Embora muitas vezes sejam ignorados, os materiais de escritório podem representar uma parte significativa do orçamento de uma organização. Processos de aquisição pouco claros e opções excessivas conduzem frequentemente a gastos descontrolados, tornando o controlo de custos fundamental.
Compreenda e consolide as suas necessidades: analise as compras anteriores para identificar os artigos essenciais e eliminar redundâncias. Defina um conjunto de artigos que corresponda às necessidades reais da sua organização. Lembre-se: quanto maior for o conjunto de artigos, melhores serão, em geral, os preços que conseguirá obter. Certifique-se de incluir produtos de limpeza, EPI e similares.
Realize um processo de concurso para garantir que recebe uma proposta competitiva. Indique nos documentos do concurso os aspetos que valoriza num fornecedor.
Estabelecer e otimizar contratos: Negociar acordos com fornecedores adaptados às suas necessidades, garantindo preços competitivos e flexibilidade. Os contratos proporcionam, normalmente, poupanças superiores às das compras pontuais ou sem contrato.
Implementar processos claros: desenvolver políticas de compras sólidas e transparentes; formar o pessoal; e garantir o cumprimento das normas. Uma comunicação clara e funções bem definidas reduzem as encomendas não autorizadas ou desnecessárias.
Monitorizar e analisar as despesas: O trabalho não termina aí, mesmo depois de se chegar a acordo com um fornecedor. Analise regularmente as faturas, os termos dos contratos e as tendências de compras para detetar erros de preços ou despesas fora do contrato. Esta abordagem proativa evita que as despesas desnecessárias se acumulem.
Aproveitar as relações com os fornecedores: Manter laços sólidos com os fornecedores através de revisões e comunicações regulares. Uma abordagem colaborativa pode resultar num melhor apoio, em soluções personalizadas e numa melhoria da qualidade do serviço.
As empresas podem gerir eficazmente as suas despesas com material de escritório concentrando-se nestes fatores, o que muitas vezes resulta numa redução significativa dos custos e numa melhor alocação de recursos.
«Se tem alguma preocupação em relação a áreas específicas da gestão de custos, entre em contacto connosco para conversarmos. A maioria das empresas sabe que é possível reduzir custos, mas, muitas vezes, não sabe como o fazer ou considera que é um processo demasiado demorado.»
Grant Morrow
Consultor Principal
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gmorrow@eragroup.com
