Vantagens de uma análise de material de escritório.
Os materiais de escritório constituem uma das maiores despesas diárias recorrentes de uma empresa. No entanto, para a maioria das empresas, trata-se de uma das áreas menos compreendidas e que, muitas vezes, recebe menos atenção — tende a passar despercebida. Se não tiver um contrato para os seus materiais de escritório com um dos fornecedores, é provável que esteja a perder dinheiro e a pagar demasiado.
Principais áreas de foco:
Por que razão deve celebrar um contrato para o fornecimento de material de escritório?
Todas as principais empresas australianas de material de escritório oferecem descontos em troca de um contrato; normalmente por um período contratual de dois ou três anos.
Ao externalizar as suas necessidades, poderá obter poupanças substanciais que podem ser canalizadas para outras áreas do negócio. Num caso específico, assisti a um aumento de três vezes no preço de um artigo muito procurado da noite para o dia, quando este foi acidentalmente retirado do contrato.
O que implica a contratação de material de escritório?
Normalmente, uma empresa aborda o mercado através de um processo de concurso público; ou pode optar por contactar diretamente um prestador de serviços já estabelecido. Em geral, o contrato tem uma duração de dois ou três anos, dependendo da sua preferência.
Um contrato definirá um «conjunto de artigos», designado por «lista do contrato». É a própria empresa que elabora essa lista, ou o fornecedor poderá prestar assistência, e esta consiste geralmente nos artigos mais adquiridos.
Após a assinatura do contrato, o fornecedor passa normalmente por uma fase de implementação que deve incluir a formação de todo o pessoal.
O que é preciso ter em conta ao contratar material de escritório?
Embora seja tentador pensar que, assim que o contrato for assinado e a implementação estiver concluída, o assunto está encerrado, não se precipite… as coisas podem correr mal e, de facto, correm mal:
• Verifique os termos do contrato; preste atenção às cláusulas de direito de preferência; às cláusulas de «use ou perca»; às metas de despesas, etc.
• Ainda não vi nenhuma implementação que tenha sido feita corretamente. Problemas como carrinhos carregados incorretamente, preços errados, nem todos os utilizadores com acesso concedido, etc., ocorrem apesar das melhores garantias.
• Embora os artigos abrangidos pelo contrato estejam identificados no portal do fornecedor, os utilizadores continuarão, na maioria dos casos, a poder adquirir artigos não abrangidos pelo contrato. A menos que esta situação seja controlada, tal conduzirá a gastos excessivos com itens não abrangidos pelo contrato.
Como a ERA ajuda no processo de contratação e muito mais.
• A ERA possui a experiência e o conhecimento do mercado necessários para analisar, comercializar e monitorizar as suas compras de material de escritório; ou seja, para gerir o processo «de ponta a ponta».
• A ERA irá gerir o processo contratual de forma a otimizar as condições do contrato para o nosso cliente.
• A ERA irá gerir o processo de implementação em conjunto com o fornecedor, a fim de garantir o cumprimento das normas.
• A ERA irá analisar as compras e apresentar um relatório, identificando anomalias e procurando as medidas corretivas adequadas.
• A ERA irá monitorizar as compras e aconselhar sobre alterações ao cabaz contratual, de acordo com os requisitos do nosso cliente.
O Grupo ERA está presente neste mercado diariamente, trabalhando com vários clientes em diversos setores; e partilhamos consigo essa experiência e conhecimento do mercado. O nosso objetivo é reduzir custos e minimizar o volume de faturação, ao mesmo tempo que oferecemos a melhor solução para a sua organização.
