Kontrola i zarządzanie wydatkami firmy to zawsze trudne zadanie dla każdego przedsiębiorstwa, niezależnie od branży i wielkości. A gdy mowa o wydatkach na telefonię, sprawa staje się jeszcze bardziej skomplikowana. W końcu telefonia jest obecna we wszystkich sektorach biznesu, odgrywając większą lub mniejszą rolę. Zarządzanie kosztami telefonii wymaga znacznie więcej niż tylko wiedzy o tym, jakie taryfy stosują operatorzy, kiedy należy opłacić rachunki oraz porównywania kwot budżetowych z rzeczywistymi. Szereg codziennych działań może przyczynić się do lepszej kontroli i zarządzania wydatkami firmy na telefonię. Omówmy niektóre z nich.
Analiza profilów użytkowania pracowników w ramach zarządzania usługami telefonicznymi
W przedsiębiorstwach istnieją obszary, w których telefonia pełni jedynie rolę wsparcia dla działalności operacyjnej, oraz obszary, w których koszty z tym związane mają zasadnicze znaczenie dla wyników – na przykład w obsłudze klienta.
Różnice te mogą występować również w obrębie samych obszarów. Z tego powodu zrozumienie profilu pracy pracowników i poszczególnych obszarów stanowi pierwszy krok w kierunku oceny potrzeb, indywidualnej weryfikacji kosztów, a tym samym nie tylko obniżenia kosztów, ale także poprawy wyników w niektórych sektorach.
Zachęcaj pracowników do angażowania się w zarządzanie systemem telefonicznym
Jest to kwestia, którą wiele firm poświęca niewiele uwagi, ale zazwyczaj przynosi ona bardzo dobre rezultaty, zwłaszcza w przypadku kosztów telefonii komórkowej, gdzie każdy pracownik ponosi indywidualną odpowiedzialność.
Na przykład sprzedawca może zgłosić, że w niektórych regionach ma trudności z korzystaniem z centrali telefonicznej. Pracownik działu zakupów może chcieć korzystać z urządzenia wyposażonego w bardziej zaawansowane funkcje do kontaktów z dostawcami, które nie muszą odbywać się za pośrednictwem połączeń telefonicznych.
Dzięki temu każdy pracownik może poruszyć kwestie związane z trudnościami, obecnymi ograniczeniami oraz zgłaszać sugestie – nie tylko dotyczące swojej pracy, ale także całej firmy.
Warto przeprowadzić ankietę dotyczącą nawyków i potrzeb oraz zebrać wszelkie zgłoszone sugestie. Użytkownicy często zwracają uwagę na kwestie, których nie uwzględnia się w ujęciu ogólnym, ponieważ takie podejście często ograniczać wszyscy w schematach konsumpcyjnych.
Każde stanowisko pracy może wnieść świetne pomysły dotyczące usprawnienia zarządzania systemem telefonicznym w firmie.
Opracuj procedury zarządzania telefonią
Koszty telefonii występują we wszystkich działach firmy i są generowane indywidualnie, w zależności od potrzeb każdego pracownika. Dlatego też naturalne jest, że każda osoba i każdy dział dysponuje własnym sposobem zarządzania tymi kosztami, przy czym priorytety mogą się różnić.
Jednak w rezultacie utrudnia to zarządzanie, zwłaszcza jeśli chodzi o ocenę wyników.
Najlepszym rozwiązaniem jest opracowanie i wdrożenie procesów obejmujących wszystkie etapy – od zawarcia umowy po codzienne zużycie – oraz analiza kosztów i działań na każdym z tych etapów. Kolejnym ważnym aspektem jest zrozumienie, w jaki sposób procesy wpływają na poszczególne obszary działalności firmy i jak te obszary wpływają na nie.
Głównym celem jest opracowanie procedury, która ujednolici sposób sprawowania kontroli i zarządzania.
Wdrożenie systemu zarządzania telekomunikacją
System zarządzania stanowi doskonałe wsparcie we wszystkich działaniach związanych z przeglądem, kontrolą, audytem i analizą kosztów telefonicznych firmy. Koszty te wiążą się z ogromną ilością danych, a po ich skonsolidowaniu umożliwiają przeprowadzanie różnorodnych analiz i interpretacji.
Arkusze kalkulacyjne mogą stanowić dobre rozwiązanie dla małych i średnich przedsiębiorstw, które mają niewiele wierszy, ale ogólnie rzecz biorąc, zwłaszcza w dużych firmach, utrudniają one szybką ocenę wyników i udostępnianie analiz.
Dobre rozwiązania systemowe dla firm dostępne na rynku oferują moduły, dzięki którym można zarządzać różnymi informacjami dotyczącymi telefonii firmowej:
- Pula aktywów;
- Umowy wraz z ich szczegółami, wartościami i terminami wygaśnięcia;
- Numery telefonów, użytkownicy, powiązane taryfy oraz historia płatności;
- Dokonane płatności i kwoty do odzyskania.
Możemy również znaleźć konkretne rozwiązania systemowe wyposażone w odpowiednie funkcje. Należy pamiętać o łatwości wprowadzania danych (lub korzystania z plików elektronicznych przez operatorów) oraz o wszechstronności umożliwiającej pobieranie danych z różnych źródeł i generowanie raportów dotyczących wydajności.
Zidentyfikować i sporządzić spis zasobów telefonicznych firmy
Przez zasoby telefoniczne rozumiemy urządzenia stacjonarne i komórkowe oraz centrale telefoniczne, ich linie oraz plany taryfowe dla każdego z nich. Jest to zbiór elementów, z których zespoły robocze mogą korzystać w ramach swojej działalności.
Kontrola i okresowe inwentaryzacje pozwalają zrozumieć różne czynniki wpływające na jakość i koszty usług telefonicznych w firmie:
Sprawdź liczbę urządzeń
- Wiele modeli jest przestarzałych i nie obsługuje współczesnych technologii komunikacji błyskawicznej, które pozwalają ograniczyć zużycie pakietów głosowych dzięki korzystaniu z tańszej transmisji danych oraz sieci Wi-Fi.
- Kolejną ważną kwestią są urządzenia, które nie są obecnie wykorzystywane, należące do pracowników, którzy odeszli z firmy lub zmienili dział. Mogą one zostać przekazane nowym pracownikom lub sprzedane – dostępne są w tym zakresie oferty wewnętrzne.
Sprawdź liczbę linii, plany i rozmiary
- Linie niewykorzystane lub o niewłaściwej przepustowości w danym obszarze; stan zapasów umożliwia ich przeniesienie do obszarów, w których występują braki, co pozwala uniknąć zawierania zbędnych umów.
- Plany, które nie zaspokajają potrzeb lub są zawyżone – zawierają świadczenia, które nie odpowiadają potrzebom użytkownika, lub usługi, które nie są konieczne, co pozwala na ograniczenie zakresu planu i obniżenie jego wartości.
Wstępna analiza może wskazać wszystkie te kwestie, a na tej podstawie możemy wypracować najbardziej odpowiednie rozwiązania, dostosowane do profilu zużycia użytkownika i firmy.
Sprawdź i zweryfikuj swoje rachunki telefoniczne
Równie ważne jak renegocjowanie warunków i uzyskanie najkorzystniejszych stawek za każdą linię jest sprawdzanie każdego otrzymanego rachunku co miesiąc, zwłaszcza pod kątem dodatkowych opłat.
Mogą to być potrzeby, które nie są objęte planem, dlatego ważne jest, aby przeanalizować ich przyczyny i ustalić, czy będą one miały charakter powtarzalny oraz czy uwzględnienie danej pozycji w planie byłoby bardziej opłacalne. Mogą to być również pozycje nieprawidłowe, wynikające z praktyk użytkowników lub opłat naliczanych przez operatora bez umowy.
Kontrole te pomogą nie tylko monitorować pracę operatorów, ale także nawyki konsumpcyjne użytkowników, wymagając od nich większego zaangażowania w realizację celów firmy i stosowanie najlepszych praktyk.
Kontrola stanowi ważny punkt wyjścia dla rutynowych weryfikacji; umożliwia ona dochodzenie zwrotu nienależnych opłat z mocą wsteczną oraz podjęcie działań wobec operatora. Szacuje się, że średnio 7% kwot wykazanych na rachunkach stanowi nienależne opłaty.
Innymi słowy, jest to znaczna kwota do odzyskania.
Zawsze renegocjuj warunki i szukaj nowych dostawców
Poszukiwanie nowych dostawców może wydawać się skomplikowane na rynku, na którym działają cztery lub pięć dużych, zbiurokratyzowanych firm. Jednak dzisiejsza rzeczywistość wygląda zupełnie inaczej.
Istnieje możliwość przenoszenia usług, co pozwala na szybkie zmiany. Najważniejsza jest jednak konkurencyjność branży; operatorzy oferują coraz bardziej elastyczne pakiety, aby pozyskać klientów dzięki korzystniejszym cenom.
Umowy dostaw należy negocjować na jak najkorzystniejszych warunkach, ponieważ będą one miały charakter długoterminowy i będą zawierały surowe klauzule dotyczące rozwiązania umowy.
ERA Group, międzynarodowa firma konsultingowa specjalizująca się w zarządzaniu kosztami, dysponuje uznaną metodologią zwiększania efektywności oraz wykwalifikowanymi specjalistami posiadającymi doświadczenie w tej dziedzinie.
