- Nu poți preveni cutremurul. Dar îți poți pregăti structura costurilor. Ai trăit vreodată un „cutremur”? Eu da, în august 2016.
Eram în vacanță la Roma cu copiii (pe atunci erau mici). Era dimineață; tocmai ne terminam de îmbrăcat la hotel ca să ieșim, când, deodată, totul a început să se cutremure.
Nu a fost ceva puternic sau violent.
Timp de câteva secunde, întreaga clădire părea să se clatine, de parcă cineva uriaș ar fi ridicat-o și ar fi scuturat-o ușor.
Și cel mai ciudat lucru nu era mișcarea în sine, ci senzația pe care ți-o lăsa după aceea.
Timp de câteva secunde, nu știi dacă s-a întâmplat cu adevărat ceva sau nu.
Fie că era vorba de clădire.
Chiar dacă era capul tău.
Dacă ți-ai imaginat asta.
Până când îți dai seama că da, a fost real. Că a fost un cutremur, chiar dacă foarte departe.
Epicentrul se afla la aproximativ 300 de kilometri distanță. La Roma, am simțit doar o replică, o ușoară legănare. Nimic mai mult.
Dar sentimentul care persistă este cu totul altul: suntem niște nimeni. Că există lucruri care, în câteva secunde, pot schimba totul.
Și că, de multe ori, nu poți face absolut nimic.
- Pentru că, deși nu se poate evita o schimbare radicală în structura costurilor, vă puteți pregăti pentru consecințe – și despre asta vă voi vorbi în următoarele câteva minute.
Când nu ești sigur dacă s-a întâmplat ceva, dar de fapt s-a întâmplat.
Momentul acela este foarte jenant.
Pentru că nu există niciun semn evident – nimic nu cade, nu se declanșează nicio alarmă, nimeni nu aleargă…
Și totuși, știi că ceva s-a schimbat sub picioarele tale.
Exact asta observ în fiecare zi în multe companii mari, atunci când discutăm despre costuri.
Nu se observă nicio criză.
Nu e niciun incendiu de stins.
Nu există niciun colaps financiar.
Dar se întâmplă ceva:
Marjele devin din ce în ce mai mici
- Abaterile sunt mai frecvente.
- Iar previziunile nu mai sunt îndeplinite atât de ușor.
- Și, așa cum mi s-a întâmplat mie la acel hotel, reacția este de obicei una de îndoială:
- Chiar se întâmplă ceva sau e doar o impresie?
- Este vorba de o problemă structurală sau de o situație izolată?
- Ar trebui să trec la acțiune sau să aștept?
- Falsa liniște este cel mai mare risc. La Roma nu s-a instalat panica, deoarece cutremurul a fost îndepărtat, lent și slab resimțit.
Nu s-a întâmplat nimic „grav”.
Și tocmai din acest motiv, este ușor să-i dai o importanță redusă.
Același lucru este valabil și în ceea ce privește costurile.
Companiile mari se prăbușesc rareori peste noapte.
Ce se întâmplă este mult mai subtil:
- mici ineficiențe care devin cronice;
- decizii care se repetă pur și simplu pentru că așa stau lucrurile;
- structuri de costuri concepute pentru un context care nu mai există.
- Este o consumare constantă de resurse pe care nu o poți elimina, ci doar optimiza.
- Și cel mai periculos lucru este să crezi că, pentru că încă nu s-a întâmplat nimic, nu se va întâmpla nimic.
- Sunt lucruri pe care nu le poți controla. Pe altele, însă, le poți controla.
Nu poți preveni un cutremur; nu depinde de tine. Poți să-ți faci griji sau nu, dar asta nu schimbă cu nimic situația.
În acel moment, în acel hotel, nu puteam face altceva decât să accept că există forțe mult mai puternice decât tine.
Dar costurile unei companii nu sunt un cutremur – din fericire – sau, chiar dacă ar fi, pot fi reduse la minimum.
Iar această distincție este esențială pentru un director general sau un director financiar.
Problema nu este incertitudinea pieței, inflația, situația geopolitică sau energia.
Acela ar fi cutremurul.
Problema este că nu ne-am pregătit pentru momentul în care va avea loc cutremurul, chiar dacă acesta va fi de intensitate redusă.
- Pentru că întreprinderile care suferă cu adevărat nu sunt cele care se confruntă cu un șoc extern, ci cele care își dau seama prea târziu că structura lor internă nu era pregătită să îl absoarbă.
Majoritatea companiilor reacționează abia după ce lucrurile s-au schimbat deja.
Multe organizații reacționează doar atunci când:
- bugetul nu mai este echilibrat;
- consiliul începe să pună întrebări;
- deviările sunt prea evidente.
- Și apoi acționează rapid.
- Uneori prea repede, pentru că a reacționa nu înseamnă același lucru cu a anticipa, iar deciziile luate în regim de urgență nu țin cont de raportul dintre cost și valoare.
- Asta nu e optimizare; e o reacție.
- Optimizarea costurilor nu înseamnă prevenirea unui cutremur, ci proiectarea corespunzătoare a clădirii.
Acestea se bazează pe premisa că vor exista schimbări, iar optimizarea costurilor ar trebui să funcționeze în același mod.
Nu este vorba despre a cheltui mai puțin doar de dragul de a o face, ci despre a înțelege:
- care dintre aceste costuri sunt de natură structurală și care sunt generate de inerție;
- care dintre aceste procese aduc o valoare reală și care dintre ele doar ocupă spațiu;
- care decizii sunt luate din teamă și care sunt luate în mod strategic.
- O companie bine optimizată este cea care rezistă cel mai bine atunci când lucrurile se schimbă.
- Această abordare este bine ilustrată în videoclipul recent al Schmitz Cargobull Iberica: plecând de la premisa că se vor produce cutremure și proiectând structura astfel încât să le reziste, aceasta face parte din modul în care este condusă compania sub conducerea lui Jordi Romero Jimenez.
- Cea mai frecventă greșeală pe care o observ în marile organizații este că mulți directori gândesc astfel: „O să analizăm situația când va fi nevoie”, „Nu e momentul potrivit acum”, „Deocamdată nu avem probleme”.
Exact asta am simțit în acele câteva secunde petrecute la hotel.
Acea incertitudine neplăcută de a nu ști dacă s-a întâmplat ceva suficient de „grav” încât să justifice luarea unor măsuri.
Dar, când vine vorba de costuri, așteptarea rareori îți este de folos.
Pentru că, odată ce schimbarea devine evidentă, nu mai optimizezi; ci corectezi în grabă ceea ce nu ai abordat cu calm.
- Dacă te pregătești din timp, impactul este mai puțin grav. Diferența dintre o companie care se confruntă cu dificultăți și una care se adaptează bine nu constă în amploarea cutremurului, ci în momentul în care a început să se pregătească.
Dacă începeți să vă ocupați de structura costurilor chiar acum:
- detectați tensiunile înainte ca acestea să devină dureroase;
- puteți stabili prioritățile cu discernământ;
- iei decizii fără grabă și fără agitație.
- Și când vor apărea replici – pentru că întotdeauna apar – nu vei fi luat prin surprindere.
- Nu aștepta să se producă un cutremur – pregătește-te pentru el. Ce este clar este că există lucruri pe care nu le poți controla și altele pe care le poți controla, chiar dacă preferi să nu te gândești încă la ele.
Când vine vorba de costuri, a anticipa situațiile înainte ca acestea să se producă înseamnă a fi responsabil.
Pentru că adevărata optimizare începe atunci când te hotărăști să proiectezi o structură care să reziste, chiar și atunci când pământul se cutremură ușor.
Dacă vrei să discutăm despre cum poți implementa această structură în compania ta, dă-mi un semn.
Vă mulțumesc pentru atenție.
Felix.
