Quando se trata de gerir as relações com os fornecedores, é tentador encarar os contratos como processos pontuais — negociar o acordo, arquivá-lo e seguir em frente. Mas essa mentalidade pode sair muito cara às empresas. Gostaria de abordar dois desafios subtis, mas cruciais, que corroem o valor dos contratos ao longo do tempo: a «derrapagem contratual» e a «fadiga contratual».
O mercado nunca fica parado
Sejamos claros: os contratos não funcionam na perfeição. Não podem funcionar. Por todo o tipo de razões, desde a natureza dinâmica dos mercados até às necessidades em constante evolução das empresas, a realidade no terreno muda constantemente. E embora os clientes muitas vezes encarem a gestão de contratos como um mero exercício burocrático — «projeto concluído, passemos à próxima tarefa» —, é aí que começam os problemas.
Entretanto, os fornecedores — e digo isto com toda a cautela — estão sempre à procura de oportunidades para aumentar as suas margens, por vezes à custa do cliente. Não se trata de ser cínico, mas sim de ser realista. Os fornecedores são entidades comerciais e, se houver uma oportunidade para aumentar as suas margens, muitos irão aproveitá-la. É assim que as coisas funcionam.
Alteração gradual do contrato vs. Cansaço contratual
No ERA Group, ajudamos os clientes a resolver dois problemas distintos, mas interligados, através do nosso processo de auditoria: a expansão gradual dos contratos e a fadiga contratual.
- O «desvio contratual» ocorre quando os fornecedores — ou mesmo as equipas internas — não cumprem os termos originais negociados. Por exemplo, um fornecedor de material de escritório pode apresentar um orçamento para um produto sem marca. Mas quando o cliente tenta fazer uma nova encomenda, é informado de que o produto está obsoleto ou esgotado. Em vez disso, é-lhe oferecida uma «alternativa» que, por acaso, é significativamente mais cara. E raramente essa alternativa tem um preço melhor — muito pelo contrário. O fornecedor embolsa a margem extra, enquanto o cliente paga mais por algo que não pediu.
- A «fadiga contratual», por outro lado, é mais passiva. É o que acontece quando todos se esquecem do contrato. Ele é riscado da lista e a vida segue em frente. Mas e os benefícios desse contrato? Eles evaporam-se silenciosamente. Na verdade, há estudos que sugerem que, no prazo de três anos, apenas cerca de 40% do valor inicialmente negociado permanece. O declínio ocorre rapidamente — acentuado no primeiro ano, depois diminuindo gradualmente — mas, nessa altura, 60% dos benefícios já se perderam.
Manter o controlo, criar valor
É aí que entramos. O nosso processo de auditoria analisa em profundidade — os dados, os contratos e as cláusulas mais específicas. O objetivo? Manter e proteger todo o valor do que foi inicialmente negociado. Quer lhe chame poupança, boa relação qualidade/preço ou benefício comercial, garantimos que esse valor seja plenamente concretizado ao longo de todo o ciclo de vida do contrato.
Não nos limitamos a negociar um acordo mais vantajoso — garantimos que esse acordo seja cumprido da melhor forma possível, de forma consistente e ao longo do tempo. Esse é um dos principais fatores que diferenciam a abordagem da ERA.
Mini-concursos: uma melhoria proativa
Paralelamente, o meu colega James e eu mantemos-nos atentos ao mercado. Se identificarmos tendências — por exemplo, flutuações no setor dos lubrificantes e óleos —, agimos. Realizamos o que chamamos de «mini-concursos», separando partes de um contrato maior para voltar a submetê-las a concurso. Dessa forma, conseguimos reintroduzir a concorrência e, muitas vezes, gerar novo valor. É uma forma de melhorar o contrato, em vez de o deixar perder a sua eficácia.
Considerações finais
Os clientes subestimam frequentemente a rapidez com que um contrato pode perder valor. Mas, com a supervisão, as ferramentas e a informação de mercado adequadas, é possível mantê-lo em boa forma. O desgaste e a deriva dos contratos não são inevitáveis — são evitáveis. Basta saber onde procurar e não desistir de procurar.
É exatamente isso que fazemos no Grupo ERA.
