À l'approche du deuxième trimestre, nous nous concentrons désormais sur la compilation des rapports et des données pour le rapport du premier trimestre, et ce dans divers secteurs.
Vous trouverez ci-dessous un aperçu des principaux résultats et activités du mois dernier.
Restauration scolaire et suivi budgétaire
Pour nos clients du secteur scolaire, l'attention et les préparatifs commencent à se concentrer sur les rapports du premier trimestre relatifs à la restauration scolaire, qui fournissent des informations précieuses sur les résultats financiers liés à leurs achats alimentaires.
Étant donné que ces établissements fonctionnent selon un budget annuel, ce rapport initial offre un premier aperçu essentiel de leur situation par rapport au budget, y compris les dernières estimations (LE) pour l'ensemble de l'année. Ce rapport nous aide à identifier les tendances et met en évidence les domaines nécessitant une attention particulière.
C'est un élément essentiel pour faciliter la gestion des coûts.
Rapports trimestriels des établissements de soins aux personnes âgées (Q30)
Nous sommes actuellement en train de finaliser le rapport du 30e trimestre destiné à un établissement de soins aux personnes âgées en vue de sa présentation. Ce rapport détaille les économies réalisées au cours du trimestre, analyse les tendances en matière d'achats, identifie les anomalies telles que les écarts de prix par rapport aux clauses contractuelles, et formule des recommandations ainsi que des suggestions de mesures correctives.
Nos présentations en présentiel de ces rapports donnent lieu à des discussions approfondies et enrichissantes ; elles facilitent la prise de décisions stratégiques et alimentent les rapports internes. Bien que nous réalisions ces rapports depuis maintenant 30 trimestres, nous continuons à identifier des possibilités de réduction des coûts.
Une fois le rapport présenté à l'équipe financière, nous prenons également le temps de discuter avec le chef cuisinier pour le tenir au courant de l'état d'avancement des choses.
Préparation du dossier d'appel d'offres pour un établissement de soins aux personnes âgées
En réponse à l'évolution des accords avec les fournisseurs, cet établissement de soins aux personnes âgées a demandé une analyse approfondie du marché pour toutes les catégories de produits alimentaires, afin d'identifier de nouvelles possibilités de réduction des coûts liés à l'approvisionnement alimentaire. Compte tenu de l'évolution des conditions du marché et du temps écoulé depuis la dernière étude de marché, le moment est venu de procéder à cette analyse. Nous entamons donc la préparation des dossiers d'appel d'offres qui seront envoyés aux fournisseurs sélectionnés.
Nouveaux projets dans la catégorie des consommables industriels
Un nouveau client nous a confié la mission de dégager des économies dans deux secteurs industriels, dans le cadre d'une initiative plus large de gestion des coûts. La première étape consiste à analyser les données de son grand livre général sur les douze derniers mois afin d'identifier tous les fournisseurs concernés — un exercice qui fournit d'emblée des informations générales très intéressantes.
Avec plus de 300 fournisseurs concernés, le processus de collecte des données sera de grande envergure ; il faudra dans un premier temps extraire les informations essentielles d'un très grand nombre de factures au format PDF pour les transférer dans Excel, puis dans Power BI. Malgré l'ampleur de la tâche, cette étape initiale est indispensable pour garantir une analyse complète des coûts.
L'importance du suivi dans la gestion des coûts
Pour en revenir à la phase de suivi, qui a constitué l'essentiel de notre travail au cours du mois dernier, cette étape d'un projet est tout aussi cruciale, sinon plus, que les phases d'analyse et d'appel d'offres. C'est à ce stade que nous nous assurons que tout le travail accompli précédemment porte ses fruits et s'inscrit dans la durée. Chez ERA Group, la phase de suivi peut s'étendre jusqu'à trois ans. C'est également à ce moment-là que les enseignements supplémentaires et les analyses comparatives commencent véritablement à jouer un rôle déterminant.
Pour en revenir à la phase de suivi, qui a constitué l'essentiel du travail au cours du mois dernier, il convient de noter que la phase de suivi d'un projet est tout aussi cruciale, sinon plus, que les phases d'analyse et d'appel d'offres.
Un suivi continu permet de s'assurer que les clients bénéficient des tarifs et des services convenus, tout en réglant les éventuels problèmes pouvant survenir entre le client et les fournisseurs. Voici quelques exemples de problèmes rencontrés par le passé :
- Le fournisseur a téléchargé un fichier de prix erroné qui n'a été détecté que lors d'un contrôle trimestriel ; sans cela, cette erreur aurait pu passer inaperçue.
- Des prestations prévues au contrat ont été omises par inadvertance de la liste des prestations contractuelles et facturées à des tarifs hors contrat nettement plus élevés, ce qui a entraîné, au fil du temps, des surcoûts importants.
Des erreurs peuvent arriver malgré les meilleures intentions de toutes les parties.
Structure tarifaire basée sur la performance du groupe ERA
C'est également au cours de ces phases de rapport trimestriel que les honoraires réels du groupe ERA sont déterminés. Alors qu'au début du projet, la structure tarifaire est convenue sous forme de pourcentage des économies réalisées, les paiements effectifs commencent à être calculés sur la base des économies réelles constatées au cours de la période couverte par le rapport trimestriel.
Contrairement aux modèles de conseil traditionnels, notre approche prévoit des paiements échelonnés sur toute la durée du projet. Cela permet de limiter au maximum l'impact sur la trésorerie du client, tout en assurant l'autofinancement du projet grâce aux économies réalisées. Bien entendu, s'il n'y a pas d'économies, il n'y a pas d'honoraires, et le projet n'atteint jamais cette étape.
Je me réjouis de vous tenir informés de l'avancement du projet au fur et à mesure que nous passerons, au cours des prochains mois, des phases de collecte et d'analyse des données à celles de mise en œuvre, puis de suivi.
