Por dentro do trabalho: Monitorização; Pedidos de proposta e relatórios de análise

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Grant Morrow

Consultor Principal

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Resumo de abril-maio

O mês passado trouxe alguns marcos interessantes em vários projetos. Segue-se um breve resumo de alguns dos principais resultados e observações — desde relatórios sobre a restauração escolar até testes de mercado na área dos cuidados a idosos e novos trabalhos no setor dos consumíveis industriais.

Alimentação escolar e acompanhamento do orçamento

No que diz respeito aos nossos clientes do setor escolar, o foco tem estado na apresentação dos relatórios de restauração do primeiro trimestre, tanto para os departamentos de internato como para os de cantina. Numa das escolas, isso implica 5 relatórios diferentes; na outra, 2. Estes relatórios oferecem uma primeira visão concreta da evolução dos custos em relação ao orçamento anual. É também o momento de identificar quaisquer sinais de alerta precoces — embora o primeiro trimestre possa ser um pouco enganador.

Muitas escolas registam valores inflacionados no início do ano devido aos custos de arranque; e, a menos que haja dados sólidos sobre o stock disponível (SOH) e os saldos transitados do ano anterior, interpretar os resultados pode ser um desafio. Ainda assim, trata-se de um ponto de verificação valioso e de uma oportunidade para resolver algumas questões relacionadas com os fornecedores no início da época, à medida que as coisas vão entrando no ritmo.

Concurso para cuidados a idosos: atualização do mercado após 8 anos

Após muitos anos com os mesmos fornecedores, o nosso cliente do setor dos cuidados a idosos concordou que era altura de sondar o mercado. Já se tinham passado oito anos desde o último pedido de propostas — muito além do intervalo ideal de 3 a 5 anos que recomendo para a revisão. Concluímos agora uma análise completa em cinco categorias de alimentos; elaborámos documentos de pedido de propostas específicos para cada uma delas; e enviámo-los a uma lista restrita de três fornecedores por categoria.

Os fornecedores tiveram três semanas para responder; e estamos agora em plena fase de avaliação e elaboração de relatórios.

Os pedidos de proposta oferecem sempre uma perspetiva única sobre as mudanças no mercado; e esta ronda manteve essa visão singular. Um aspeto que se destacou foi no setor das frutas e legumes frescos, com um fornecedor a propor preços a prazo fixo — algo que anteriormente era considerado demasiado volátil para se poder garantir. Esta é a segunda vez que vejo isto nos últimos seis meses, o que sugere uma mudança na confiança e na competitividade do mercado.

Nova categoria: Consumíveis industriais – Pneus

Tal como referido na última edição da Costedge, abordámos uma nova categoria que não tratávamos há algum tempo: os pneus. O trabalho de análise foi concluído com base em dados de faturas em PDF relativos a um período de 12 meses; e os resultados sugerem que poderá haver poupanças a realizar. Dito isto, a verdadeira história desenrola-se após o pedido de propostas.

Estamos agora a preparar o lançamento do pedido de propostas (RFP), trabalhando em estreita colaboração com o cliente para definir o âmbito do projeto, os fornecedores e as expectativas. Com um prazo de três semanas para a apresentação de respostas, a próxima fase consistirá em analisar as propostas e determinar onde reside o valor. É sempre uma fase interessante do processo: aprofundar os detalhes e ver que oportunidades surgem.

E assim termina o resumo deste mês. Desde os orçamentos de catering até aos consumíveis industriais, o tema comum mantém-se: dados fiáveis, análises regulares e a disposição para testar o mercado são essenciais para se manter a par das novidades na área das aquisições.

No próximo mês, traremos mais novidades à medida que estes projetos forem avançando.