Disporre di una previsione affidabile delle entrate e delle uscite è fondamentale per ottenere risultati aziendali positivi.
Si tratta di un bilancio ben gestito. Ma cosa succede quando si registrano entrate e uscite e manca il capitale? Quando alcuni clienti ritardano i pagamenti? Il flusso di cassa è lo strumento essenziale per analizzare queste situazioni. E ridurre i costi è un modo per migliorare un flusso di cassa problematico e spesso salvare l'azienda!
Il bilancio è lo strumento principale per stabilire da dove proverranno le risorse e in quali spese e costi saranno investite. Tuttavia, esiste uno strumento gestionale che, purtroppo, molti imprenditori e i loro dirigenti non considerano una priorità nella gestione quotidiana, ma che fa la differenza nel raggiungimento della redditività: il flusso di cassa.
È uno strumento fondamentale per gestire il capitale che circola all'interno dell'azienda e definisce la sua situazione finanziaria in un dato momento: se possiamo crescere, se dobbiamo mantenere lo status quo o forse mettere ordine.
A che punto si trova la tua azienda in questo momento? Oppure sta affrontando problemi di liquidità? La soluzione potrebbe risiedere nella riduzione dei costi!
Ma prima di tutto: sai cos’è il flusso di cassa?
Se hai dei dubbi, la buona notizia è che si tratta di una situazione più comune di quanto pensiamo. Infatti, molte persone ritengono che il bilancio sia la chiave del successo, a patto di rispettarlo.
Questo è in parte vero. Una gestione efficace del budget è il primo passo verso il profitto, ma nel realtà, le entrate e le spese sono distribuite in diversi ambiti e sono soggette a una grande varietà di imprevisti quotidiani.
Il flusso di cassa è lo strumento utilizzato per gestire questa realtà: mentre il bilancio è un insieme di definizioni, il flusso di cassa rappresenta il risultato concreto dell'impiego delle risorse in investimenti, spese e costi, nonché dell'incasso dei ricavi.
E può spiegare il motivo per cui, quando alla fine succede, nonostante le vendite abbiano raggiunto gli obiettivi, a fine mese non ci sono più soldi.
E come dovremmo gestire il flusso di cassa?
Il fattore principale per una buona gestione del flusso di cassa è la frequenza dei controlli, e l'ideale per tutte le aziende è un controllo quotidiano.
Potrebbe sembrare eccessivo, soprattutto per le aziende con pochi eventi, ma rimane comunque il modo migliore per anticipare eventuali problemi o prendere decisioni rapide in caso di imprevisti, specialmente all’inizio e se lo si implementa in un contesto di grande attenzione.
Come implementare e aggiornare un flusso di cassa?
- Non esiste un unico modo per gestirlo: possiamo usare un foglio di calcolo ben strutturato o un sistema. L'importante è che sia facile registrare i dati e veloce visualizzare i risultati;
- Creare un registro delle entrate e delle uscite con gli importi previsti e quelli effettivi;
- Registrare i saldi iniziali di tutti i conti correnti;
- Annotare gli importi previsti in bilancio per le spese e le entrate mensili;
- Registra ogni spesa sostenuta – tutte – indicando la tipologia, l'importo e la data di pagamento;
- Registra ogni entrata indicando le stesse informazioni e le stesse previsioni per ogni vendita effettuata.
Grazie a questi aggiornamenti iniziali e quotidiani, disponiamo di un flusso di cassa che ci consentirà di verificare se l'utile previsto a fine mese sarà confermato e se in un determinato giorno si registrerà un saldo negativo, nonché di prevedere le misure necessarie per evitare perdite finanziarie e un crescente squilibrio.
Problemi di flusso di cassa: come analizzarli?
Naturalmente, il flusso di cassa può diventare negativo a causa di una situazione specifica – ad esempio, un cliente che ritarda il pagamento – il che è del tutto normale nella gestione finanziaria quotidiana di un'azienda. Tuttavia, se ciò si verifica ripetutamente, è opportuno porsi alcune domande importanti prima di intervenire:
Sono stati ricevuti tutti i pagamenti dei clienti?
Il mancato pagamento è un rischio intrinseco, soprattutto in economie instabili come la nostra. Una discrepanza tra le previsioni e i dati effettivi può compromettere i profitti di un intero mese. È importante valutare ogni singolo caso e determinare il rischio che si ripeta.
Ci sono state spese impreviste?
In questo caso, è necessario individuarne la causa e valutare se possa ripetersi: ad esempio, una causa di lavoro persa per la quale non erano stati accantonati fondi richiederà una revisione degli obiettivi, a seconda dell'impatto dell'importo, ma si tratta di un evento isolato.
I saldi negativi si verificano in date specifiche e su base mensile?
Ciò potrebbe significare che alcune spese o alcuni costi presentano termini di pagamento incompatibili con le entrate o sono stati preventivati in modo inadeguato.
Potrebbero sorgere altre domande, motivo per cui è importante effettuare un monitoraggio quotidiano per individuare le cause e trovare soluzioni il più rapidamente possibile.
Ridurre i costi migliorando il flusso di cassa
La revisione dei costi è un modo molto efficace per riequilibrare il rapporto tra entrate e uscite e ripristinare un flusso di cassa sano.
1. Esternalizzare i servizi
L'esternalizzazione rappresenta un'ottima soluzione per ridurre i costi nei settori che non sono direttamente collegati all'attività principale dell'azienda.
Possiamo sostituire una struttura dedicata, per la quale non disponiamo dell'esperienza necessaria per ottenere i migliori risultati al miglior costo, con un'azienda che punta alla massima efficienza, poiché questa è la sua attività principale. Settori quali la sicurezza, le pulizie e vari tipi di manutenzione possono essere esternalizzati, ricercando il miglior rapporto qualità-prezzo tra le aziende presenti sul mercato.
Una voce di costo significativa è rappresentata dal trasporto, se la vostra azienda utilizza mezzi propri. Le aziende specializzate dispongono del know-how necessario e si concentrano su un mercato in continua evoluzione, ed è quindi più facile per loro offrire un servizio di qualità a un costo inferiore.
2. Investire nel crowdsourcing
Il crowdsourcing è una piattaforma in cui la vostra azienda si registra su siti web dove può richiedere servizi e diverse aziende presentano le loro offerte. È ampiamente utilizzato per varie spese e costi non legati alla produzione e può comportare notevoli risparmi: servizi IT, manutenzione, consulenza e altro ancora.
3. Controllare i livelli delle scorte
Potresti avere livelli di scorte elevati a causa di vendite inferiori alle aspettative, squilibri nei processi di acquisto, dati di magazzino imprecisi, ecc. Se si tratta di articoli a bassa rotazione, valuta la possibilità di restituirli al fornitore, riacquistarli a un prezzo speciale o proporre promozioni.
4. Rinegoziare i prezzi
Prendere in esame l'elenco dei prodotti e dei fornitori e tentare una rinegoziazione è sempre un'alternativa interessante, soprattutto se esistono concorrenti con livelli di qualificazione comparabili. In alcuni casi, è possibile rinegoziare per un periodo determinato al fine di ripristinare la salute del flusso di cassa, grazie al buon rapporto con il fornitore, e tornare alla situazione precedente.
5. Investire nella gestione dei costi
La gestione dei costi è un concetto fondamentale nelle aziende odierne: consiste nell’assumere il controllo delle spese e dei costi come politica aziendale, attraverso un piano d’azione, strategie, indicatori di misurazione e il coinvolgimento di tutte le aree. In questo modo, è possibile agire in modo strutturato e ottenere risultati positivi in tutti i settori.
6. Verificare i costi di produzione
Si tratta di un ambito delicato, in cui qualsiasi cambiamento può influire sulla qualità del prodotto. Tuttavia, poiché è proprio in questo settore che la vostra azienda investe maggiormente, vale la pena valutare nuovi fornitori di materie prime o componenti per ottenere prezzi o condizioni di pagamento più vantaggiosi.
7. Esaminare i processi aziendali
Spesso svolgiamo le attività in modo inefficiente, ricorrendo agli straordinari o acquistando materiali più costosi dai fornitori. È interessante concentrarsi sui processi più importanti – in particolare quelli produttivi – e valutare se siano eccessivamente onerosi, cercando un nuovo modo di operare.
Altre misure che possono migliorare il flusso di cassa
Oltre a ridurre i costi, altre misure a lungo termine possono riequilibrare il flusso di cassa e riportare l'azienda in attivo.
1. Rinegoziare i termini di pagamento
Di fronte a un calo delle vendite o a casi di mancato pagamento, dobbiamo rivedere i termini di pagamento dei fornitori per ripristinare la regolarità dei flussi. Valutare quali condizioni possono essere modificate – spese e costi più elevati.
2. Ascoltate i vostri dipendenti
I dipendenti vivono in prima persona le attività quotidiane e sono in grado di individuare eventuali anomalie nei processi, che finiscono per generare costi aggiuntivi imprevisti. Ascoltarli e coinvolgerli è un ottimo modo per motivare i team a sostenere le decisioni prese.
3. Rivedi il tuo budget
Spesso le cifre sono state preventivate in un contesto diverso da quello attuale. Rivedere i parametri ti aiuterà a creare scenari più realistici per individuare le soluzioni più praticabili.
4. Analizza costantemente il profilo dei tuoi clienti e dei tuoi potenziali clienti
A seconda del profilo dei tuoi clienti, puoi modificare le tue strategie di vendita e di pagamento: rate più elevate, sconti, promozioni, più opzioni di pagamento. Se opportuno, ciò può tradursi in incentivi all'acquisto e ridurre il rischio di insolvenza.
Come possiamo vedere, una gestione oculata del flusso di cassa è fondamentale per la solidità finanziaria dell'azienda, al fine di preservarla ed evitare perdite impreviste.
ERA Group, una società di consulenza internazionale specializzata nella gestione dei costi, dispone di una metodologia di efficienza consolidata e di professionisti qualificati con esperienza nel settore.
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