Come ottenere un maggiore controllo e una migliore gestione delle spese di telefonia aziendale

Il controllo e la gestione delle spese aziendali rappresentano sempre una sfida per qualsiasi impresa, indipendentemente dal settore e dalle dimensioni. E quando si parla di spese di telefonia, la questione si complica ulteriormente. Dopotutto, la telefonia è presente in tutti i settori aziendali, con maggiore o minore rilevanza. La gestione dei costi di telefonia richiede molto più che conoscere le tariffe applicate dagli operatori, le scadenze delle fatture e il confronto tra gli importi preventivati e quelli effettivi. Una serie di misure quotidiane può contribuire a un maggiore controllo e a una migliore gestione delle spese di telefonia aziendale. Parliamo di alcune di esse.

Analisi dei profili di consumo dei dipendenti nella gestione della telefonia

Nelle aziende, vi sono settori in cui la telefonia rappresenta solo un supporto alle attività operative e altri in cui questo costo è fondamentale per il rendimento, ad esempio il servizio clienti.

E all'interno delle stesse aree può esserci questa differenziazione. Per questo motivo, comprendere il profilo lavorativo dei dipendenti e delle aree è un primo passo per valutare le esigenze, ricalcolare i costi su base individuale e, in tal modo, non solo ridurre i costi, ma anche migliorare le prestazioni in alcuni settori.

Incoraggiare la partecipazione dei dipendenti alla gestione della telefonia

Si tratta di un aspetto che molte aziende trascurano, ma che di solito porta a ottimi risultati, soprattutto per quanto riguarda i costi della telefonia mobile, dove ogni dipendente è personalmente responsabile.

Un addetto alle vendite, ad esempio, potrebbe segnalare di avere difficoltà a utilizzare il centralino in alcune regioni. Un addetto agli acquisti potrebbe preferire un dispositivo più avanzato dal punto di vista tecnologico per i contatti con i fornitori che non richiedono necessariamente una comunicazione telefonica.

In questo modo, ogni dipendente può parlare delle difficoltà, delle attuali limitazioni e dei propri suggerimenti, non solo per quanto riguarda il proprio lavoro, ma anche per l'azienda.

È consigliabile condurre un sondaggio sulle abitudini e le esigenze degli utenti e raccogliere eventuali suggerimenti. Gli utenti sollevano spesso questioni che una visione d'insieme a volte non riesce a cogliere, poiché tende a limitare tutti in schemi di consumo.

Ogni postazione di lavoro può contribuire con ottime idee per migliorare la gestione della telefonia aziendale.

Creare procedure per la gestione della telefonia

I costi di telefonia sono presenti in tutti i reparti dell'azienda e vengono generati individualmente, in base alle esigenze di consumo di ciascun dipendente. È quindi normale che ogni persona e ogni reparto disponga di un proprio sistema di gestione, con diversi livelli di priorità.

Tuttavia, ciò finisce per ostacolare la gestione, soprattutto quando si tratta di valutare i risultati.

L'approccio ideale consiste nel progettare e realizzare processi che coprano tutte le fasi, dalla stipula di un contratto al consumo quotidiano, analizzando i costi e le azioni in ciascuna fase. Un altro aspetto importante è comprendere in che modo i processi influenzano e sono influenzati da ciascuna area dell'azienda.

L'idea principale è quella di definire un flusso che standardizzi le modalità di controllo e gestione.

Implementare un sistema di gestione delle telecomunicazioni

Un sistema di gestione è un ottimo alleato in tutte le attività di revisione, controllo, verifica e analisi dei costi di telefonia dell'azienda. Questi costi comportano una grande quantità di dati che, una volta consolidati, consentono di effettuare diverse analisi e interpretazioni.

I fogli di calcolo possono rappresentare una buona soluzione per le piccole e medie imprese con pochi dati, ma in generale, soprattutto nelle grandi aziende, impediscono una rapida valutazione dei risultati e la condivisione delle analisi.

Le migliori soluzioni di sistemi aziendali disponibili sul mercato offrono moduli che consentono di gestire diverse informazioni relative alla telefonia aziendale:

• Il pool di attività;
• I contratti, con i relativi dettagli, importi e date di scadenza;
• Linee, utenti, piano associato e cronologia dei pagamenti;
• Pagamenti effettuati e crediti da recuperare.

Possiamo inoltre trovare soluzioni di sistema specifiche dotate di determinate funzionalità. Ciò che dobbiamo tenere presente è la facilità d'uso per l'inserimento dei dati (o la gestione di file elettronici da parte degli operatori) e la versatilità necessaria per estrarre dati da varie opzioni e report sulle prestazioni.

Identificare e inventariare le risorse telefoniche dell'azienda

Per "risorse telefoniche" si intendono i dispositivi fissi e mobili, le centrali telefoniche, le relative linee e i piani tariffari associati a ciascuna di esse. Si tratta dell'insieme delle risorse a disposizione dei team di lavoro per lo svolgimento delle loro attività.

Il monitoraggio e l'inventario periodico consentono di comprendere i vari aspetti che incidono sulla qualità e sui costi della telefonia in azienda:

Verifica il numero di dispositivi

1. Molti modelli sono obsoleti e non supportano le attuali tecnologie di comunicazione istantanea che consentono di ridurre i costi della telefonia vocale ricorrendo alla telefonia dati, più economica, e alle reti Wi-Fi.
   
2. Un altro aspetto importante riguarda i dispositivi inutilizzati, appartenenti a dipendenti che hanno lasciato l'azienda o sono stati trasferiti in altri reparti. Questi dispositivi possono essere assegnati ai nuovi assunti oppure venduti: sono disponibili offerte interne.
   

‍

Verificare il numero di linee, i piani e le dimensioni

1. Linee inutilizzate o di dimensioni inadeguate rispetto all'area; le scorte consentono una ridistribuzione verso le aree in cui vi è carenza, evitando così contratti superflui.
   
2. Piani che non soddisfano le esigenze o sono troppo costosi: prevedono indennità che non rispondono alle esigenze dell'utente o servizi non necessari, il che consente di ridimensionare il piano e il suo costo.

Un primo inventario può evidenziare tutti questi aspetti e, partendo da lì, possiamo individuare le soluzioni più adatte, in base al profilo di consumo dell'utente e dell'azienda.

Controlla e verifica le tue bollette telefoniche

Altrettanto importante quanto rinegoziare e ottenere le tariffe migliori per ogni linea è controllare ogni mese le fatture che ricevi, soprattutto per verificare la presenza di eventuali costi aggiuntivi.

Potrebbe trattarsi di spese non coperte dal piano; è importante valutarne la causa per stabilire se si tratterà di spese ricorrenti e se non sia più conveniente includerle nel piano. Oppure potrebbero essere spese non legittime, dovute alle abitudini dell’utente o ad addebiti da parte dell’operatore in assenza di un contratto.

Questi controlli contribuiranno non solo a monitorare il lavoro degli operatori, ma anche le abitudini di consumo degli utenti, richiedendo loro un maggiore impegno nei confronti degli obiettivi dell'azienda e delle migliori pratiche.

La verifica rappresenta un punto di partenza fondamentale per il processo di controllo; consente infatti di individuare addebiti indebiti a posteriori e di intraprendere azioni nei confronti del gestore. Si stima che, in media, il 7% degli importi addebitati sulle fatture sia indebito.

In altre parole, si tratta di una somma considerevole da recuperare.

Rinegozia sempre e cerca nuovi fornitori

Cercare nuovi fornitori può sembrare complicato in un mercato caratterizzato da quattro o cinque grandi aziende burocratiche. Ma la realtà odierna è ben diversa.

C'è la portabilità, che consente di cambiare rapidamente. E l'aspetto fondamentale è la competitività del settore: gli operatori propongono offerte sempre più flessibili per conquistare i clienti con prezzi più vantaggiosi.

I contratti di fornitura dovrebbero essere negoziati alle migliori condizioni possibili, poiché si tratta di accordi a lungo termine che prevedono rigide clausole di risoluzione.

ERA Group, una società di consulenza internazionale specializzata nella gestione dei costi, dispone di una metodologia di efficienza consolidata e di professionisti qualificati con esperienza nel settore.

‍