a análise interna e a comparação com outras instituições, tanto para escolas como para empresas. Ao longo dos últimos sete anos de trabalho com estas escolas, a análise comparativa passou de uma situação em que «não dispúnhamos de dados» para se tornaruma ferramenta essencial na tomada de decisões. Um exemplo de como uma escola utiliza esta análise é o caso do consumo de papel. Assim que constatámos que o consumo de papel estava abaixo das expectativas, a escola conseguiu identificar rapidamente a origem do problema e tomar medidas corretivas.
Estas escolas perguntam:
«Como estamos a sair-nos? Em que áreas podemos melhorar? E em que áreas já estamos a ter bons resultados?»
A utilização dos dados relativos aos alunos permitiu-nos analisar as tendências de despesas em categorias-chave, a fim deobter uma visão mais aprofundada. Alguns dos nossos dados remontam agora a 2017 — antes da COVID — e oferecem uma perspetiva valiosa a longo prazo. O interessepela comparação com outras instituições e pela análise mais aprofundada dos dados está a crescer, à medida que as escolas reconhecemo que está em jogo financeiramente. E, como ambas as escolas me lembram constantemente, há bastante em jogo. Se estiver interessado em comparações ou na gestão de custos na sua escola ou organização, adoraria conversar consigo e ver o que é possível fazer. Terei todo o prazer em fazer uma apresentação aos conselhos de administração ou à direção, se isso os ajudar a compreender a oportunidade. Isto é demasiado importante para ser ignorado ou minimizado.
Grant Morrow Consultor Principal +61 415 203 575 gmorrow@eragroup.com
