Con l'avvicinarsi del secondo trimestre, la nostra attenzione si concentra sulla raccolta di rapporti e dati per la rendicontazione del primo trimestre in vari settori.
Di seguito è riportata una panoramica dei principali risultati e delle attività svolte nell'ultimo mese.
Ristorazione scolastica e monitoraggio del budget
Per i nostri clienti del settore scolastico, l'attenzione e i preparativi iniziano a concentrarsi sulle relazioni relative alla ristorazione del primo trimestre, che forniscono preziose informazioni sui risultati finanziari relativi agli acquisti alimentari.
Poiché queste scuole gestiscono il proprio bilancio sull'anno solare, questa relazione iniziale fornisce una prima panoramica fondamentale sull'andamento rispetto al bilancio, comprese le ultime stime (LE) relative all'intero anno. Tale rendicontazione ci aiuta a individuare le tendenze ed evidenzia le aree che richiedono attenzione.
Si tratta di un elemento fondamentale per la gestione dei costi.
Relazioni trimestrali sulle strutture di assistenza agli anziani (Q30)
Stiamo attualmente ultimando il rapporto del terzo trimestre per un cliente che gestisce una struttura di assistenza agli anziani, in vista della sua presentazione. Il rapporto illustra in dettaglio i risparmi trimestrali, analizza le tendenze di acquisto, individua anomalie quali variazioni di prezzo rispetto ai termini contrattuali e fornisce raccomandazioni e suggerimenti per le azioni correttive.
Le nostre presentazioni in presenza di questi rapporti danno vita a discussioni approfondite e interessanti, contribuendo a facilitare il processo decisionale strategico e fornendo spunti per la rendicontazione interna. Nonostante redigiamo questi rapporti ormai da 30 trimestri, continuiamo a individuare opportunità di risparmio sui costi.
Una volta presentato il rapporto al team finanziario, ci prendiamo anche il tempo di parlare con il capo chef per aggiornarlo sulla situazione.
Preparazione del capitolato d'appalto per una struttura di assistenza agli anziani
A seguito dei cambiamenti intervenuti nei rapporti con i fornitori, la stessa struttura di assistenza agli anziani ha richiesto un'analisi di mercato completa di tutte le categorie alimentari, al fine di individuare ulteriori potenziali risparmi sui costi delle forniture alimentari. Considerate le mutevoli condizioni di mercato e il tempo trascorso dall'ultima indagine di mercato, questo è il momento opportuno per effettuare tale analisi. Pertanto, stiamo avviando la preparazione dei documenti di gara da inviare ai fornitori selezionati.
Nuovi progetti nella categoria dei materiali di consumo industriali
Un cliente con cui abbiamo appena avviato una collaborazione ci ha incaricati di individuare opportunità di risparmio in due settori industriali nell’ambito di un’iniziativa più ampia di gestione dei costi. Il punto di partenza consiste nell’analizzare i dati della contabilità generale relativi agli ultimi 12 mesi per identificare tutti i fornitori rilevanti: un’analisi che, come punto di partenza, offre alcune informazioni di alto livello piuttosto interessanti.
Con oltre 300 fornitori coinvolti, il processo di raccolta dati sarà molto ampio e richiederà inizialmente l'estrazione di dati fondamentali da un numero enorme di fatture in formato PDF per importarli in Excel e, successivamente, in Power BI. Nonostante il carico di lavoro sia notevole, questo primo passo è fondamentale per garantire un'analisi dei costi completa.
L'importanza del monitoraggio nella gestione dei costi
Tornando alla fase di monitoraggio, che ha costituito la maggior parte del lavoro nell’ultimo mese, va sottolineato che questa fase di un progetto è fondamentale quanto – se non più – le fasi di analisi e di gara d’appalto. È proprio in questa fase che ci assicuriamo che tutto il duro lavoro svolto in precedenza dia i suoi frutti e sia sostenibile. Presso ERA Group, la fase di monitoraggio può protrarsi fino a tre anni. È inoltre in questa fase che iniziano a entrare davvero in gioco ulteriori approfondimenti e eventuali analisi comparative.
Tornando alla fase di monitoraggio, che ha costituito la parte principale del lavoro nell'ultimo mese, va detto che la fase di monitoraggio di un progetto è fondamentale quanto — se non più — delle fasi di analisi e di gara d'appalto.
Un monitoraggio costante garantisce che i clienti ricevano i prezzi e i servizi concordati, risolvendo al contempo eventuali problemi che potrebbero sorgere tra il cliente e i fornitori. Alcuni esempi di problemi verificatisi in passato sono:
- Il fornitore ha caricato un file con prezzi errati che è stato individuato solo durante una revisione trimestrale; altrimenti, la cosa sarebbe potuta passare inosservata.
- Articoli oggetto del contratto che sono stati inavvertitamente esclusi dal paniere degli articoli contrattuali e fatturati a tariffe non contrattuali notevolmente più elevate, causando nel tempo notevoli pagamenti in eccesso.
Gli errori capitano, nonostante le migliori intenzioni di tutte le parti coinvolte.
Struttura tariffaria basata sui risultati del Gruppo ERA
È proprio durante queste fasi di rendicontazione trimestrale che viene determinato il compenso effettivo del Gruppo ERA. Sebbene all’inizio del progetto la struttura dei compensi venga concordata come percentuale dei risparmi, i pagamenti effettivi iniziano a essere calcolati sulla base dei risparmi effettivi rilevati durante il periodo di rendicontazione trimestrale.
A differenza dei modelli di consulenza tradizionali, il nostro approccio prevede pagamenti ripartiti lungo tutta la durata del progetto. Ciò garantisce un impatto minimo sul flusso di cassa del cliente, mentre il progetto si autofinanzia grazie ai risparmi effettivamente realizzati. Naturalmente, se non si ottengono risparmi, non vengono addebitati costi e il progetto non arriva mai a questa fase.
Non vedo l'ora di condividere ulteriori aggiornamenti man mano che procederemo con la raccolta dei dati, l'analisi, l'attuazione e le fasi di monitoraggio nei prossimi mesi.
