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I costi nascosti nella ripartizione delle spese condominiali: cosa devono sapere i direttori finanziari in qualità di inquilini
- Le spese condominiali sono spesso una delle voci meno prevedibili e più controverse dei costi di gestione degli immobili. La ripartizione (ovvero il modo in cui l'importo totale delle spese condominiali viene suddiviso tra gli inquilini) determina se la vostra azienda sta pagando la quota che le spetta o se sta sovvenzionando gli altri. Capire come dovrebbe funzionare e dove si verificano gli errori vi permette di controllare meglio i costi, contestare gli errori e proteggere il conto economico.
- Cosa significa in pratica la ripartizione dei costi:negli edifici con più inquilini, i costi vengono ripartiti tra questi ultimi. I contratti di locazione prevedono solitamente il pagamento di una «quota equa e ragionevole» delle spese totali, ma il metodo di calcolo è spesso poco chiaro. La questione fondamentale è se l’approccio adottato dal locatore sia conforme al contratto, trasparente e verificabile, nonché in linea con i benefici che la vostra azienda riceve effettivamente. In caso contrario, è probabile che si verifichino pagamenti in eccesso.
- Lo standard RICS: uno strumento a favore dei locatariLo standard professionale RICS relativo alle spese condominiali negli immobili commerciali (1ª edizione) si applica agli esercizi di ripartizione delle spese che iniziano a partire da aprile 2019 fino a dicembre 2025. La 2ª edizione (giugno 2025) ha introdotto un obbligo a partire dal 2026: i locatori devono fornire a tutti i locatari una matrice annuale di ripartizione delle spese condominiali.
- Questa tabella dovrebbe indicare il costo totale di ciascun servizio, la base di calcolo, la percentuale addebitata e le modalità di calcolo di tale percentuale. Se non riesci a riconciliare l'addebito con la tabella, o se questa non viene fornita, si tratta di un chiaro segnale di allarme.
- Il RICS precisa inoltre che la ripartizione delle spese deve essere dimostrabilmente equa e ragionevole; i costi dovrebbero riflettere la disponibilità, i benefici e l'utilizzo; e le spese a carico del locatore, come quelle relative ai periodi di sfitto, non dovrebbero essere addebitate all'inquilino. Sebbene il RICS non prevalga sul contratto di locazione, è ampiamente utilizzato come punto di riferimento nelle controversie.
- Metodi comuni e dove si nascondono gli errori La maggior parte delle ripartizioni si basa sulla superficie affittabile. Ciò funziona solo se le superfici sono accurate e aggiornate, se la vostra unità è stata misurata correttamente e se il criterio viene applicato in modo coerente a tutti gli inquilini.
- Alcuni sistemi utilizzano la superficie ponderata per riflettere i diversi livelli di beneficio (pratica comune nel settore commerciale e in quello ad uso misto). Questi meritano un’attenta analisi: quali presupposti stanno alla base delle ponderazioni, sono coerenti e riflettono ancora l’effettivo utilizzo dell’edificio? Basi alternative, come il valore imponibile, sono ormai rare e spesso poco trasparenti.Tabelle e spese condominiali: pagare per ciò che non si utilizza. Le spesecondominialisono spesso suddivise in tabelle, con inquilini diversi che contribuiscono a servizi diversi. Gli inquilini sono spesso inclusi per impostazione predefinita piuttosto che per diritto, specialmente quando i servizi non vanno a beneficio di tutti gli occupanti. Se si fa parte di un complesso immobiliare più ampio, si potrebbero pagare anche i servizi a livello di complesso (strade, sistemazione del verde, sicurezza). Il pagamento in eccesso è comune se i costi dell’edificio e del complesso sono mescolati o spiegati in modo inadeguato, oppure se il contratto di locazione non consente chiaramente il recupero.
- Spese ingenti in prossimità della scadenza del contratto di locazioneLe spese ingenti in conto capitale o quasi-capitale – specialmente in prossimità della scadenza del contratto di locazione – sono spesso oggetto di controversia. Verificate se tali spese vi apportano un beneficio durante il periodo residuo del contratto, se il costo viene ripartito in modo da riflettere tale beneficio e se esistono già fondi di riserva o di ammortamento. Di norma, i locatari non sono tenuti a finanziare lavori di miglioramento che vanno oltre il periodo di occupazione, a meno che il contratto di locazione non lo consenta espressamente.
- Misure concrete per proteggere il conto economico: richiedetee riesaminate annualmente la matrice di ripartizione. Confrontate la vostra percentuale con i termini del contratto di locazione e le superfici, contestate l’inclusione in voci che non vi avvantaggiano e chiedete chiarimenti su variazioni percentuali inspiegabili rispetto all’anno precedente. Considerate la revisione delle spese condominiali come una verifica dei costi, non come una formalità. Piccoli errori percentuali, applicati a budget ingenti, possono diventare rilevanti nel corso della durata del contratto di locazione.
- Vuoi sapere se stai pagando troppo per le spese condominiali e ridurre i costi di gestione per finanziare la tua crescita? Parliamone.
- Informazioni sull'autore
- Catherine Anderson
- Consulente | ERA Group Graziealla sua esperienza come perito immobiliare abilitato e imprenditrice nel settore dell'ospitalità, Catherine si avvale della rete di esperti di ERA per aiutare una vasta gamma di clienti — dagli studi legali ai produttori alimentari — a ridurre i costi, ottimizzare la spesa e liberare liquidità attraverso strategie su misura, tra cui consulenza sui costi di gestione, analisi comparativa dei fornitori e consulenza personalizzata in materia di immobili commerciali.
