Analise os seus padrões de despesas: uma abordagem mais inteligente à gestão de custos

Na nossa última newsletter, abordámos a importância de «conhecer os seus números» — a base de uma gestão de custos eficaz. No entanto, para muitas organizações, pôr essa ideia em prática é um verdadeiro desafio. Um dos maiores obstáculos? Simplesmente converter os seus dados num formato utilizável — algo que possa analisar e transformar em informações úteis e concretas.

Na minha experiência, os dados mais valiosos provêm frequentemente das faturas. Estas contêm descrições detalhadas das compras, números de referência dos artigos e informações ao nível da transação que são fundamentais para a análise de custos. O problema? A maior parte destes dados está bloqueada em ficheiros PDF.

Para muitos dos meus clientes, isto significa que recolho e extraio regularmente dados de pilhas de faturas em PDF, principalmente trimestralmente.

No caso de novos projetos em que procuramos obter uma visão inicial das despesas, isso implica frequentemente a conversão de milhares de faturas em PDF para um formato digital consolidado.

Não é o ideal, mas é aí que se encontram, na maioria das vezes, as informações mais úteis. Os dados das ordens de compra (PO) também podem ajudar, mas são frequentemente fragmentados ou incompletos e, normalmente, exigem um trabalho considerável de limpeza antes de se tornarem úteis.

Por onde começar? Comece pelos seus fornecedores

Se não souber por onde começar, comece pelos seus maiores fornecedores. Muitos deles podem disponibilizar um ficheiro consolidado com as suas transações em formato Excel ou CSV — e isso é uma grande vantagem. No caso dos fornecedores mais pequenos, poderá não ter essa opção; mas vale sempre a pena perguntar. Ficaria surpreendido com o que eles podem oferecer quando lhes é pedido.

Dito isto, em cerca de 90% dos projetos em que trabalho, acabamos por ter de recorrer aos dados da fatura em PDF. Dá mais trabalho no início, mas a longo prazo vale bem a pena o esforço.

Uma ferramenta revolucionária: Docparser

Há alguns anos, deparei-me com o mesmo desafio: pilhas de faturas em PDF e nenhuma forma fácil de extrair os dados. Tentei subcontratar essa tarefa no estrangeiro, mas acabava por gastar mais tempo a corrigir os resultados do que o tempo que poupava.

Foi então que um colega me sugeriu que experimentasse o Docparser, uma ferramenta que extrai dados estruturados de PDFs (e outros formatos). Não é de forma alguma perfeita, mas é poderosa — especialmente com PDFs eletrónicos e modelos de fatura consistentes. E o melhor de tudo: a equipa de apoio é muito atenciosa e prestável e, no meu caso, costumo receber uma resposta ainda durante a noite.

Depois de configuradas as regras para um cliente específico, basta carregar os documentos e a extração fica concluída em 5 minutos. Uma vez configurado, é possível processar 300 a 400 faturas em apenas alguns minutos. Para mim, é um enorme aumento de produtividade — e uma verdadeira revolução para quem lida com grandes volumes de documentos dos quais precisa extrair dados específicos.

Precisa de ajuda? Vamos conversar

Se os seus dados estão presos em ficheiros PDF ou se não sabe por onde começar, não está sozinho — e isso não é o fim do mundo. Existem ferramentas e estratégias que podem ajudar. Quer pretenda resolver a situação por conta própria ou precisar de apoio, estou sempre disponível para conversar ou arregaçar as mangas e ajudá-lo a dar os primeiros passos.

Grant Morrow
Consultor Principal
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