O acompanhamento, a otimização e a gestão eficientes das despesas empresariais são essenciais; ainda mais para as empresas que, por uma razão ou outra, não podem dedicar tempo e recursos a uma gestão precisa e meticulosa das despesas. Refiro-me, em particular, às empresas que se enquadram nestas categorias ou que se encontram numa fase do seu desenvolvimento que corresponde a um ou mais destes casos:
- Start-ups
- Empresas que cresceram rapidamente num curto espaço de tempo
- Empresas altamente operacionais
- Empresas familiares
- Empresas sem departamento de compras
- Empresas fortemente envolvidas num projeto fundamental e crítico
- Empresas com problemas significativos na gestão da mudança
- Empresas empenhadas em resolver problemas graves relacionados com encomendas e volume de negócios
Infelizmente, este último ponto soa-nos muito familiar e é extremamente relevante nos dias de hoje. A melhor opção e linha de ação para estas empresas seria, sem dúvida, contratar uma empresa de consultoria com vasta experiência na otimização de despesas fixas, gerais e indiretas; mas isso nem sempre é possível. Será que a estas empresas não resta outra opção senão enfrentar o abismo? Certamente que não. Vejamos algumas sugestões úteis.
1. ACOMPANHAR E REGISTAR AS DESPESAS EM TODOS OS NÍVEIS DA ORGANIZAÇÃO
Alguns dos meus seguidores mais assíduos no LinkedIn conhecem o meu fanatismo por Peter Drucker, considerado por muitos como o fundador da gestão empresarial moderna. Para citar uma das suas famosas máximas: «Se não se pode medir, não se pode gerir»; o primeiro ponto que gostaria de sugerir decorre precisamente desta ideia. No entanto, gostaria de ir mais além do que simplesmente recomendar que as despesas da empresa sejam acompanhadas com meticulosa precisão. A minha sugestão principal é que esta atividade não se limite ao departamento financeiro e/ou administrativo, ao gestor de área ou ao gestor de distrito. Os gestores de grupo devem dedicar tempo e energia suficientes a investir nas suas equipas, ensinando a cada colaborador como controlar as despesas da empresa pelas quais são responsáveis. Estas podem ser despesas relacionadas com o departamento de qualidade, o departamento de viagens e transportes, serviços gerais ou TI. O gestor de departamento deve explicar à equipa por que razão isto é importante; como categorizar as despesas; e como perceber quais podem ser reduzidas ou eliminadas. Ficará surpreendido com o quanto os seus colaboradores se sentirão envolvidos neste processo, gerando ideias para otimizar ainda mais os custos. E o gestor de departamento terá finalmente uma área de custos sob controlo e mais um motivo para recompensar os colaboradores mais merecedores. Esta ação simples traz, portanto, inúmeros benefícios interligados para a organização:
- Controlo e otimização das despesas;
- Redução do desperdício;
- Potencialização dos seus recursos;
- Uma base sólida sobre a qual se possa construir uma ação gratificante.
2. APROVEITE A TECNOLOGIA; ELA É NOSSA ALIADA
As empresas mais modernamente organizadas utilizam sistemas ERP e/ou outros sistemas que, graças a módulos específicos ou totalmente dedicados, permitem acompanhar todo o processo de compras. Algumas empresas, no entanto, seja por opção ou por outras razões, não utilizam estes sistemas dedicados e sofisticados. No extremo oposto, encontra-se a boa e velha folha de cálculo do Excel, ou mesmo software compatível. Entre estes dois extremos, existe toda uma gama de ferramentas que são gratuitas ou freemium (ou seja, gratuitas para as funções principais e pagas consoante as opções mais avançadas que pretenda utilizar, mesmo numa data posterior). A minha sugestão é testar uma ou mais destas aplicações e, em relação ao que foi dito no ponto anterior, garantir que todos os níveis da organização as utilizam. Neste caso, será importante chegar a um acordo sobre a ferramenta a utilizar, para que os diferentes departamentos utilizem a mesma ferramenta. Isto facilitará o trabalho em equipa e a subsequente comparação de dados entre diferentes departamentos pelo departamento administrativo. É fácil encontrar exemplos destes pacotes pesquisando no Google com palavras-chave como «Software gratuito de gestão de despesas», «Modelos gratuitos de gestão de custos» e assim por diante.
3. CATÁLOGO DE CIMA PARA BAIXO
A terceira sugestão é catalogar as despesas não só por tipo – por exemplo, «Despesas de viagem», «Envio de material» e assim por diante –, mas, acima de tudo, criar um primeiro nível de agrupamento, dividindo-as em:
- Despesas fixas ou variáveis
- Despesas relacionadas com um produto (despesas de produção) ou despesas gerais e administrativas
Será, portanto, importante implementar a estratégia mais adequada para minimizar as despesas fixas em favor das despesas variáveis (ou transformar as despesas fixas em despesas variáveis) e, da mesma forma, reduzir tanto quanto possível as despesas gerais e administrativas que não estejam especificamente relacionadas com a produção de um bem ou serviço. Não existe uma regra precisa que se aplique em todas as situações para alcançar esta mudança; por isso, esta sugestão deve ser entendida como uma orientação geral. Não é possível determinar antecipadamente se é absolutamente melhor para uma empresa específica ter mais custos variáveis ou fixos (e em que medida); mas o conceito geral de preferir despesas variáveis em detrimento de despesas fixas é frequentemente a base para gerir uma empresa com uma margem operacional bruta mais constante; ou seja, com menos flutuações ditadas por variações na produção.
4. ANALISE CADA PRODUTO OU SERVIÇO À LUZ DA ESTRATÉGIA «FAZER OU COMPRAR»
Esta escolha, que se tornará estratégica, conduzirá a uma decisão, para cada produto ou serviço fornecido pela empresa (ou por ela utilizado como parte da sua cadeia de valor), sobre se é mais vantajoso produzi-lo internamente ou adquiri-lo — total ou parcialmente — no mercado externo. As considerações subjacentes à avaliação serão diferentes, não só para cada empresa envolvida, mas também para cada produto e serviço da mesma empresa. Neste contexto, não pretendo sugerir o que é melhor fazer (não é possível fazê-lo aqui!), mas sim salientar que parte da avaliação será feita em termos quantitativos. Por outras palavras, será necessário compreender e calcular quais os investimentos necessários para produzir internamente e quais os custos incorridos para adquirir externamente o que precisa de ser externalizado. A razão pela qual esta decisão estratégica está intimamente ligada à otimização de custos pode ser resumida da seguinte forma:
- A otimização dos custos da empresa permitirá libertar recursos económicos adicionais, que poderão então ser utilizados nos investimentos necessários para a «produção».
- A otimização dos custos fixos, gerais e indiretos da empresa permitirá escolher o melhor fornecedor possível; tornando mais rentável a externalização de um produto ou serviço, para que a empresa se possa concentrar nas suas atividades principais.
Por conseguinte, a decisão entre «fabricar» ou «adquirir» não estará apenas ligada à marca e à qualidade real ou percebida; nem será apenas uma questão de custo de produção puro; mas deve também ser considerada em termos quantitativos, dependendo da capacidade da empresa para otimizar os seus custos e escolher os fornecedores que oferecem a melhor relação qualidade-preço no mercado.
Andrea Gatti é um profissional com mais de 20 anos de experiência em empresas modernas e orientadas para a tecnologia, nas quais trabalhou em Itália, na Europa e nos Estados Unidos.
