Nel settore alberghiero, gli hotel destinano una parte significativa delle proprie spese al miglioramento dell'esperienza degli ospiti attraverso il personale, il Wi-Fi e il servizio di lavanderia. Mentre questi costi diretti sono oggetto di un attento esame, le spese indirette, come le commissioni sulle transazioni con carta di credito, spesso passano inosservate. Pur rappresentando uno dei modi più convenienti per effettuare transazioni, le commissioni di elaborazione delle carte di credito sono diventate sempre più costose e complesse nell'ultimo decennio.
I titolari di attività di maggior successo si pongono costantemente alcune domande fondamentali, come ad esempio: «Qual è il costo complessivo dell’elaborazione delle transazioni con carta di credito?». È possibile rispondere facilmente a questa domanda prendendo l’estratto conto mensile delle transazioni e dividendo il TOTALE delle commissioni di elaborazione per l’importo delle vendite mensili; questo dato viene spesso definito «tasso di elaborazione effettivo». Di norma, il tasso effettivo di un'attività ben gestita quando il cliente utilizza fisicamente la propria carta (avvicinandola o inserendola nel terminale) dovrebbe essere inferiore al 2,40%. Le transazioni con i dati della carta acquisiti online o per telefono dovrebbero essere inferiori al 2,70%.
I gestori dei pagamenti con carta traggono i propri profitti principalmente dallo sconto applicato in base al volume delle transazioni e da altre commissioni amministrative che possono o meno apportare un valore aggiunto. Purtroppo, questo è spesso l'aspetto principale su cui si concentrano i gestori immobiliari o i proprietari quando negoziano un contratto di elaborazione, a causa di informazioni errate relative a strutture tariffarie che sono state eliminate ben oltre un decennio fa. Sebbene sia ancora importante negoziare tali costi, essi rappresentano in genere meno del 20% dei costi totali di elaborazione. Le commissioni addebitate dai circuiti di carte di credito attraverso le commissioni di interscambio e quelle specifiche dei circuiti costituiscono oltre l'80% dei costi complessivi di elaborazione.
Molti credono che le commissioni interbancarie siano fisse; tuttavia, esistono diversi modi in cui le transazioni possono beneficiare di un costo interbancario inferiore, specialmente per quelle online e quelle inserite manualmente. Queste possono avere un impatto sproporzionato sui costi totali di elaborazione rispetto al costo attribuito al gestore.
Ad esempio, le transazioni con carta effettuate presso gli esercizi commerciali durante il normale orario di lavoro vengono solitamente inviate ogni sera tramite un processo batch. Questo processo è spesso automatizzato, ma alcuni preferiscono ancora eseguirlo manualmente. Se tale processo subisce un ritardo superiore a due giorni per qualsiasi motivo, la commissione interbancaria media per tutte le transazioni accumulate aumenterà del 60-75%. Sebbene il costo per ciascuna delle oltre 400 commissioni interbancarie sia fisso, l'amministratore immobiliare ha più controllo di quanto si pensi su quale tasso di commissione interbancaria applicare. Un altro esempio è che l'invio dell'importo dell'imposta sulle vendite per le transazioni con carte di credito aziendali può ridurre il costo della commissione interbancaria del 25-30%. Per il proprietario dell'immobile, la differenza sta nell'evitare una significativa penalizzazione in termini di costi o nell'ottenere un notevole guadagno in termini di costi di elaborazione.
E adesso?
L'ottimizzazione delle commissioni sulle carte di credito comporta molti altri aspetti; inoltre, uno studio mirato sull'andamento storico degli utilizzi e delle commissioni fornirebbe informazioni preziose. Sebbene molti proprietari di hotel o motel abbiano una buona padronanza della gestione della quota delle commissioni sulle carte di credito all'interno delle spese operative della struttura, è fondamentale rivedere regolarmente le varie aree menzionate in questo articolo, anche se il tasso effettivo è stato tipicamente al di sotto della soglia critica del 2,40% per le transazioni al dettaglio o del 2,70% per i pagamenti inseriti online o manualmente. I cambiamenti nel personale sono molto comuni nel settore dell'ospitalità; e dare per scontato che il nuovo assunto gestisca correttamente le carte può rivelarsi un errore costoso.
Tuttavia, se il tasso effettivo è superiore a quello indicato, dovresti verificare di disporre di tutte le politiche e le procedure corrette per l'elaborazione delle transazioni con carta, al fine di evitare l'applicazione di tassi di penalizzazione relativi alle commissioni interbancarie e ai marchi delle carte. Se hai dubbi su qualsiasi aspetto di questa categoria di costi, puoi contattare un consulente ERA per valutare i tuoi costi relativi alle carte di credito. Riceverai, come minimo, una valutazione obiettiva delle tue spese relative alle carte di credito e un rapporto indipendente che attesti che stai agendo correttamente in questo ambito. Le commissioni sulle carte di credito possono aumentare rapidamente; e avere la certezza di aver ottimizzato questo costo o di disporre di una risorsa in grado di aiutarvi a raggiungere questo obiettivo può garantire tranquillità, sia a voi che al consiglio di amministrazione.
